文書削減支援ソリューションの導入手順は、基本的には以下の項目からなります。黄色の箇所がお客さま、青色がSRIの作業となります。お客さまの作業負担は少ないため、業務に注力することができます。

全社で文書削減を実施する場合、従業員の方に目標数値や具体的な手法について周知させる必要があります。そのために社内の各所に啓蒙ポスターを貼り、全社で取り組んでいる活動ということを浸透させることが効果的です。SRIにてポスターの企画・デザイン・制作を行います。

文書管理構築の第一歩は、文書の廃棄です。文書を削減しやすくするために、セキュリティBOX「たまって箱」を設置させていただき、無駄な書類を即廃棄できる環境を整えます。文書主管部門の方は、部署ごとの廃棄量を把握でき、進捗状況を随時確認できます。

セキュリティBOX「たまって箱」設置

使い方は簡単！不要になった書類をたまって箱の上部にある投入口に入れるだけです。ホチキス・ゼムクリップをつけたままでもＯＫ！ただし、１度中に入れたらもう出せませんのでご注意ください。

文書実態調査表をもとに、現状の文書管理状況を確認するために、各部署へSRIが訪問させていただき、キャビネット内・デスク周りの利用状況を確認します。どのような文書を保有しているか、どのように管理しているかなどをヒアリングします。さらに、普段の困りごと、削減にあたっての懸念事項など、各部署30分～1時間程度のヒアリングと視察調査を行います。ヒアリング・視察調査をもとに、SRIが削減実施前に報告・提言を行い、削減量の向上を図ります。

ヒアリングの目的

・部門属性の確認（人数/業務内容/業務の流れなど）
・部署で保有している書類/その他物品の種類・量・保管方法を確認するキャビネットやデスク周りの写真撮影も行う
・今後、整備・削減するうえでハードルとなりそうな事柄の確認・整備された状態を維持できる仕組みをつくる参考にする
・現場での目視＋追加説明など
・書庫や外部倉庫にある文書の保存年限見直し

各部署へのヒアリング・視察調査分析結果を踏まえて、オフィス内文書を選別していただきます。廃棄する文書には赤シール、外部へ保管する文書には黄色のシールなど、ファイルに選別シールを貼るだけの作業となります。

文書管理は、導入時に「2割」の力、維持管理に「8割」の力を必要とすると言われています。何も策を講じなければ、文書削減を行ったオフィスが数カ月後には文書であふれかえることになります。文書であふれかえるオフィスにしないためには、文書の廃棄、閲覧頻度の低い文書の移管など定期的に運用ルールを見直しながら行っていかなければなりません。コア業務でない文書管理を全社的に継続していくために、SRIは文書管理システムをご提供しております。