■取認証得・規格
●ISO9001 [JQA-QM4246]
●プライバシーマーク認証 [A440005(03)]
●ISO27001認証 [JQA-IM0237]
SRI 機密文書電子化サービス
御社が文書電子化を委託している業者のセキュリティ体制は大丈夫ですか？
機密文書の情報漏洩、紛失などの事故が起きてからでは手遅れです。
社内機密・機密書類・個人情報等が含まれる電子化アウトソーシングについては、危険な情報漏えいを防ぐためにも、コストだけで選ぶのではなく、リスク回避と管理施設・体制のセキュリティレベルを合わせて検討する事が大切です。
また、電子化の大きな課題としては、莫大なコストがかかってしまうという問題があります。過去分の文書・契約書等をすべて電子化するには莫大なコストが必要となりますが、数百万〜数千万円〜数億円という費用をかけて処理しても、閲覧しない文書が多いのでは、その分のコストが無駄となってしまいます。
SRIでは、文書保管サービス・オンデマンド電送サービスを活用し、コストメリットのあるご提案を行っております。
● 契約書等の大量文書電子化
閲覧頻度は低いが、すぐに必要な文書（金融機関、不動産業の契約書等）に関しては、非常にボリュームが多いため、すべて電子化した場合は数千万規模の予算が必要になります。
SRIの提案では、電子化対象の文書をSRI情報管理センターにて厳重に保管し、閲覧頻度の高い文書・緊急に必要な文書から電子化し、データはウェブシステムからセキュアに閲覧・ダウンロードできます。また、ASP型オプションサービスの電子ファイルホスティングをご利用いただければ、サーバやソフトを導入することなく、社内でデータ共有できる仕組みを構築できます。必要な時に、必要な分だけ電子化することにより、大幅にコストを削減することができます。
● カタログ・広報誌などの電子化
閲覧頻度が高い文書・社内共有を図りたい文書・カタログ等については、単にPDFファイルに変換するだけではなく、使いやすく検索できる高付加価値化のご提案も行っております。
刊行物・論文集・学会誌・広報誌・カタログなどに最適です。
ＳＲＩではお客様からお預かりした大切な機密情報を安全かつ適正に管理するために、保管施設・管理設備・防犯設備・人材教育など様々な面から万全のセキュリティ管理体制を構築しています。厳重なセキュリティ管理体制の下、機密文書や設計図面などを電子化いたします。
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また、専用サーバにてデータをお預かりする電子ファイルホスティングサービスもご提供しており、こちらをご利用いただくことで、ウェブ上でデータを検索・共有したり、部署・担当者ごとの閲覧制限やアクセスログの解析をする事も可能となっています。
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スキャニング作業前に、書類サイズ・製本の有無など、書類の状態を確認します。 |
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複数台の高速ドキュメントスキャナによる大量処理が可能。 |
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最大A0サイズまでの図面スキャニングをサポートしています。 |
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お客様のニーズに合わせ、電子ファイルホスティング・検索機能付のCD／DVD作成等をご提案いたします。 |
■保管スペースの削減
PDFファイルへ変換することで膨大な文書を保管していたスペースは不要となり、管理コストの削減につながります。さらに空いたスペースを別の用途へ有効活用できます。
■書類の管理が容易にできる
電子化したPDFファイルに目次（しおり）やOCRを付加して、WEBで検索できるようにすることによって、必要なデータの検索が容易になり、業務のスピードアップや合理化によるコスト削減が可能です。
■データの共有化
電子化により、ファイル共有、メール送信、WEB公開、コピーなど文書の利便性が高まります。また、高度なRSAセキュリティを設定することができますので、情報の閲覧を制限することも可能です。
■電子文書の原本性確認要件の3つの課題をクリア
● 完全性の確保（改変履歴の記録と長期的保存・保管）
・PDFは、仕様が公開された世界標準のフォーマット
・電子署名、タイムスタンプにより、文書の完全性と本人性を保証できる
● 機密性の確保（アクセス制限・履歴管理）
・セキュリティにより文書の秘密保持、および改ざんを防ぐ事ができる
● 見読性の確保（いつでも必要時に閲覧が可能）
・無償の閲覧ソフト Adobe Reader
・クロスプラットフォーム
■PDF（Portable Document Format）
PDFとは、Adobe Systems社が開発したファイルフォーマットです。
閲覧には Adobe Reader（フリーソフト）が必要ですが、プラットフォームOSやインストールされているフォント等に依存しないディスプレイ表示や印刷が可能なことから世界中に普及しています。
また、PDFはファイル単位でのセキュリティ設定ができる他、印刷の制限や改ざんの防止なども可能となっています。
■検索機能の付加
● 全文検索
文書に含まれるテキストすべてを対象とした検索です。文書をPDF化する際に、高精度のOCR処理を行い、文字情報を埋め込みます（透明OCRテキスト付きPDF）
表示にはスキャンしたイメージを用い、検索用としてOCR処理のテキストデータを透明に重ねることで任意の全文検索が可能となり、誤変換やレイアウト誤りに関係なく原文と同様のイメージを閲覧できます。
Acrobat、 Adobe Readerでの全文検索、検索システムによる全文検索に活用できます。
● インデックス検索
見出しや著者など文書に含まれる特定の要素のみを対象に検索する索引データ。
冊子単位・文献単位での検索に有効です。
● 弊社電子化スタッフ
弊社は単なるスキャニング業務・入力業務だけではなく、専門スタッフより事前のコンサルティングも請け負っております。
専門スタッフは以下の資格を有しております。
・電子化ファイリングA級
・ファイリングデザイナー１級
・文書情報管理士
・個人情報保護士
● 専門スタッフによるコンサルティング
専門知識を有した優秀なスタッフが御社のニーズにあった電子化をご提案いたします。
専門スタッフは以下の資格を有しております。
・電子化ファイリングA級
・ファイリングデザイナー１級
・文書情報管理士
・個人情報保護士
● 機密の保持
機密保持にはセキュリティ対策万全の情報管理センターで電子化作業を行います。
● 品質管理
● トータルドキュメントサービス
電子化における全ての工程を情報管理センターで行います。資料の前整理、ファイリング、原本保管、機密抹消など全てワンストップで行います。
総合商社：Ｍ商事
社史電子化業務
導入前：
歴史ある大手総合商社であり、その社史も1セット4冊（3000項以上）と、かなりかさばる代物。倉庫内に約30tもの在庫を抱え、保管費用も毎月数十万円を超えていた。
導入後：
PDFフォーマットで電子化し、社史CDを作成。全項に渡ってOCR処理を施しており、目次に頼らず、キーワードにる全文検索で必要文書の検索も簡単に。
倉庫内に保管されていた社史は、すべて弊社の機密抹消サービスを利用して破砕処理を行い、再生紙『古紙光』（当社ブランド）にリサイクル。
建設：大手マンションデベロッパー Ｈ社
設計図面電子化業務
導入前：
大量の大版図面は重くかさばり、打ち合わせの際などの持ち運びに非常に不便。CADやマイクロフィルムのデータでは専用ソフトや閲覧機器（マイクロリーダー）が必要になり、閲覧できる場所も限定され、必要なときに迅速に検索抽出ができず利用不可。
導入後：
PDFフォーマットで電子化し、物件ごとにCDを作成。持ち運び容易なため、手軽に複製して関係者やユーザーへ配付できるようになった。本部で管理している図面なども、各現場事務所のPCへ電子メールで送付するなど、利便性を大幅に向上できた。
当社の電子化担当者がお客様のニーズ・ご予算・納期などについてヒアリングさせていただき、お客様に最適なご提案をさせていただきます。
ご契約後、当社のセキュリティカーにて原本をお引き取りに伺います。
＊お引き取りサービスは、地域が限定されます。
当社の電子化担当者がスキャニング作業を行います。
原本と画像品質のチェックを目視で行います。 その後、システムチェックを行い、お客様に提出するレポートを出力します。
CD-R・DVD-R、などご希望のメディアに保存し、納品いたします。 電子ファイルホスティングご利用の場合は、データ登録後にメールにてご連絡いたします。
原本はご希望により、返却・保管・機密抹消します。
関連リンク
ご質問、ご相談、お見積りなどは、お問い合わせフォームおよびお電話にて承っております。
