あまきクリニックは、2003年、東京のオフィス街の中心に眼科・形成外科・皮膚科のクリニックとして開設し、各科とも専門医による正しい医療知識に基づく 診療と充分な説明をした上での治療を信条として、患者と充分なコミュニケーションがとれる規模を保ちながら最先端の機器の導入による高度な医療を提供しています。

病院やクリニックにおけるカルテ・レントゲン管理

多くの病院やクリニックにおいては、日々膨れ上がっていくカルテ・レントゲンの管理に大変頭を悩ませています。 倉庫や書棚を付け足し、買い足してはすぐに足りなくなり、地下室や院内の空いているスペースというスペースは侵食されていきます。

また、必要になった時に欲しいカルテ・レントゲンを探 し出し、取り出す作業や元に戻したり、新たに増えた
ものを整理する作業に多くの労力と時間を取られます。 このように、スペースにかかる家賃や設備投資、作業にかかる人件費など、知らず知らずのうちに発生しているコストは、大きな負担となっているのです。

特にスペース確保の問題は、都内のオフィスビルなどに開業した中小規模のクリニックにとって喫緊の課題です。

限られたスペースを少しでも診療の為に有効活用する事は、多くの患者様を助ける事にも繋がります。

SRIへの移管以前

あまきクリニックにおいても例外ではありませんでした。

外部保管を検討するに至った経緯について、あまきクリニック院長の味木幸先生にお話をお伺いしました。

「実は開業以前より開業医の先生方から、そのうちにカルテ・レントゲンが溢れてきて困るよ、という話は聞いていたんです。でも当時は、それよりも患者さんが来てくれるかどうかの不安の方が大きくて。」

「ところが、いざ聞いていた問題に直面し始めると本当にどうすればよいのか困りました。スタッフから『棚を買って下さい。』と言われて買い足したのですが、段々とその期間が短くなってきました。 当初は自宅などでの保管すら考えました。でも管理する人もいませんし、患者さんの大事な個人情報ですから、やはり専門的なところに預けなければ無理だと思いました。」

外部保管先の選定ポイント

―　どのようなポイントで探したのでしょうか？

「会計事務所に相談したところ、他の病院でも利用しているという倉庫会社を紹介して頂きました。
でも、ダンボール箱での出し入れしかできなかったので、それでは届いてからまたその箱からカルテを探し出さなければいけないのが手間だと感じました。
その手間すらも無くしたかったので、できれば必要な患者さんのカルテだけ取り出せる事を望んでいましたし、とにかくスタッフに掛かる負荷を必要最低限に抑えて“楽”にしたかったのです。」

「個人情報を取り扱うわけですから、セキュリティやノウハウがある事は大前提ではありましたが、とは言っても、コストも掛けたくありませんでした。」

―　どのようなところが評価のポイントだったのでしょうか？

「しかも、そうした管理を全てパソコンで行えるというところがとても便利で、カルテの出し入れの依頼を入力しただけで、必要なカルテを自動的に届けてくれたり取りに来てもらえますし、廃棄もお任せできてしまうのが助かります。」

―　実際に運用を始められて効果は出ていますか？

「預けているカルテの患者さん情報（ＩＤ番号・名前）が全部登録されているので、簡単に探し出す事もできますし、『まるで自分が取りに行ったような、“どこでもドア”のような管理』ができてしまうので、とても満足しています。」

「これだけ簡単なので、診察や手術で忙しい私が何もしなくても全部スタッフに任せらますし、出し入れの記録も全て見る事ができますから、私の仕事はスタッフとSRIとのやりとりをメールでチェックする程度で済んでいます。」

「また、これまでにカルテの置き場で取られていたスペース分の家賃と、棚などに掛けていた費用を考えれば、充分なコストメリットも出ています。」

実務の現場では

それでは実際のカルテ管理の現場ではどのような変化が見られたのでしょうか。
実務をご担当されているスタッフの方々にも、お話をお伺いしました。

「外部倉庫に預けると聞いた時には、欲しいカルテだけを取り出す事が、知らない人たちにできるものなのか、患者さんのＩＤ番号などを間違ってしまわないのか、正直不安でした。
その為に大変な準備が必要なのではないかといった心配もありました。」

「以前は棚にギュウギュウに収めていたので、抜き出すのも戻すのも苦労していました。
今はＷＥＢシステムで必要な患者さんを選択して依頼を送信するだけで、配送時間にバラつきはあるのですが翌日には届けてもらえるので、仕事が楽になりました。」

「最初に預けたのは古いものの2～3年分にとどめていたのですが、今後はもっと移管していき、手元に置いておくのは使う頻度の高い1～2年前のものだけにして、院内をすっきりさせていきたいと思います。
データの登録作業も簡単なので自分達で行っていきたいと考えています。」

カルテ管理の移管から運用までのフロー

＊クリックでフロー図拡大

今後の展望

― 更に運用を改善したい点や利用したい機能・サービスなどはありますか？

「最初はカルテを預ける事でしか考えていませんでしたが、それ以外にも、限られた院内のスペースを潰している書類があります。 それら会計書類や院内で販売している書籍の在庫なども、同様の管理運用を活用したいと考えています。」

「またカルテについても、 オンデマンド電送サービスを利用して、更に効率の良い運用ができないものか検討していきたいと思います。」

【関連サービス】

機密文書保管サービス

診療録・カルテ・フィルム保管