現在、いまだ多くの銀行では文書台帳は紙による手書きを行っている事が多く、手書きであるが故に担当者によって統一した文書名でなかったり、保存期間・保存期限の記入ミスのまま台帳登録されてしまうことも少なくありません。銀行向け文書管理システムでは、「伝票」、「永久・一般文書」毎に入力画面を備えており、業務負担軽減の為に入力は最小項目入力となっています。また、文書名を選択する際には、前年度に登録した文書を流用（選択式）して登録する機能、登録後の検印機能など、できるだけ担当者の方の負担を軽減し、且つ正確な台帳登録を支援いたします。

銀行では数千種類の文書を取り扱っており、どの文書が保管で、どの文書が保存か、また保存文書の中でもそれぞれの文書の保存期間を把握する（検索する）ことはかなりの作業負担となっております。また、保存年限の付与ミスにより誤廃棄のリスクも考慮しなくてはいけません。 銀行向け文書管理システムでは全文書マスタを備えているので、登録する文書名をクリックするだけで、誰が行っても正確な文書名、保存期間が自動的に設定され、作業効率向上と登録内容の正確性向上を支援いたします。

倉庫のロケーション管理はシステム化されていない事が多く、その場合、閲覧・出庫する際の検索性を重視して営業店毎、保存年限毎に配置してある場合がほとんどです。その為、文書の廃棄が進むにつれて虫食い的に空きスペースが発生し、倉庫の収納効率を妨げる結果となっています。銀行向け文書管理システムでは、棚・箱をバーコード管理とする事により、フリーロケーション方式を採用することが可能となります。これにより、倉庫スペースの有効活用と検索性の両立を確保いたします。

倉庫内での箱の移動、閲覧・出庫の際の棚出し行為において、バーコード管理によって、いつでも最新のロケーション情報を更新する事ができ、正確なロケーション管理、倉庫内での紛失防止にするとともに、万が一の場合に備え、棚卸機能による現物とデータの相違を検証することもできます。また文書を廃棄する際は、一連のデータの継承とバーコードによる厳格なチェックを行う事により、誤廃棄の防止に効果を発揮いたします。

文書管理を行う事は、どこに何が、いくつあるかを把握することから始まります。この情報を正確に把握する事は困難であり、まして人的管理には限界があります。 銀行向け文書管理システムでは、銀行内の主管部の文書管理責任者の方が、各営業店にある文書箱数、営業店内での書類貸し出し状況、倉庫にある文書箱数などの様々な状況をリアルタイムに把握することが可能となります。

営業店内の保管・保存を含めた文書管理、倉庫での効率的な文書管理、営業店・倉庫、さらに関連会社、場合によっては外部の委託倉庫会社、デリバリーにいたるまで、トータル的なコンサルティングを行い、行内文書管理規定を支援致します。

10月28日に金融機関向け文書管理セミナーを開催致しました。

プレスリリース：使用済各種帳票、伝票など全支店一元管理システムを提供　～常陽銀行、2010年下期全店導入へ～

特別セミナー開催報告ページ

今回は、常陽銀行様から文書管理体制再構築についてご講演いただき、SRI文書管理システムの導入背景（導入前の課題・導入後の現状・これからの課題）などについてご紹介頂きました。

常陽銀行のご担当者様からお話をお伺いでき、なおかつ直接コミュニケーションを取れる機会ということで、多くの銀行様からセミナーへご参加頂きました。

弊社担当課長の野崎からは、常陽銀行様の導入事例を元に、文書管理システムの運用やシステムのデモンストレーションなどをご紹介させていただきました。