ファイルの使い方で「整理法」をカエル!

ファイルの使い方で「整理法」をカエル!

ファイル用具のキ・ホ・ン

基本的なファイル用具は、大きく分けて2つあるよ!

  • フォルダー式(個別フォルダー)
  • 簿冊式(フラットファイル、パイプファイル、バインダー)

ぼさつしき?という言葉は聞いたことがなくても、きっと見たり使ったりしたことがあると思うんだ。かんたんな豆知識だから、一つ一つ解説していくケロ!

フォルダー式ってなあに?

フォルダーは中に収める書類をそのまま入れ、綴じ具などつけないものだよ。発生した書類は直ぐにファイルでき、用の済んだ書類は小まめに捨てることができるよ。
フォルダー式を用いたファイリング方法は、キャビネットなどにカードのように立てて並べることから“バーティカル(垂直の、直立の)ファイリング”と言うんだ。
これは1892年にアメリカのローズノー博士という人が考案し、書類の探しやすさ、使いやすさ、捨てやすさ、持ち運びやすさ、整理しやすさなど、全てを満たす方法として翌年のシカゴ万博で好評を博して以降、120年経った今でも広く用いられているんだよ。

簿冊式ってなあに?

簿冊式は、書類に穴を開けて綴じこんでいくもので、綴じこむ作業が面倒なんだけど、順序が前後することがないので探しやすく、特に帳票やコンピュータのアウトプット用紙などの整理に適しているよ。
ただし、綴じこむ作業の煩雑さが不要文書の滞留を招きやすくするだけでなく、文書の私物化を助長する恐れもあるんだ。
また、厚さがあるので具体性を欠いた簿冊名(ラベリング)を付けると、検索性も悪く時間と労力を要す結果になりかねないんだ。簿冊式で整理していたとある自治体が、バーティカルファイリングに切り替えたところ、保管庫が180台から107台に削減できたというケースが報告されているよ。
このように簿冊式は帳票類を探しやすいメリットあるんだけど、無駄な保管スペースを生む場合もあるファイリング方法と言えるんだ。

カエルコンサルがオススメするファイル用具は?

ぼくはフォルダー式をよく使うよ!フォルダーを使いファイルボックスできれいに並べると、簡単に書類を検索できて、いらない文書もすぐに捨てることができるんだ♪
活用中の文書はフォルダー式で、ひと段落したり終了したら簿冊式でというように“使い分けることが有効”だよ。
簿冊式は中の書類を細部に分けてフォルダーに入れることもできるので、用途に合わせて選んで、効果的に整理・整頓!ケロ♪