セキュリティリサイクル研究所

オフィス内の文書を管理するにあたり、お困りになるのは廃棄書類の区分ではありませんか？ 「整理の基本はまず捨てること！」とはよく言いますが、では一体どの書類はどの期間を保存する必要があり、どういった書類がどういった期間を経過すれば廃棄してよいのでしょうか。文書の種類により「法定年限」が定められておりますが、以下にその代表的なものを挙げてみたいと思います。 ○永年保存

総務・庶務関係	文書名	起算日
	定款、株主総会議事録、取締役会議事録、株主名簿、社債原簿
	登記済証（権利証）など登記・訴訟関係書類官公署に対する提出文書、官公署の許可書、認可書、命令書、通達などで重要な書類

○10年保存

経理・税務関係	文書名	起算日
	商業帳簿および営業に関する重要書類 ・貸借対照表・損益計算書・営業報告書・利益処分案とそれぞれの付属明細書、総勘定元帳、各種補助簿、株主台帳、株主名義書換簿、判取帳など	帳簿閉鎖の時

○7年保存

経理・税務関係	文書名	起算日
	取引に関する帳簿 ・仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、帳簿代用書類など決算に関して作成された書類 ・たな卸表など 現金の収受・払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証愚書類 ・領収書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書など	帳簿閉鎖日、書類作成日・　受領日の属する事業年度　終了の日の翌日から２ヵ月を経過した日

○5年保存

経理・税務関係	文書名	起算日
	財産形成非課税貯蓄申込書・同申告書・同異動申告書・同勤務先異動申告書・同廃止申告書・ 海外転勤者の財産形成非課税貯蓄継続適用申告書・海外転勤者の国内勤務申告書のそれぞれの写し、退職等に関する通知書	財産形成非課税貯蓄廃止申告書または通知書の提出日

○3年保存

経理・税務関係	文書名	起算日
	労働者名簿	死亡・退職・解雇の日
	雇入、解雇、退職に関する書類	同上
	災害補償に関する書類	災害補償の終わった日
	賃金その他労働関係に関する重要書類	完結の日
	労災保険に関する書類	同上

しかし上記とは別に、会社独自の「社内規定年限」というものを定めている企業様が多いようです。オフィス内の文書管理をするには、まずこの「社内規定年限」を今一度、社内で明確にする事から始めましょう！ そして捨てられる書類を廃棄してから、保存年限ごと→部署ごと→文書の種類ごと、といった順序で整理していきます。整理が完了でき、オフィスがスッキリしたらもう安心。　と思ったら大間違いです。社内で管理するにしても、外部委託で管理するにしても、時間を経て随時到来する保存年限をいかに管理していくか。実は、文書管理のポイントがここにあるのです！

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SRIでは、ＷＥＢシステムをご提供し、企業様の適正な文書管理をサポート致しております。「保存年限到来のお知らせ」はもちろんのこと、企業様ごとの社内規定に則った管理を実現させるべく「年限アシスト機能」という新機能を搭載しました！ これにより利便性と安全性の高いサービスをご提供させて頂いております。