Project Description

医療法人社団 慶緑会 あまきクリニック様

「手間をかけなくても、”まるで自分が行ったような”
細かな管理ができることが一番のメリットでした。」

病院やクリニックにおけるカルテ・フィルム管理

多くの病院やクリニックにおいては、日々膨れ上がっていくカルテ・レントゲンの管理に大変頭を悩ませています。 倉庫や書棚を付け足し、買い足してはすぐに足りなくなり、地下室や院内の空いているスペースというスペースは侵食されていきます。

また、必要になった時に欲しいカルテ・レントゲンを探 し出し、取り出す作業や元に戻したり、新たに増えたものを整理する作業に多くの労力と時間を取られます。 このように、スペースにかかる家賃や設備投資、作業にかかる人件費など、知らず知らずのうちに発生しているコストは、大きな負担となっているのです。

特にスペース確保の問題は、都内のオフィスビルなどに開業した中小規模のクリニックにとって喫緊の課題です。

限られたスペースを少しでも診療の為に有効活用する事は、多くの患者様を助ける事にも繋がります。

眼科診療責任者 味木院長
博士(医学)
日本眼科学会専門医

院長経歴
1994年 国家公務員等共済組合連合会 立川病院眼科
1996年 亀田総合病院眼科
1997年 川崎市立川崎病院眼科
1999年 副医長
2002年 岡部クリニック眼科部長
2003年 あまきクリニック開院
2007年 医療法人社団慶緑会設立、 理事長

院長著書
1994年 「あなたは大丈夫?目の成人病」
2003年 「疲れ目を自分で治す本」
2005年 「眼科専門医が教える生活習慣と食事 『子どもの目をよくするためにできること』」

SRIへの移管以前

あまきクリニックにおいても例外ではありませんでした。

外部保管を検討するに至った経緯について、あまきクリニック院長の味木幸先生にお話をお伺いしました。

「実は開業以前より開業医の先生方から、そのうちにカルテ・レントゲンが溢れてきて困るよ、という話は聞いていたんです。でも当時は、それよりも患者さんが来てくれるかどうかの不安の方が大きくて。」

「ところが、いざ聞いていた問題に直面し始めると本当にどうすればよいのか困りました。スタッフから『棚を買って下さい。』と言われて買い足したのですが、段々とその期間が短くなってきました。 当初は自宅などでの保管すら考えました。でも管理する人もいませんし、患者さんの大事な個人情報ですから、やはり専門的なところに預けなければ無理だと思いました。」

外部保管先の選定ポイント

どのようなポイントで探したのでしょうか?

「会計事務所に相談したところ、他の病院でも利用しているという倉庫会社を紹介して頂きました。でも、ダンボール箱での出し入れしかできなかったので、それでは届いてからまたその箱からカルテを探し出さなければいけないのが手間だと感じました。 その手間すらも無くしたかったので、できれば必要な患者さんのカルテだけ取り出せる事を望んでいましたし、とにかくスタッフに掛かる負荷を必要最低限に抑えて”楽”にしたかったのです。」「個人情報を取り扱うわけですから、セキュリティやノウハウがある事は大前提ではありましたが、とは言っても、コストも掛けたくありませんでした。」

どのようなところが評価のポイントだったのでしょうか?

「まず、箱ごとではなく患者さん単位でカルテの出し入れができる点が魅力でした。先述したように、なるべく手間を無くしたかったので、とても効率的な管理ができると感じました。」

「しかも、そうした管理を全てパソコンで行えるというところがとても便利で、カルテの出し入れの依頼を入力しただけで、必要なカルテを自動的に届けてくれたり取りに来てもらえますし、廃棄もお任せできてしまうのが助かります。」

実際に運用を始められて効果は出ていますか?

「預けているカルテの患者さん情報(ID番号・名前)が全部登録されているので、簡単に探し出す事もできますし、『まるで自分が取りに行ったような、”どこでもドア”のような管理』ができてしまうので、とても満足しています。」

「これだけ簡単なので、診察や手術で忙しい私が何もしなくても全部スタッフに任せらますし、出し入れの記録も全て見る事ができますから、私の仕事はスタッフとSRIとのやりとりをメールでチェックする程度で済んでいます。」

「また、これまでにカルテの置き場で取られていたスペース分の家賃と、棚などに掛けていた費用を考えれば、充分なコストメリットも出ています。」

「しかし、患者さんお一人お一人のIDと名前を3,500件全てについて入力・登録してもらったので、初期の移管時の作業は、カルテファイルを年度ごとに箱に詰めただけでした。」

「以前は棚にギュウギュウに収めていたので、抜き出すのも戻すのも苦労していました。 今はWEBシステムで必要な患者さんを選択して依頼を送信するだけで、配送時間にバラつきはあるのですが翌日には届けてもらえるので、仕事が楽になりました。」

「最初に預けたのは古いものの2~3年分にとどめていたのですが、今後はもっと移管していき、手元に置いておくのは使う頻度の高い1~2年前のものだけにして、院内をすっきりさせていきたいと思います。 データの登録作業も簡単なので自分達で行っていきたいと考えています。」

今後の展望

更に運用を改善したい点や利用したい機能・サービスなどはありますか?

「最初はカルテを預ける事でしか考えていませんでしたが、それ以外にも、限られた院内のスペースを潰している書類があります。 それら会計書類や院内で販売している書籍の在庫なども、同様の管理運用を活用したいと考えています。」

「またカルテについても、 オンデマンド電送サービスを利用して、更に効率の良い運用ができないものか検討していきたいと思います。」

導入事例に掲載されている法人名、個人名、コンテンツは、お客様より許可いただいた上、構成・公開しております。

医療法人社団 慶緑会 あまきクリニック様

あまきクリニックは、2003年、東京のオフィス街の中心に眼科・形成外科・皮膚科のクリニックとして開設し、各科とも専門医による正しい医療知識に基づく 診療と充分な説明をした上での治療を信条として、患者と充分なコミュニケーションがとれる規模を保ちながら最先端の機器の導入による高度な医療を提供しています。

*本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は取材時のものであり、このページ の閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

カルテ・レントゲン管理ソリューションのパンフレットを御覧ください

本パンフレットでは、弊社クリニック向けカルテ・レントゲン管理のソリューション内容だけでなく、多くのクリニックが直面するスペースの問題・手間の問題・患者情報管理の問題をSRIソリューションを通じて解決した事例・運用フローなども掲載しております。

個人情報管理のリスク低減とともに、業務負荷の低減、管理コスト・人件費の削減につなげられるSRIカルテ・レントゲン管理ソリューションをぜひご検討ください。