文書削減コンサルティング

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文書削減コンサルティング2019-03-15T18:29:25+00:00

文書削減代行サービス

~お客さまのオフィスへ伺い、文書削減の計画から実施までを代行します~

オフィススペース確保のために、オフィス内にあるムダな文書やキャビネットを削減したいという声を多くお聞きします。自社で取り組んでみたけど、失敗したというケースも多いようです。

【典型的な文書削減の失敗例】
・文書の削減目標数値・期限を設定するだけで、削減方法は各部署任せ。
・手間とコストをかけて電子化を行ったが、電子データはほとんど利用されなかった。

このような方法では従業員から不満の声があがることは避けられません。また従業員の方の時間・手間を多く必要とするようでは、全社で協力を得られず、途中で頓挫してしまうというケースも多くあります。では、どこに注視しながらどのように文書管理を行っていけば良いのか、文書管理のプロであるSRIの手法をお伝えします。

文書削減手法

手間なく

文書削減には、廃棄・書庫や外部倉庫への移管・電子化があります。オ フィス移転の場合、キャビネットへの戻し作業も発生します。廃棄・移管・ 電子化を行うためにも、事前にオフィス内文書を調査・選定し、棚卸し 作業や台帳作成、箱詰め作業などが必要になります。それらの手間の 掛かる作業はSRIが代行いたします。

手間なく

文書削減には、廃棄・書庫や外部倉庫への移管・電子化があります。オ フィス移転の場合、キャビネットへの戻し作業も発生します。廃棄・移管・ 電子化を行うためにも、事前にオフィス内文書を調査・選定し、棚卸し 作業や台帳作成、箱詰め作業などが必要になります。それらの手間の 掛かる作業はSRIが代行いたします。

安 心

文書管理の専門家が、各部署の文書管理状況を調査・把握し適切なアド バイスを行い、文書削減・維持管理の仕組み構築を支援します。

安 心

文書管理の専門家が、各部署の文書管理状況を調査・把握し適切なアド バイスを行い、文書削減・維持管理の仕組み構築を支援します。

文書管理 の継続

削減後はSRIの文書管理システムで、文書の発生~廃棄までのライフサ イクルを管理できます。全社に文書管理を浸透させることは大切です。 SRIの文書管理システムで運用することによって各部署の点検を行うこ とが容易になります。

文書管理 の継続

削減後はSRIの文書管理システムで、文書の発生~廃棄までのライフサ イクルを管理できます。全社に文書管理を浸透させることは大切です。 SRIの文書管理システムで運用することによって各部署の点検を行うこ とが容易になります。

導入手順と役割

文書削減支援ソリューションの導入手順は、基本的には以下の項目からなります。黄色の箇所がお客さま、青色がSRIの作業となります。お客さまの作業負担は少ないため、業務に注力することができます。

廃棄しやすい環境整備

全社で文書削減を実施する場合、従業員の方に目標数値や具体的な手法について周知させる必要があります。そのために社内の各所に啓蒙ポスターを貼り、全社で取り組んでいる活動ということを浸透させることが効果的です。SRIにてポスターの企画・デザイン・制作を行います。

文書管理構築の第一歩は、文書の廃棄です。文書を削減しやすくするために、セキュリティBOX「たまって箱」を設置させていただき、無駄な書類を即廃棄できる環境を整えます。文書主管部門の方は、部署ごとの廃棄量を把握でき、進捗状況を随時確認できます。

セキュリティBOX「たまって箱」設置

使い方は簡単!不要になった書類をたまって箱の上部にある投入口に入れるだけです。ホチキス・ゼムクリップをつけたままでもOK!ただし、1度中に入れたらもう出せませんのでご注意ください。

ヒアリング・視察調査

文書実態調査表をもとに、現状の文書管理状況を確認するために、各部署へSRIが訪問させていただき、キャビネット内・デスク周りの利用状況を確認します。どのような文書を保有しているか、どのように管理しているかなどをヒアリングします。さらに、普段の困りごと、削減にあたっての懸念事項など、各部署30分~1時間程度のヒアリングと視察調査を行います。ヒアリング・視察調査をもとに、SRIが削減実施前に報告・提言を行い、削減量の向上を図ります。

ヒアリングの目的

・部門属性の確認(人数/業務内容/業務の流れなど)
・部署で保有している書類/その他物品の種類・量・保管方法を確認するキャビネットやデスク周りの写真撮影も行う
・今後、整備・削減するうえでハードルとなりそうな事柄の確認・整備された状態を維持できる仕組みをつくる参考にする
・現場での目視+追加説明など
・書庫や外部倉庫にある文書の保存年限見直し

事前準備(文書選別)

各部署へのヒアリング・視察調査分析結果を踏まえて、オフィス内文書を選別していただきます。廃棄する文書には赤シール、外部へ保管する文書には黄色のシールなど、ファイルに選別シールを貼るだけの作業となります。

文書管理を継続させるため

文書管理は、導入時に「2割」の力、維持管理に「8割」の力を必要とすると言われています。何も策を講じなければ、文書削減を行ったオフィスが数カ月後には文書であふれかえることになります。文書であふれかえるオフィスにしないためには、文書の廃棄、閲覧頻度の低い文書の移管など定期的に運用ルールを見直しながら行っていかなければなりません。コア業務でない文書管理を全社的に継続していくために、SRIは文書管理システムをご提供しております。

導入事例

不動産仲介業 ザイマックスエステートデザイン様

文書を削減して、1.5フロアを1フロアに! 自慢のオフィスになりました

不動産仲介業 ザイマックスエステートデザイン様

文書を削減して、1.5フロアを1フロアに!自慢のオフィスになりました

金融機関 A社

通路がキャビネットであふれるオフィスが、 安全で快適なオフィスになりました

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通路がキャビネットであふれるオフィスが、安全で快適なオフィスになりました

製造業B社

文書を削減して、スペースの有効活用! 慢性的に不足している会議スペースを創出

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文書を削減して、スペースの有効活用!慢性的に不足している会議スペースを創出

不動産業 C社 

監査で文書管理の指摘があり、書類削減! 運用ルールが定まり、書類管理が改善

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監査で文書管理の指摘があり、書類削減! 運用ルールが定まり、書類管理が改善

製造業 D社

移転に伴い、新オフィスに必要な適正な書類量を割り出してもらい、ルール策定してもらいました。2拠点を1箇所に集約できました。

製造業 D社

移転に伴い、新オフィスに必要な適正な書類量を割り出してもらい、ルール策定してもらいました。2拠点を1箇所に集約できました。

通信業 E社

スペース縮小に伴い、書庫の削減を提案・サポートいただきました。オフィスでの書類管理方法もアドバイスいただき、その後の運用もしっかり出来ています。

通信業 E社

スペース縮小に伴い、書庫の削減を提案・サポートいただきました。オフィスでの書類管理方法もアドバイスいただき、その後の運用もしっかり出来ています。

製造業 F社

ミーティングスペース増設に伴うキャビネット削減をサポートいただきました。SRIさんからの定期的なアフターフォロー(年2回の移管・パトロール)で維持継続出来ています。

製造業 F社

ミーティングスペース増設に伴うキャビネット削減をサポートいただきました。SRIさんからの定期的なアフターフォロー(年2回の移管・パトロール)で維持継続出来ています。

G社 研究施設 

SRIのサポートにより、難しいと思われていたフリーアドレスが実現出来ました。袖机の整理までサポートいただき、手間なく進めることができました。他部署とのコミュニケーションが増えました。

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SRIのサポートにより、難しいと思われていたフリーアドレスが実現出来ました。袖机の整理までサポートいただき、手間なく進めることができました。他部署とのコミュニケーションが増えました。

建設業 H社

オフィスに溢れかえっていた図面の管理方法をアドバイスいただきました。複数あった書庫の活用ルールまでご提案いただき、社員にも受け入れられています。

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オフィスに溢れかえっていた図面の管理方法をアドバイスいただきました。複数あった書庫の活用ルールまでご提案いただき、社員にも受け入れられています。