社内100以上の部署が使用するSRI-WEBシステム

NRIでは2004年に社内文書の外部保管の仕組みとして、SRI文書保管サービスが採用され、グループ会社にまで利用が広がっています。現在、その仕組みを支えるSRI-WEBサービスの導入も本格化し、同社の厳しいサービス・セキュリティの仕様要求に応えたサービスとして評価をいただいています。

そして、SRI-WEBシステムは、SRI以外の外部倉庫やオフィスの文書も一元的に管理できる文書管理システムとして運用され始めています。

このような文書管理への道のりには、どのような経緯があったのでしょうか？

ノンペーパー推進活動の開始

従業員数5,000人を越えるNRIでは、以前はオフィスに大量の紙があふれていました。そうした中で、2004年に「ノンペーパー推進員会」が立ちあげられ、紙にとらわれない（紙を無くすことも含めて）ワークスタイルを目指して、「捨て捨て運動」（注）　や「文書の外部保管」など様々な活動が展開されました。

このノンペーパー推進活動については、 野村総合研究所　ノンペーパー推進委員会著　 「野村総合研究所はこうして紙を無くした！」　 　（アスキー新書）　をご参照ください。 http://www.nri.co.jp/opinion/ book/o_book70.html

かえる箱（たまって箱）と文書保管サービスの効果

ノンペーパー推進活動では、「捨て捨て運動」による積極的な紙文書の廃棄や廃棄ボックスの設置　（右図の「かえる箱」）などによって、オフィス内の紙やキャビネットの減量・撤去に大きな効果がありました。

また、書類の「外部保管」では、重要文書の保管という視点もありましたが、当面、取り急ぎその場では必要ないものも、外部倉庫に預けることにも利用しました。現場もリクエストすれば、すぐに取り寄せられるということで抵抗感が少なく、活動促進には効果がありました。

文書管理改善としてのとりくみ

ノンペーパー推進活動を支援しながらNRIの文書管理システムを構築されてきたNRIワークプレイスサービス株式会社殿から以下のようなお話をいただきました。

「もともと弊社は文書を外部倉庫へ預けることが適切な文書管理のために大変有効だと考えていました。できるだけ紙を捨て、捨てきれないが当面見ない紙文書を外部倉庫に出すと、それだけで全体の7～8割がオフィス内から消えると予測していました。文書量を2割まで絞れば、電子化の検討も容易ですし、適切で効率的な継続的文書管理のしくみを検討する余裕もでてきます。SRIのサービスはこの削減と文書管理方法検討活動の両面で有効でした。」

‐‐‐　どのようなところが評価のポイントだったのでしょうか？

「まずは当然ながら、倉庫自体の物理的セキュリティや災害対策がしっかりしていたことです。」

「また、SRIは早い段階でISO9001やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム、ISO27001）、プライバシーマークを受けていたりと、運用面でも当時の一般的な倉庫会社とは一味違う印象でした。」

「さらに提供されるSRI-WEBシステムについては、次にあげる3点がシステム採用後の拡張可能性を考える上で採用判断に大きく影響しました。」

「これらの機能や構造を出発点に、弊社は導入当初から改善要望を数多く出してきましたが、それらを真摯に受け止めて改良していただき、現在では我々が必要と考える機能がほぼ実現されています。
オフィス内の文書の削減もほぼ予測どおりの結果を得ることができました。」

「SRI‐WEBには、さらに特筆すべき特徴的な機能があります。」

‐‐‐　それは何でしょうか？

「どの外部倉庫でも最近は、専用のウェブサイトで自倉庫に預かった文書に対してデリバリ依頼や管理状況確認といったサービスが提供されています。」

「しかしながら、NRIに限らずどの企業でも複数の外部倉庫に文書を預けることもあれば、オフィスのキャビネットや各拠点にも文書は存在しています。」

「ユーザから見ると、文書を預けている他の外部倉庫や自社オフィスにある文書などすべてを統合的に管理できないと、一貫性のある文書管理ができません。SRI-WEBシステムでそれが実現できていることは、特筆に価するでしょう。」

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機密文書保管サービス