セキュリティリサイクル研究所

　

　機密文書の総合管理サービスを提供する株式会社セキュリティリサイクル研究所（東京本社；中央区八丁堀、代表取締役・北村愼一）は、金融機関向けに、社内・自社倉庫・外部委託先など複数の拠点で保管する全ての社内文書を一元管理するシステムの提供を開始しました。

<提案の背景>
　金融機関の多くは、自社倉庫や支店オフィスなどに多くの書類が溢れていてその管理に大変苦労しています。また、法定年限以前の誤廃棄、年限切れの書類が残るなど、リスクを排除すべくシステムの導入が必要であり、紙文書の発生から廃棄に至るまでトータル的に厳格な紙文書管理が求められています。
　銀行等では、債権書類など一部の文書での導入は一般的になっていますが、全支店対象の全ての文書の一元管理は導入例がほとんどありません。電子文書の管理システムは多くでまわっていますが、紙文書管理システムは、一から自社開発を行い莫大な費用がかかってしまう為、新規開発導入は困難でした。

 

<導入事例>
　導入を決めた第四銀行様では、行内全支店や文書センターに分散する伝票など完結文書の管理を一元化することにより、機密文書の紛失防止はもちろん、年限管理を徹底し不要文書を適時廃棄することで管理負担の大幅な低減を見込んでいます。

　セキュリティリサイクル研究所では、第四銀行様の導入を契機に、都内で紹介セミナーや個別デモンストレーションなどを行い、積極的な営業を開始しました。
また、インターネット利用が可能な保険、証券、カードなど他の金融機関へは、同システムのＡＳＰ型提供も開始しており、すでに複数の企業が今年度中の導入を検討しています。
　機密文書管理の専門会社として長年培ってきたノウハウを大いに活かし、文書管理に必要な様々なサポート機能が搭載されており、単純な管理ソフトとは一線を画すものと自負しています。

銀行向け販売、その他金融向けＡＳＰ提供など含めて、初年度20社の導入を見込んでいます。

<機能概要>
（基幹システムの特徴）
バーコードを用いて厳格な管理、フリーロケーション方式によるスペースの有効利用、さらに部店連動による作業効率向上を実現する事ができます。
■入出庫管理機能は、各部店からの依頼に基き倉庫の入出庫を迅速かつ正確に管理します。
■廃棄管理機能は、保管年限に基き、バーコードを用いて誤廃棄なく廃棄処理を行います。
■棚卸管理機能は、在庫の不一致、棚番の相違などチェックします。棚卸は管理単位、運用によりさまざまなバリエーションで実施する事が可能です。
■空きスペース管理機能は、フリーロケーションで格納されている棚が、どの棚にまとまった空スペースがあるか管理し、入庫の際の格納効率を向上する事が可能となります。

（WEBシステムの特徴）
社内文書、自社倉庫、委託倉庫業者の一元管理を実現し、ワークフロー機能による承認行為のシステム化文書台帳情報の正確性・統一性向上を実現できます。
■複数拠点で保管している機密文書を一元管理
・・・管理部門が全社の書類を俯瞰して管理できます。
■ワークフロー機能を完備し、すべての業務の実行に関して、責任者の承認をうけて依頼送信
■文書管理台帳をそのままＷＥＢシステムへ
従来のExcelなどの文書管理台帳をＷＥＢ画面に反映し、社内の文書管理の一元化をサポート
■業務分析機能・・・部署別や全社における管理個数の推移、年限満了管理状況、入出庫数、新規増加数、
費用など、様々な指標、グラフなどを提示。過去の実績からの未来予測、目標値を設定しての目標管理なども可能です。

 

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