お客様の大切な機密情報（契約書・社内文書・マイクロフィルム・レントゲン/カルテ等）を、セキュリティ万全の情報管理センターで厳重に保管・管理いたします。
箱単位でのお預かりだけでなく、ファイルボックスや冊子、書類１枚単位でのお預かりも可能となっていますので、ご利用における様々なニーズへの的確な対応が可能です。
SRI 機密文書保管サービス
法定年限によって保存を義務付けられている文書や永久保存の文書などは、使用頻度が低くても保管していなければなりません。しかし、社内で保管する場合にはどうしても管理コスト・セキュリティの問題が発生します。
SRIの専用機密保管庫に保管することでこの問題を解決できます。
情報管理センター |
機密文書保管エリア |
指紋認証による入退室管理 |
■主な保管形態
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●文書保存箱 
・重要文書 |
●ファイル（冊子管理） 
・ローン・リース等契約 |
●レントゲン保管箱 
・医療機関のカルテ |
●ジュラルミンケース 
・記録メディア |
■お預かりから運用までの流れ
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配送車両からの荷物の搬入作業を、施錠されたセキュアな施設内で行います。 |
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実際に搬入された荷物と、頂いた寄託のご依頼内容とを照合・確認し、データ登録を行います。 |
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保管物のロケーションを確定し、データを登録します。 |
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データ登録されたインデックス情報はWEBシステムに反映され、リアルタイムで確認できるようになります。 |
オンデマンド電送サービスは、お客様のご依頼に応じて、情報管理センターでお預かりしている保管文書から必要な文書を検索し、スキャナ入力によりPDFファイルへ変換し、電子メールに添付してお手元のＰＣへお届け（オンデマンド電送）するサービスです。
■サービスの対象となる文書
保険会社の契約書や申込書、信販会社の個人信用情報等、定型で単票もしくは2、3枚程度の文書など、契約書番号等で文書が特定できるもの、整理されているものが対象です。
番号等があっても整理されていないという場合には、弊社の専門スタッフによるファイリングサービスをご利用いただくことで可能となりますので、ご相談ください。
お預かりした文書箱から依頼文書を検索・抽出し、暗号化PDFファイルへと電子化。 セキュアなWEBシステム経由にてデータを配信します。
トラック輸送では翌日配送が一般的ですが、オンデマンド電送の場合は、通常、ご依頼から30分〜60分以内に文書をお届けする事が可能です。
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お客様からの電送依頼をもとに、システムで文書箱を検索します。 |
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該当の文書箱から、ご依頼の書類を検索・抽出します。 |
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文書のスキャンおよび暗号化処理を行い、データ化します。 |
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暗号化処理されたPDF化データを、セキュアなWEBシステム経由でお受け取りいただけます。 |
■コストを大幅削減
トラック輸送などを利用しないため、１回の出し入れコストを大幅に低減できます。
さらに、電子文書の標準フォーマットであるPDFの採用により、無償利用可能なソフトで閲覧する事ができますので、余分な追加機器は不要です。
■機密性を大幅に向上
重要な文書を毎回輸送する必要がなく、原本を安全な場所に保管したままでの閲覧が可能となりますので、電子メール送信時のファイル暗号化も含め、高い機密性と安全性を確保できます。
FAXなどの方法に比べ紙が残らないなど、安全かつ環境にも配慮した仕組みになります。
SRIでは弊社サービス（機密文書保管・機密抹消）をご利用のユーザー様を対象に、インターネット経由で依頼などを行える便利なWEBシステムをご提供しています。
ログイン画面 |
依頼操作画面 |
Microsoft Internet ExplorerなどのWEBブラウザからアクセスでき、簡単な操作で、保管文書の在庫管理や各種ご依頼・お手続き等を行う事が可能です。
機密文書保管サービス・機密抹消サービスをご利用のユーザー様は無料でご利用いただけます。
WEBシステムでは、保管文書の在庫状況を書類1枚単位で、インターネットからリアルタイムに確認できます。
また、部署毎の閲覧制限や担当者毎の業務権限管理、承認ワークフロー、各種業務の依頼履歴管理、アクセスログの管理などが可能となっています。
機密文書の寄託から機密抹消処理まで、文書ライフサイクルに関わるすべての管理業務を、WEB上からスピーディに依頼する事が可能です。
●ワンタイムパスワード |
●メニュー使用制限管理 |
●固定IPによるアクセス制限 |
●全アクセスログの管理 |
●承認ワークフロー |
●SSL暗号化 |
SRI情報管理センターで保管している文書だけでなく、本社・支店などで保管している社内文書も管理できるASPサービスもご用意。 従来、Excelで管理していた文書保管台帳をWEB上から一元管理できます。
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総務・文書管理部など主管部門が、各部署の入出庫・保管・廃棄状況などを簡単に分析・レポートできるツールも搭載しています。 |
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■オンラインでのリアルタイム管理体制に
SRIのWEBシステムでは、保管文書の在庫状況を書類1枚単位からインターネットでリアルタイムに確認する事ができます。
さらに部署単位の閲覧制限や担当者単位の業務権限管理をはじめ、各種業務の依頼履歴管理、アクセスログの管理などが可能です。
SRI WEBサービス構成
寄託依頼 | 文書箱の寄託依頼（新規、再寄託）、過去の寄託依頼履歴の検索 |
出庫依頼 | 保管中文書の出庫依頼、過去の出庫依頼履歴の検索 |
電送依頼 | 保管中文書の電送依頼 |
保管データ閲覧 | SRIに登録されている全ての文書箱・冊子データの在庫確認・検索 |
破砕依頼 | 保管中文書の抹消処理依頼 |
備品販売 | SRI文書箱、封印シールの発注依頼 |
アクセス解析 | システムへのアクセスログを全社単位・部課単位・ユーザー単位で検索・CSV出力 |
履歴検索 | 過去の寄託依頼、出庫依頼、電送依頼、破砕依頼、備品販売履歴の詳細内容検索 |
お客様のご要望に応じたカスタマイズも承ります。
詳細についてはお問い合わせください。
■文書移管のポイント
文書移管のポイントとしては、その文書ごとに外部保管と社内保管、どちらが適しているのかをきちんと選別する事が重要となります。
●外部保管に適した文書とは
外部保管に適した文書かどうかの判断基準は以下のようになります。
■使用頻度が低く、保存年限のある文書（法定保存文書など）
■永年保存の必要な文書
法定保存文書は法令で保存年限が義務付けられている文書で、それらの多くは使用頻度が低いため、外部での保管が適しています。
また、法定年限とともに社内規定などで永年保存となる文書に関しても同様です。
法定保存文書や永年保存文書を外部保管する事には、管理コスト削減、機密文書の保全対策のほか、事務所スペースの有効活用、災害対策など多くのメリットがあります。
●文書を自社保管する場合に想定される問題点
■文書保管をテナントビル内で行なっているため、地価コストが高い
■必要文書の検索に手間がかかり、作業のたびに時間のロスが大きい
■文書管理は課ごとの担当者が行なっていて、担当者がいないと検索できない
■転勤、退社などで担当者が変更する際に、引継ぎ不備でトラブルが発生
■文書箱がオフィススペースを圧迫
■保存年限切れの文書の廃棄が徹底できず、無駄なスペースコストがかかっている
■文書廃棄をビル管理業者任せのため、機密漏洩が心配
■法定年限10年の文書保管管理をSRIにアウトソーシングした場合
●SRI情報管理センターで保管管理
■遠隔地の情報管理センターで保管管理
■文書が必要な際は、専門スタッフが検索し、PDFデータ化して電送
■原本が必要な際は、トラックにて翌日配送
■午後5時までの出庫依頼は翌日配送が可能
●保管期限満了について
■法定年限満了の1ヶ月前にお知らせし、機密抹消処理・継続保管の確認
●機密抹消処理
■万全のセキュリティの元、大型シュレッダーにて破砕処理
●アウトソーシングのメリット
■地価の安い遠隔地で保管しているため、文書保管コストが大幅に削減
■文書箱を保管していたスペースが空き、オフィス空間を有効活用
■文書整理・検索による労働時間の削減
■必要な時に必要な文書がタイムリーに閲覧可能
■担当者変更時の引継ぎも心配なし
■担当者以外でも用意に検索・電送・配達依頼ができる
■機密漏洩の心配無用の万全なセキュリティ対策
■最終処分もリサイクルで環境負荷も低減
■防災、防犯など万全な管理体制で、保管から廃棄まで一元管理
