準備・社内調整もアウトソーシング

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準備・社内調整もアウトソーシング 2016-12-30T09:18:52+00:00

準備から社内調整までSRIがサポートいたします

キックオフ会議の実施

文書管理の重要性・目的や作業内容を理解いただくために、各部門の代表者を対象に説明会を開催します。

<実施概要>
・ゴール(目的)の共有
・文書管理の重要性の認識
・文書実態調査の方法
・ヒアリング、視察調査の方法
・スケジュールなどの説明

文書実態調査~ヒアリング・視察調査~集計・分析

●各部署へヒアリング・視察文書実態調査表をもとに各部署を訪問し、キャビネット内・デスク周りの利用状況を確認します。

<ヒアリング・視察の内容>
・部門属性の確認(人数/業務内容/業務の流れなど)
・部署で保有している書類/その他物品の種類・量・保管方法を確認する
・キャビネットやデスク周りの写真撮影
・今後、整備・削減するうえでハードルとなりそうな事柄の確認
・整備された状態を維持できる仕組みをつくる参考にする
・現場での目視+追加説明など
・書庫や外部倉庫にある文書の保存年限見直し

移管・登録

移管作業

●箱詰め選別シールが貼られた文書を廃棄・外部保管ごとにSRIが梱包します。

台帳作成・登録
●台帳作成等外部保管対象文書についてはSRI側にて台帳作成を行い、機密文書専用倉庫でお預かりいたします。

機密文書廃棄
●機密文書廃棄廃棄対象文書はSRI情報管理センター内で安全に機密抹消を行います。

導入後サポート

●作業完了報告書

●運用マニュアル作成

●運用説明会

●データアップロード