機密文書保管・電子化・ファイリング・機密抹消まで文書ライフサイクルをトータルサポートする機密文書管理専門会社です。トータルドキュメントマネジメントサービスを通して、コスト削減、セキュリティ向上、利便性向上に貢献致します。

御社のオフィスでは文書であふれかえっていませんか？ 毎日多量に発生する文書を管理する社内ルールはありますか？

文書管理が徹底されていないオフィス環境では、文書の私物化および不要文書の氾濫により、組織の情報管理に悪影響を及ぼします。また、最悪の場合、情報の紛失・漏洩などの事故にもつながりかねません。

ファイリングのメリット

情報の共有化
社員が個人で管理していた情報を共有化するだけで、担当者不在時の対応もスムーズにでき、仕事の効率化につながります。　また、ファイリングにより仕事の整理・体系化もでき、業務全体の効率UPという効果も生まれます。
　

セキュリティ強化
業務上の書類整理・重要文書/個人情報が含まれる文書などの区分管理などにより、文書の紛失や誤廃棄といった事故発生の可能性を低減することができます。

　
人件費の節約
オフィスにおいて、社員が必要な文書を探す時間は予想以上にかかっています。

スペースコストの削減
ファイリングを行う前に文書の分別・廃棄を行いますが、おおよそ４０〜５０％の不要文書を廃棄することができるといわれています。社内で重複している文書やほとんど使わない文書などの廃棄だけでも、書類の収納スペース削減に効果があります。
　

SRIでは、契約書や帳票類など膨大な文書の整理・分類・インデックス化等の業務をはじめ、その後の保管管理・運用方法までをトータルに弊社ファイリングスタッフがご提案いたします。
ファイリング作業を必要とする文書を情報管理センターにてお預かりし、厳重なセキュリティ管理体制の元、ファイリングスタッフが整理・分類を行います。その後、文書タイトル、番号、属性情報などの検索インデックス入力作業を行います。
お客様のご要望に合わせ、契約書・帳票単位、冊子単位での対応が可能です。

ファイリングする文書の運用については、管理・セキュリティ・コストなど多方面から調査・分析を行い、お客様のニーズに最適な方法をご提案いたします。

ファイリング作業後、保管・検索・電送などの業務も情報管理センターにて一括受託いたします。
お客様の文書は迅速なオンデマンド電送が可能な状態で専用保管庫に収納。検索インデックス、保管年限、入出庫管理、在庫管理情報はＳＲＩ基幹システムで管理され、お客様はWEBシステムのご利用により、簡単に文書の入出庫を依頼したり、文書在庫の確認などができ、情報の一元管理が可能になります。

ファイリング、インデックス化された文書を高速スキャナで読み込み、PDFファイルなどへ変換いたします。電子化ファイリング資格を保有したスタッフが、検索ソリューション・電子媒体での運用方法などについてもご提案いたします。

Before

全国の営業拠点（本社・各支店）で発生した契約書類（キャンセル通知・解約通知・変更通知書類等）の管理が徹底されておらず、書類を紛失してしまう心配もあった。

After

契約書のファイリング・保管管理・検索・集配送業務を一括してSRIに委託。契約書類の在庫・履歴管理はWebシステムによりリアルタイムに閲覧可能になり、自社でエクセルでの管理していた在庫台帳も不要となり、事務負担が大幅軽減された。