機密文書の保管管理から抹消処理までの文書ライフサイクルをサポートすることで、利便性・セキュリティの高いサービスをご提供できます。
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
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機密文書の保管管理から抹消処理までの文書ライフサイクルをサポートすることで、利便性・セキュリティの高いサービスをご提供できます。
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機密文書保管・電子化・ファイリング・機密抹消まで
セキュリティリサイクル研究所（SRI）は機密文書管理に特化した専門会社であり、機密文書のライフサイクルを一元管理できる「SRIトータルドキュメントサービス」を提供しております。 |
取引先を開示するような意識の低い業者を選択することは得策とは言えません。
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
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JPEG とは
Joint Photographic Experts Groupの略。
自然画など写真の圧縮に適したフォーマット。
PDFとは
portable document formatの略。 アドビシステムズ社によって開発された、電子文書のためのフォーマット。 企業・官公庁・個人ユースも含め、非常にシェアが高く、電子文書ではデファクトスタンダード。
コンピューターのOSや機種に依存せず、元文書のレイアウトイメージをほぼ忠実に再現できる。
OCRとは
Optical Character Readerの略。
文字を光学的に読み取り、文字データとして認識させる装置。
電子文書の分野では、文字ベースの文書を文字認識させ、検索用のテキストとして使うことが多い。
OCRテキスト付PDFとは
表示にはスキャンしたイメージを用い、検索用としてOCR処理のテキストデータを透明に重ねることで任意の全文検索が可能となり、誤変換やレイアウト誤りに関係なく原文と同様のイメージを閲覧できます。
電子化とは
紙文書をスキャナで読み取り、電子データ化すること。
従来はファイルフォーマットが統一されておらず、せっかく変換したファイルが開けなくなるという問題もあったが、ＰＤＦ（ポータブルドキュメントフォーマット）の普及によりに電子化は進んでいる。
解像度とは
スキャナの読み取り品質（きめ細かさや画質の滑らかさ）を表す単位。
電子文書では、200dpi～400dpiが一般的に良く使われます。
200dpi 内容が確認できる程度であれば、200dpiでＯＫ。
400dpi OCR処理をするなら400dpiが推奨。
フラットベットとは
スキャナの原稿台のこと。
裁断できない冊子・本や、書類を一枚ずつ原稿をガラス面に乗せ、スキャンするやり方。
ＡＤＦスキャンに比べて、非常に手間と時間がかかる。
モノクロとは
白黒2値スキャンのこと。
文字ベースの原稿の場合、モノクロスキャンを使います。
濃淡がはっきりでるので、文字も見やすく、OCRには最適です。
グレースケールとは
画像を白から黒までの明暗だけで表現し、色情報は含まない状態のこと。 スキャニングでは、白黒ベースだが写真が含まれるような文書に多く使われます。 モノクロ2値と比べて、データ量は非常に大きくなります。
属性とは コンピューターで、ファイルのもつ性質。 電子文書では、検索項目のことをいう。 しおりとは 書物の間に挟んで目印とするもののことだが、電子文書では目次に相当する。 PDFのしおりは階層状に作れるので、目次と同じ構成にできます。
全文検索とは
文書に含まれるテキストすべてを対象とした検索です。
文書をPDF化する際に、高精度のOCR処理を行い、文字情報を埋め込みます（透明OCRテキスト付きPDF）
Acrobat、 Adobe Readerでの全文検索、検索システムによる全文検索に活用できます。
インデックス検索とは
見出しや著者など文書に含まれる特定の要素のみを対象に検索する索引データ。
冊子単位・文献単位での検索に有効です。
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データの共有化
電子データ化により、ファイル共有、メール送信、WEB公開、コピーなど文書の利便性が高まります。また、PDFでは高度なRSAセキュリティを設定することができますので、情報の閲覧を制限することも可能です。
社内で閲覧頻度が高い文書は、PDFなどへ電子化し、社内イントラや文書管理システム内で管理することにより、情報の共有・検索性を高めることができます。
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書類の管理が容易にできる
電子データ化したPDFファイルにしおりやOCRを付加して、キーワードやもくじなどから検索できるようにすることによって、必要なデータの検索が容易になり、業務のスピードアップや合理化によるコスト削減が可能です。
従来，紙文書をスキャニングして取り込んだ画像を検索するために、ファイル名や属性の設定などがなければ検索できなかったが、OCR処理を行った検索可能なPDF（OCRテキスト付PDF）では、テキスト部分を全文検索可能なため、管理が非常に楽になってきております。
全文検索のツールも充実してきている。一昔前は検索エンジンに多大なコストをかける必要があったが、現在ではAdobe Acrobat（Adobe Reader）やGoogle デスクトップなどでも高速に全文検索できるようになりました。
OCRの認識率は一昔前と比べると格段に向上してきている。最近のOCR認識率をご存知でない方は、ぜひ一度試していただきたい。
しかし、OCR認識は１００％ではないので、OCR認識率だけを頼りにした文書検索は非常にリスクが伴います。文字認識がうまくいかない場合は、全文検索に引っかかることなく、データは埋もれてしまいます。OCRによる全文検索とともに、ファイル名やフォルダー名での管理・属性の追加などを行い、データ管理が必要となります。
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
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上のグラフのように、文書の種類や時間の経過とともに閲覧頻度が異なってきます。
電子化の対象となる文書とは、主に閲覧頻度の高い文書です。
法定年限待ちの文書などは、外部倉庫や文書庫などで保管したほうがよいでしょう。
永年保存文書の場合も保管をお勧めしますが、もし原本が数少ないため劣化防止やバックアップとして電子化したい・閲覧は原本ではなく電子媒体でという場合は電子化がよいでしょう。
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
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施設内アクセス管理
機密文書を安全かつ適正に管理するため、SRI情報管理センターでは２４時間のオンラインセキュリティシステムをはじめとした防犯管理のほか、指紋認証によりエリア毎の入退室を厳しく制限・管理しています。
セキュリティエリア内の各室には指紋認証システムを設置、部屋ごとに入退室を管理。たとえ社員でも、入室資格のない部屋には入室できません。また、「誰が、いつ、どの部屋に入ったか」を全て記録しています。
セキュリティエリアへの入退室および作業状況は、指紋認証システムに加え、監視カメラで記録し、入退室者・書類の持ち出し等、すべて記録しています。
セキュリティエリア出入口は、入室時のみでなく、退室時も指紋認証システムを設けており、入室資格のある弊社スタッフ 同伴でなければ外へ出ることはできません。
車両・輸送セキュリティ
機密文書の集配送を行う専用車両には、最新鋭の盗難防止システムを搭載。不審な動きも高精度のセンサーにて未然にキャッチ。
また、輸送中のセキュリティを強化するために輸送コンテナや文書箱専用のキャリングケースもご提供しております。
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
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セキュリティは万全ですか？
文書の電子化業務を委託する場合、委託先のセキュリティ体制を把握・確認することは非常に大切です。受注した会社が下請け・孫請けに仕事を流すケースは多々あります。社内の内部情報を渡すわけですから、電子化作業施設のアクセス管理・セキュリティレベルによるゾーニング・入退室管理など最低限のセキュリティがあるかどうか、発注側のご担当者はご自身の目で確認すべきです。
施設セキュリティのチェックポイント
○施設への入退室管理（アクセス制限、ログ管理など）が徹底されているか？
⇒簡単に施設内へ出入りできるような環境では、紛失・盗難などの危険性があります。
○監視カメラにより入退室がチェックされているか？
⇒特にセキュリティエリア内では、入退室や荷物の持ち出しなどを監視する必要があります。
○施設は老朽化していないか？ 耐震対策は施されているか？
車両セキュリティのチェックポイント
○専用便で集配送が行われているか？
⇒他の貨物との混載状態では、紛失・誤配送などの危険性があります。
○車両にはセキュリティシステムが搭載されているか？
⇒セキュリティ機能が搭載されてなければ、未然の防止・万が一の際への対応が取れません。
情報セキュリティのチェックポイント
○情報セキュリティに関する教育を定期的に行っているか？
⇒機密文書サービスに関わる全従業員に徹底した教育が必要です。
☆ISMS/ISO27000・プライバシーマークの取得などが良い判断材料となります。
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文書劣化対策、バックアップ
文書を一旦スキャニングし、データ化してしまえば、複製・バックアップは非常に簡単にできます。災害に備えて文書を電子化し、メディアやオンラインストレージなどで保管しておけば、情報消失を防ぐことができます。
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保管スペースの削減
書類をスキャニングし、電子ファイルへ変換することで膨大な文書を保管していたスペースは不要となり、管理コストの削減につながります。さらに空いたスペースを別の用途へ有効活用できます。
SRIへのお問い合わせの中でも、社内でオフィススペースを削減するために電子化をご検討されるお客様は多くいらっしゃいます。 会社の移転を機に紙文書を電子化し、文書の保管スペースを削減したい・人員増員のためにオフィススペースを確保したいので、文書を電子化したいなど。
ただし、注意していただきたいのは、保管スペースの削減・コスト削減の対象となる文書とは、電子化後に原本を廃棄できる文書です。保管スペースが邪魔だから電子化してみたものの、原本は捨てられずに、電子化費用と保管費用が２重にかかってしまうケースもあります。
電子化後に本当に捨てることができる文書なのかを確認してください。
原本を捨てられない場合は、書類の外部保管サービスをお勧めいたします。
閲覧頻度が少ない書類は外部保管サービス、閲覧頻度が高い書類は電子化サービスといった組み合わせでのご提案も行っております。 また、電子化後の書類機密抹消（廃棄）サービスも承っております。 まずはSRIへお問い合わせください。
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
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