文書保管の外部委託先選定のポイント

情報漏洩事故の多発…問われる情報の管理方法

Tue, 11 Aug 2009 10:35:02 +0900

最近、大手銀行や保険会社の情報漏洩事故が相次いで起こっています。情報資産（個人情報や機密情報）を守るには、以下の３つの要素を満たす管理が欠かせません。 ■機密性(Confidentiality) ：情報資産に関して、アクセスを許可された者だけが、アクセスできる状態を確保する。 ■完全性(Integrity)　　：情報資産が破壊、改ざん、消去されない状態を確保する。 ■可用性(Availability) ：情報資産へのアクセスを許可された利用者が、必要時に中断することなく情報や関連資産にアクセスできる状態を確保する。その中でも、文書管理においては‘必要な人が必要な権限のみを使用する状態を保つ’が重要となってきます。ほんの20年前までは、個人情報は会社にとってただの資料でしかなく、取り扱いにも全く注意を払われていませんでした。そもそも、資産としての価値という概念すら存在していなかった様に感じます。又、そのころの日本は終身雇用制度が当たり前で、会社＝定年まで自分が勤めるところという概念があったので、会社にとって不利益になることは起きにくい風土がありました。ところがバブル崩壊後、終身雇用制度の考えが段々と通用しなくなり、リストラや転職といった、会社への忠誠心を揺るがすような状況になりました。会社と自分が一心同体ではなくなったことが、この様な漏洩事故が多発する原因の一端となったのです。現在の漏洩事故のほとんどが内部犯行であり、時代の流れと共に会社と社員の希薄な関係が顕著化した結果といえます。情報資産の管理もこういった雇用制度の変化や業務の効率化・技術の進歩などにより、万人が検索しやすく、且つ人の入れ替わりが激しいため、履歴を残すことに適した文書の電子化が進んできました。電子化での情報管理のメリットは、複数拠点でのデータの共有など、地理的・時間的ギャップがないことが挙げられます。その他にもアクセス権限の設定や、ログの取得など、誰がいつ、どの情報にアクセスできているのか、を一元管理することができ、セキュリティ面での管理が容易ということが挙げられます。しかし、電子化を行った原本や契約書など、重要な情報はまだまだ紙面で保管しなければなりません。紙面の情報資産は、電子の情報資産よりもセキュリティ管理が困難です。その理由は、・いつ、誰が閲覧したのか履歴が残らない・コピーを取られてもわからない・キャビネットの施錠などしかセキュリティ対策がない・保存年限の切れた機密文書を置いておくこと自体がリスク…などです。賃料の高い都心のオフィス内で、そういったリスクにさらされながら文書を手元に置いておくのではなく、電子化した文書と同じくらい管理が簡単な文書の外部保管をしてみませんか？ SRIはお客様からお預かりした機密文書を弊社独自のＷｅｂシステムを使用して、情報へのアクセス権限やログの取得など、電子化と同じような一元管理が可能となっております。社内で保管をすると、定期的に書類の整理や廃棄を行わなければなりません。弊社では、Ｗｅｂシステムを通して保存年限の約1か月前にお客様へご連絡を差し上げる仕組みになっておりますので、面倒な書類の管理も不要となります。廃棄も、文書をお預かりしているセンター内で抹消を行いますのでお預入から廃棄まで一度も外部に出すことなくセンター内ですべて管理可能となっております。また、Ｗｅｂを通して複数拠点でリアルタイムのデータ状況の共有も行うことが可能となっております。同じ‘情報資産’でも、媒体ごとにセキュリティレベルに差異があると情報漏洩リスクはが減ったことにはなりません。是非一度、貴社の情報資産について検討されてみてはいかがでしょうか？

文書保管の外部委託によるコスト削減

Tue, 07 Jul 2009 09:39:34 +0900

昨年9月のリーマンショックに端を発した未曽有の経済危機により世界経済は悪化、日本経済の下振れ圧力も強まり、景気の本格的な回復は2010年以降にずれこむ見通しです。不動産業界においては、07年7月の建築基準法改正を皮切りに投資マインドを冷え込ませる材料が続いた影響で、アセットマネジメント会社やマンションデベロッパー等に破綻が相次いでいます。マンションのみならずオフィスビルに至っても、テナント企業に経費削減ムードが漂い、加えて地価も下落しているため、景気の悪化は下げ止まったと言われますが賃料の下落は各社の価格競争も相まって未だ下げ止まりが見えません。東京都心5区のビジネス地区（千代田区・中央区・港区・新宿区・渋谷区）の2009年5月末現在の平均坪単価は、20,660円となっています。同賃料は9か月連続で下落しており、前年同月比9.49％下落（2,166円）。ちなみに、リーマンショック以前の2008年12月の平均賃料は22,186円となっています。（参考資料：「東京（都心5区）の最新オフィスビル市況調査月報」三鬼商事株式会社）ニッセイ基礎研究所の不動産投資レポートによると、東京のオフィス市場の低迷は、2011年ごろまで続くとの予想がなされています。各企業はコスト削減のため、電球を抜いたり、備品の購入を控えたり、様々な努力をされているという話をよく耳にします。更に大幅なコスト削減のため、店舗やオフィスの合併・統合が盛んに行われています。複数の事務所や拠点・店舗を、それまでよりも小さなオフィスに集約させるわけですから、スペースの確保には様々な工夫と努力が必要でしょう。中でも、1坪（３．３ｍ四方）＝20,660円に当たりにどれだけのキャビネットや箱詰めで文書類を保管し、スペースとコストを消費しているのでしょうか？しかも、ただ詰め込んでいるだけでは意味がありません。必要な時に即座に適宜取り出せる管理状態が必須です。オフィスでよく使用されている5段式キャビネットなどで書類を収納した場合、収納容量を段ボール箱換算で行うと、1坪あたり約50箱程度になります。1箱あたり毎月1,000円以上（賃料、キャビネット等の什器代、書類を整理・検索・廃棄する従業員の人件費など）のコストが発生する計算になります。これは、一般的な外部保管のコストの5倍～10倍の金額にあたります。少しでも、スペースの有効活用や賃料（コスト）を削減するには、こうした閲覧頻度が低い機密文書を適切に外部保管することが有効な手段ではないでしょうか？それだけではありません。セキュリティ面を鑑みても、オフィスに多くの文書類を保管することは、実はそれ自体がハイリスクな行為なのです！ついつい手元に置いてあることで”なにかあったとき”の為にと誤った安心感を抱きがちですが、近年の情報漏洩のインシデント数の大多数は社内より発生しているという事実が、下記の表で確認できます。

「（引用）JNSA 2007 年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」

そういった機密文書は、誰もがわかる様な統一された管理体系の下、いつ、誰が、どんな書類を取り出したかの履歴が追える管理体制の構築が、セキュリティ面で非常に有効な手段の一つということができます。又、BCPの観点からみても、重要な情報は本社機能より一定の距離をおいた保管が望ましいとされています。以上の様に、コスト削減も可能で、なおかつBCPやセキュリティの観点からも有効な手段である、外部文書保管サービスを利用されてみてはいかがでしょうか？

BCP（事業継続計画）は作成されてますか?

Mon, 17 Nov 2008 17:22:25 +0900

日本政策投資銀行が２００８年６月に実施した調査によると、回答を得た資本金１０億円以上の１,４６１社のうち、大規模災害や事故を想定した事業継続計画（BCP）を作成済みの企業は僅か９％にとどまっている事がわかりました。２００７年９月にまとめた前回調査の８％からほとんど上積みがなく、特に大規模地震が想定される首都圏や東海などの地域でも１０％前後、資本金１０億円未満の中堅企業（約３,４００社回答）に至っては４％という極めて低い数値で、企業の危機管理はなお不十分な状態にある、という報告になっています。（２００８年８月１９日付　日本経済新聞より）そもそもこのBCP（事業継続計画）とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画の事で、２００１年のアメリカ同時テロを機に注目を集めるようになったものです。緊急事態は突然発生します。有効な手を打つことがきでなければ倒産や事業縮小を余儀なくされたり、従業員を解雇しなければならない状況も考えられます。そうならない為には、平常時からBCPを周到に準備しておき、緊急時に事業の継続・早期復旧を図る事が重要となります。緊急時の事業継続・早期復旧が実現できれば、顧客の信用を維持し、市場関係者から高い評価を受ける事となり、株主にとって企業価値の維持・向上に繋がるのです。 ●企業の事業復旧に対するBCP導入効果のイメージ

参考：内閣府　「民間と市場の力を活かした防災戦略の基本的提言」 2004年10月に発生した新潟県中越地震で被災した、半導体製造工場を所有するある企業では、工場の長期閉鎖に伴い、納入先の事業に機会損失を与えたり地域の雇用機会を奪ってしまうというケースも確認されました。同企業では、資産被害230億円、復旧コスト270億円、売上損失360億円という多額な経済的損失を計上するだけでなく、取引上の信用、ブランド価値、従業員のモチベーションといった無形資産(インタンジブル・アセット)をも減少させる事となり、その結果が株価の下落、取引の減少などに繋がるという、経営上極めて危機的な状況が続きました。その後、復旧完了には5ヶ月を要し、復旧後も従来の製造ラインは40％、生産能力は70％まで縮小せざるを得なくなってしまったのです。逆に、1995年1月に発生した阪神大震災では、事前のリスク分散管理が奏功して、被害を最小限に食い止めた企業もありました。震災激甚地区のど真ん中に位置していたある新聞社は、新聞製作の心臓部であるコンピューターシステムは壊滅、本社ビルは崩壊の危機に瀕し立入禁止となる中、緊急時の相互支援協定を結んでいた近県新聞社の全面的な協力で、1日も休む事なく新聞発行を継続させ、3週間余りで朝刊28ページまで回復を遂げました。そればかりか、新聞社のみならず市民や国にとっても貴重な財産である記事資料や写真、地域関係の図書・資料などをマイクロフィルム化して、協会支援下の国会図書館や近隣図書館、関東の外部保管庫とトリプル保管し、また新聞原紙についても同様にダブル保管体制を取っていたのです。この企業では、大正から戦時中にかけ火災や空襲などで3度にわたり、社屋並びに保存資料を焼失させた過去がありました。その経験から、それでも遅ればせながらの1991年に分散保管体制を整えていた事が、戦後50年の貴重な記事資料を4度目の喪失危機から救ったのです。 BCPの策定・運用にあたっては、BCPの基本方針の立案と運用体制を確立し、日常的に策定・運用のサイクルを回すことがポイントとなります。そして重要となるのが、上記でも事例をご紹介した「事業継続に係る各種資源の代替を確保する」事です。中でも特に、情報に関する代替（バックアップ）、例えば中核事業の継続に必要な情報を電子データ、紙データに関わらず、原本の資料・メディアや作成した複製を、同じ災害で被災しない場所に保存しておく等のリスク管理を行う事は、延いては企業の命運を左右する事と言っても過言ではないのです！トータルドキュメントサービスを提供するSRIでは、原本の保管・機密抹消はもとより、電子化・ファイルの属性入力などの登録作業まで、一環したサービスフローをご提案いたします。

文書の保存年限管理

Fri, 01 Aug 2008 17:11:16 +0900

オフィス内の文書を管理するにあたり、お困りになるのは廃棄書類の区分ではありませんか？「整理の基本はまず捨てること！」とはよく言いますが、では一体どの書類はどの期間を保存する必要があり、どういった書類がどういった期間を経過すれば廃棄してよいのでしょうか。文書の種類により「法定年限」が定められておりますが、以下にその代表的なものを挙げてみたいと思います。 ○永年保存

総務・庶務関係	文書名	起算日
	定款、株主総会議事録、取締役会議事録、株主名簿、社債原簿
	登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類官公署に対する提出文書、官公署の許可書、認可書、命令書、通達などで重要な書類

○10年保存

経理・税務関係

文書名

起算日

商業帳簿および営業に関する重要書類

・貸借対照表・損益計算書・営業報告書・利益処分案とそれぞれの付属明細書、総勘定元帳、各種補助簿、株主台帳、株主名義書換簿、判取帳など

帳簿閉鎖の時

○7年保存

経理・税務関係	文書名	起算日
経理・税務関係	取引に関する帳簿・仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、帳簿代用書類など決算に関して作成された書類・たな卸表など現金の収受・払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証愚書類・領収書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書など	帳簿閉鎖日、書類作成日・　受領日の属する事業年度　終了の日の翌日から２ヵ月を経過した日

○5年保存

経理・税務関係	文書名	起算日
経理・税務関係	財産形成非課税貯蓄申込書・同申告書・同異動申告書・同勤務先異動申告書・同廃止申告書・海外転勤者の財産形成非課税貯蓄継続適用申告書・海外転勤者の国内勤務申告書のそれぞれの写し、退職等に関する通知書	財産形成非課税貯蓄廃止申告書または通知書の提出日

○3年保存

経理・税務関係	文書名	起算日
	労働者名簿	死亡・退職・解雇の日
	雇入、解雇、退職に関する書類	同上
	災害補償に関する書類	災害補償の終わった日
	賃金その他労働関係に関する重要書類	完結の日
	労災保険に関する書類	同上

しかし上記とは別に、会社独自の「社内規定年限」というものを定めている企業様が多いようです。オフィス内の文書管理をするには、まずこの「社内規定年限」を今一度、社内で明確にする事から始めましょう！そして捨てられる書類を廃棄してから、保存年限ごと→部署ごと→文書の種類ごと、といった順序で整理していきます。整理が完了でき、オフィスがスッキリしたらもう安心。　と思ったら大間違いです。社内で管理するにしても、外部委託で管理するにしても、時間を経て随時到来する保存年限をいかに管理していくか。実は、文書管理のポイントがここにあるのです！

SRIでは、ＷＥＢシステムをご提供し、企業様の適正な文書管理をサポート致しております。「保存年限到来のお知らせ」はもちろんのこと、企業様ごとの社内規定に則った管理を実現させるべく「年限アシスト機能」という新機能を搭載しました！これにより利便性と安全性の高いサービスをご提供させて頂いております。

多発している機密文書の誤廃棄、対策されていますか？

Wed, 26 Sep 2007 10:02:15 +0900

個人情報関連の事故として、金融機関での顧客情報が含まれる文書（伝票・マイクロフィルム／コムフィッシュ、ＡＴＭジャーナルなど）の誤廃棄が目立ちます。　保管期限を経過した書類に混入するなどで誤って廃棄してしまったという原因がほとんどです。　外部へ情報が流失した懸念は極めて低いものの一度廃棄してしまった機密文書は戻りません。　廃棄システムを含め、文書管理の体制見直しが急務となります。全社（本社・支社・支店）での情報管理・在庫管理などを根本的に見直すことが必要。　オフィスにある文書だけでなく、事務管理センターや倉庫にて保管中の文書（保存年限満了待ち）に関しても、棚卸・見直しが必要です。誤廃棄の防止策　・保管年限の徹底管理　・廃棄時の確認　・在庫の確認これらの対策を施すためには、ファイリングシステムの導入・廃棄システムの構築が有効と考えられます。 関連リンク　ファイリングシステムの導入・廃棄システムの構築

SRIホームページ、関連サイト

Thu, 13 Sep 2007 11:47:17 +0900

機密文書保管・電子化・ファイリング・機密抹消まで
文書ライフサイクルをトータルサポートする機密文書管理専門会社です。

　セキュリティリサイクル研究所（SRI）は機密文書管理に特化した専門会社であり、機密文書のライフサイクルを一元管理できる「SRIトータルドキュメントサービス」を提供しております。
　長年の機密機密文書管理の経験により蓄積した知見やノウハウにより、単なる倉庫での保管サービスだけではなく、業務内容や仕事のやり方に合わせた最適な文書管理をご提案いたします。WEBシステムを始めとする優れたソリューションも提供し、実際の運用もサポートするなど、業務委託（BPO）から管理システムの提供まで、機密文書に関わるトータルなサービスを提供いたします。

外部委託先の選定基準、管理する体制はありますか？

Thu, 19 Jul 2007 16:58:54 +0900

上の表は、外部委託の状況を尋ねた企業アンケート調査の結果です。「外部委託なし」が25パーセントということは、実に75パーセントの企業が外部委託をしているということになります。　分野ごとに見ると、配達や倉庫保管を含む物流関係と防犯関連が最も多いことがわかります。外部委託をする理由は、「自社にノウハウがない」「自社でやるとコストがかかりすぎる」「儲からない」などがあります。　　外部委託をするということは、外部委託先での事故（情報漏洩など）が発生した場合でも、委託をした会社にも責任が問われますので、外部委託先を管理すること、外部委託先の選定が重要となってきます。　管理する方法のひとつとして、外部委託先の監査を行うという方法があります。質問形式のチェックシートで監査を行う場合、実際に外部委託先へ訪問し、運用方法の監査を行う場合、企業によって様々です。　チェック項目の例として・施設のセキュリティは万全か？・社員に対して教育（業務、個人情報保護など）が行われているか？・事故が発生した時の連絡体制が整備されているか？・資格を認定された人だけしか、業務に携われない“資格認定制度”を採用し、業務に制限をかけているか？・再委託を行っていないか？など、基準を設けて監査を行うことも方法のひとつです。　このような基準は、ISO・ISMS・プライバシーマークといった認証規格でも要求されています。外部委託先の選定・管理する基準として認証規格を取得していることをポイントとし、検討されてはいかがでしょうか？　 関連リンク　文書保管サービス選定のポイント

首都圏で起こりえる地震の発生する確率、想定被害

Tue, 03 Jul 2007 22:35:17 +0900

参考：全国地震動予測地図　2010年度版（平成２２年５月２０日公表地震調査研究推進本部地震調査委員会） 首都圏で起こりえる地震の発生する確率、想定被害 地震大国日本にて、今後３０年以内に地震が発生した際、震度６弱の揺れに見舞われる確率分布図です。日本の経済の中心である首都圏（東京・千葉・神奈川・埼玉など）で特に湾岸地域で起こる確率は１００％を示すデータがでています。首都圏における地震（マグニチュード６．７～７．０）が３０年以内に発生する確率は、７０％程度（５０年以内には９０％程度）の確率で、阪神大震災クラスの震災が発生という文部科学省の数字が発表されています。このパーセンテージで地震が発生する地域としては、茨城県南部・埼玉県東部・東京都・神奈川県・千葉県全域です。（文部科学省地震調査研究本部より）参考：ＮＩＥＤ　防災科学技術研究所　Ｊ－ＳＨＩＳ首都圏で地震が発生した場合、死者1.3万人・負傷者21万人・全壊/全焼建物85万棟・経済損失112兆円と政府にて被害を想定しています。しかし、実際の被害は未知数と言われています。　参考：内閣府首都直下地震対策の概要 震度5以上の地震で想定される被害 震度5（弱） 家具の移動や、食器や本が落ちたり、窓ガラスが割れることがある。 震度5（強） タンスなど重い家具や、外では自動販売機が倒れることがある。自動車の運転は困難。 震度6（弱） 立っていることが難しい。壁のタイルや窓ガラスが壊れ、ドアが開かなくなる。 震度6（強） 立っていられず、はわないと動くことができない。重い家具のほとんどが倒れ、戸がずれて飛ぶ。 震度7 　　　自分の意思で行動できない。大きな地割れや地すべり、山崩れが発生する。 大きな揺れがオフィス文書を襲う 首都圏直下型地震が起きた場合、都内のオフィスは相当な揺れに見舞われ、ＰＣ／モニターなどの機器は倒れ、文書キャビネットからは書類が落下し、一瞬にしてオフィスは仕事のできる環境ではなくなってしまいます。地震後のオフィス復旧に時間がかかると思われるのが、散乱した書類の整理。特に個人情報を含む書類が散乱した場合は、手間と時間がかかります。多くの申込書・契約書を扱う金融機関、カルテ・レントゲンを扱う医療機関は、特に事前に地震対策を行うべきでしょう。 地震を想定した文書・バックデータの管理 地震対策として、機密文書類（契約書・重要書類等）・バックアップデータ等を遠隔地に保管し、リスク分散する動きが出てきています。おもに金融業界では、金融庁から地震におけるBCP・リスク分散についての通達により、いち早く対応を進めています。貴社は地震対策・BCPの観点から、機密文書・バックアップデータの外部委託先を検討していますか？　首都圏内の業者では、同時に被災する確率も高くなります。金融機関（生損保、クレジット）向けソリューション
医療機関向けソリューション

選定基準はコスト・料金優先？

Mon, 02 Jul 2007 19:43:49 +0900

　外部委託サービスを検討する際に、ポイントとしてコスト（サービス料金・保管料など）を上げる方は多くいらっしゃいますが、しかし機密文書の保管を委託する業者を選定するにあたって、コスト重視ということでよいでしょうか？　コストが安いということは、セキュリティ面・管理面などでリスクを伴うことが多くあります。安かろう・悪かろうでは、大きなリスクを抱えることになります。機密文書管理のアウトソーシングでは、危険な情報漏洩を未然に防ぐ為にも、コストだけで選ぶのではなく、リスク回避と管理施設・体制のセキュリティレベルを合わせて検討する事が大切です。

金融・保険業　情報漏洩

Mon, 02 Jul 2007 14:15:17 +0900

金融・保険業における情報漏洩紙媒体での情報漏えい　６４％と過半数を占めています。情報漏えい媒体（金融・保険業）また、情報漏洩の原因としては、紛失・置忘れ、盗難、管理ミスの順となっています。情報漏えい原因（金融・保険業）金融・保険業　紙媒体での主な漏洩内容利用明細控え預金通帳 2冊、定期証書 1枚預金種目、口座番号、受取人名、振込金額預金残高、融資残高、訪問予定表預かり金額、預かり物件の種類融資状況、預金残高、口座番号約束手形（振出人／裏書人情報）訪問予定表保険料保険種類、保険金額保険契約内容、診断書保険契約内容、銀行口座情報払込金額、納付者番号、取扱店、店番、口座番号入出金伝票類、融資実行、回収伝票類、振込依頼書届け印、ファンド名、取引数量貸付金額、返済開始日、返済回数、毎月の返済額（内利息額）、返済後残高貸付希望額、保証金額税金納付金額申込み金額、返済条件、印影など振込科目、振込口座番号証券番号処理済の伝票や税金、公共料金の納付書、振込依頼書、クレジットカード申込書、口座振替依頼書取引番号、口座番号、印影取引種類、通帳、証書取引金融機関、預金種目、口座番号、振替金額、摘要等借入時の勤務先、勤務先の電話番号車のナンバー、自動車税金額財形住宅貯蓄の「契約の証」、口座番号国民健康保険被保険者証のコピー口座番号、預金残高、融資残高口座番号、同サービス取引限度額、振込先金融機関名口座番号、定期預金証書、受領証、定期積立預金集金控え口座番号、取引内容口座番号、取引金額、残高、振込先の氏名／銀行名／支店名／口座番号口座番号、取引金額、残高口座番号、取引金額口座番号、残高口座番号、勤務先口座番号、引き落とし金額公正証書作成委任状、印鑑登録証明書顧客の預金通帳、定期証書、通帳証書預り証、ハンディー端末機、ハンディー端末機用受取書顧客コードナンバー、手書きの地図個人情報源泉徴収票（写し）、登記簿謄本、公図経営概要契約日契約金額、銀行口座等勤務先情報、口座情報勤務先、口座番号、金額（預金口座振替依頼書／口座振替総合依頼書）勤務先、家族構成勤務先会員番号、勤務先内容会員入会申込書印鑑登録証明書ショッピングクレジット契約書、ローン入会申込書、クレジット入会申込書クレジット契約書クレジット契約に関する情報クレジットの契約情報や支払状況キャッシュカード、（キャッシュカード番号）カード番号、有限期限カード入会届けカードローン入金依頼のお知らせ＊上記内容は、JNSA 2006 年度個人情報漏えいインシデント調査結果速報（ver.1.0）を元にSRIが分析した結果です。

内部統制時代の文書保管

Mon, 02 Jul 2007 13:35:45 +0900

　近年、企業での情報漏洩事件が相次ぎ、個人情報を法的に保護する個人情報保護法が2005年4月に施行されました。また、コンプライアンスの欠如による会計不祥事が続発し、一種の社会問題ともなり、防止策として米国のサーベンス・オクスリー法（SOX法）に倣って、日本でも会計監査制度の充実と企業の内部統制強化を求める法律としてJ-SOX法が2009年3月決算期（2008年4月）に施行されることになりました。　このように企業の情報管理体制を厳しく問われる時代になってきており、上場企業や個人情報を多く扱う企業などでは早急に対応が必要になってきました。　情報漏えい関連のニュースなどでは、Ｗｉｎｎｙのようなファイル交換ソフトにより個人情報がインターネット上に流れてしまったという事件がよく取り上げられますので、ウェブ・ネット経由の漏洩が多いとイメージします。　しかし、現実としては情報漏えいの大半は紙媒体です。 　金融・保険業を例にあげてみます。紙媒体での情報漏えい　６４％と過半数を占めています。情報漏えい媒体（金融・保険業）また、情報漏洩の原因としては、紛失・置忘れ、盗難、管理ミスの順となっています。情報漏えい原因（金融・保険業）＊JNSA 2006 年度個人情報漏えいインシデント調査結果速報（ver.1.0）を元にSRIが分析　この結果から企業での情報漏えい対策として、紙媒体の管理は非常に重要ということが分かります。　社内で書類を管理することは、必要な時に閲覧できる利便性はありますが、セキュリティ面では非常に高いリスクを伴います。　ここ数年、法規制の高まりに連れて、社内の機密文書を社外で保管するニーズが急拡大しております。外部で保管・管理することによりリスク低減・オフィススペース削減・コスト削減にもつながります。

WEBシステムでリアルタイムに在庫情報管理

Fri, 29 Jun 2007 19:51:40 +0900

お客様の視点から構築したウェブシステム SRIでは弊社サービス（機密文書保管・機密抹消）をご利用のユーザー様を対象に、インターネット経由で依頼などを行える便利なWEBシステムをご提供しています。 WEBシステムでは、保管文書の在庫状況を書類1枚単位で、インターネットからリアルタイムに確認できます。また、部署毎の閲覧制限や担当者毎の業務権限管理、承認ワークフロー、各種業務の依頼履歴管理、アクセスログの管理などが可能となっています。機密文書の寄託から機密抹消処理まで、文書ライフサイクルに関わるすべての管理業務を、WEB上からスピーディに依頼する事が可能です。 関連リンク WEBシステム

情報の一元管理を支援する仕組み

Fri, 29 Jun 2007 19:51:17 +0900

ＷＥＢシステムでは、拠点・部署ごとに社内文書情報を共有する仕組みをご提供しております。　すでに全国に数十箇所の拠点を持つ大手金融機関や一部上場企業などでご利用いただき、大変好評を頂いている機能です。詳細については、ぜひお問い合わせください。

ISO9001/ISO27001/Pマーク取得

Fri, 29 Jun 2007 19:50:37 +0900

ISO9001、ISO27001、プライバシーマーク取得 弊社は、お客様の個人情報をはじめ大切な会社情報を『トータルドキュメントサービス』として、安心と信頼の施設、設備、システムをもって、発生･活用～保管～保存～廃棄に至るまでの各種サービスを提供しております。そのため、お客様のニーズに対応するには、情報通信技術を積極的に活用し、サービスの向上を目指すことはもちろん、故意または偶然のあらゆる脅威からお客様の情報資産を保護し、必要な情報セキュリティ対策を講じることが重要であると認識しています。そこで弊社は、ISO9001（品質保証と顧客満足の向上）、プライバシーマーク（個人情報の保護）、ISO27001(ISMS)（情報セキュリティ対策の確立）を統合し、お客様から第一に選ばれるサービスの提供、信頼の獲得と維持、そしてお客様満足向上を目指し、継続的に改善していくマネジメントシステムを確立しています。

堅牢なセキュリティ体制

Fri, 29 Jun 2007 19:50:16 +0900

セキュリティ SRIではお客様からお預かりした大切な機密情報を安全かつ適正に管理するために、保管施設・管理設備・防犯設備・人材教育など様々な面から万全のセキュリティ管理体制を構築しています。 施設内アクセス管理 機密文書を安全かつ適正に管理するため、SRI情報管理センターでは２４時間のオンラインセキュリティシステムをはじめとした防犯管理のほか、指紋認証によりエリア毎の入退室を厳しく制限・管理しています。セキュリティエリア内の各室には指紋認証システムを設置、部屋ごとに入退室を管理。たとえ社員でも、入室資格のない部屋には入室できません。また、「誰が、いつ、どの部屋に入ったか」を全て記録しています。セキュリティエリアへの入退室および作業状況は、指紋認証システムに加え、監視カメラで記録し、入退室者・書類の持ち出し等、すべて記録しています。セキュリティエリア出入口は、入室時のみでなく、退室時も指紋認証システムを設けており、入室資格のある弊社スタッフ同伴でなければ外へ出ることはできません。 車両・輸送セキュリティ 機密文書の集配送を行う専用車両には、最新鋭の盗難防止システムを搭載。不審な動きも高精度のセンサーにて未然にキャッチ。また、輸送中のセキュリティを強化するために輸送コンテナや文書箱専用のキャリングケースもご提供しております。また、コンピューターシステムには不正アクセスへの防止技術を導入しており、情報の漏洩を許しません。 WEBシステム 保管文書の在庫確認を書類１枚単位で、インターネットからリアルタイムに確認できるWEBシステムでは、強固なセキュリティ技術を採用し、お客様の情報を守ります。セキュリティ機能　●ワンタイムパスワード　●メニュー使用制限管理　●固定IPによるアクセス制限　●全アクセスログの管理　●承認ワークフロー　●SSL暗号化