/ 文書保管サービス
DOCUMENT MANAGEMENT CHALLENGES
多くの企業が抱える文書管理の悩みは、スペース不足にとどまらず、生産性・コンプライアンス・DX・人材継承など、経営全体に関わる複合的な問題へと広がっています。
書類整理に時間を取られすぎているファイリングや台帳管理で本業に集中できない
「どこから整理すればいいか」わからないスペースは空けたいが手のつけ方が見えない
契約書の期限・紛失リスクが怖い1件ずつ期限が違う重要書類の管理に悩んでいる
紙と電子データが混在しているペーパーレス化を進めたいが一元管理できない
ベテランのノウハウが文書に埋まっている退職で技術・知識が引き継がれずに消えていく
セキュリティ・法規制への対応が不安J-SOX・会社法対応、サイバー攻撃への備えが不十分
1つでも当てはまるなら、SRIがまるごと解決します。
「書類の置き場所」という表面的な問題の背後には、業務効率・経営戦略に直結する複合課題が潜んでいます。
コンプライアンス対応を重視するあまり、書類のファイリング・台帳作成・電子化・廃棄管理といった一連の作業に膨大な工数が費やされています。「文書を探す」だけで半日かかるケースも珍しくなく、本来注力すべきコア業務の生産性が著しく損なわれています。
「書類を探す時間が1日1〜2時間。もったいないとわかっているのに改善できない」
働き方改革やリモートワーク普及によるオフィス縮小の動きが加速する中、「スペースを空けたい」というニーズは高まる一方です。しかし多くの担当者の本音は「どこから手をつければいいか分からない」。整理の方法論ごと課題を抱えているケースが大半です。
「増員したいのにオフィスが手狭。でも何をどう捨てていいかも判断できない」
会社法・J-SOX法による内部統制強化の要求に加え、ランサムウェアをはじめとするサイバー攻撃の脅威も年々高まっています。契約書のように件ごとに保存期限が異なる重要書類の紛失・誤廃棄リスクは、経営責任に直結する重大問題です。
「契約書の保存期限管理が属人化していて、いつ監査で指摘されるか不安」
ペーパーレス化を推進したくても、過去の大量紙文書の電子化には膨大なコストと時間がかかります。電子契約の普及で「紙の原本」と「電子データ」が並存する状況が生まれ、一元管理の方法が見えないまま放置されているケースが増加しています。建設・製造業では手書き図面の扱いも大きな壁です。
「電子契約とPDF保存とバインダーが混在していて、どこに何があるか誰もわからない」
少子高齢化と2024年問題（時間外労働上限規制）が重なり、企業は労働時間の短縮と生産性維持の両立を迫られています。さらに深刻なのは、ベテラン社員の退職に伴い、紙文書・図面に眠る技術ノウハウや業務知識が次世代に引き継がれず、企業競争力の静かな空洞化が進んでいることです。
「あの人にしかわからない図面の読み方がある。でももうすぐ退職してしまう」
SOLUTION
BPO（事務代行）・文書削減コンサルティング・管理システム「BUNTAN」・AI活用を組み合わせ、 上記5つの課題を根本から解決します。課題ごとに最適なアプローチを提案し、 お客様の業務フローに合わせた完全カスタマイズで、煩雑な文書管理から解放します。
| 課題 | SRIの解決策 | |
|---|---|---|
| 01生産性の低下 | → | |
| 02スペース・整理問題 | → | |
| 03法令・コンプライアンス | → | |
| 04DX化の遅れ | → | |
| 05人材・知識の継承危機 | → |
社内・取引先情報が含まれる重要文書、個人情報が含まれる契約書・申込書・アンケート・
カルテ／レントゲンなど、セキュリティ万全の情報管理センターで厳重に保管・管理致します。
SRIでは箱単位でのお預かりだけでなく、ファイルボックスや冊子、書類一件単位の管理にも柔軟に対応。
お客様の課題・要望ごとにサービスをカスタマイズし、最適な文書管理ソリューションをご提供致します。
機密情報を倉庫で単に保管するだけではなく、書類のファイリング代行サービス・冊子、書類単位の管理サービス、
検索・電送サービス、ウェブ検索サービスなど、機密文書に関わるトータルドキュメントマネジメントサービスをご提供しております。
SRIではお客様からお預かりした大切な機密情報を安全かつ適正に管理するために、保管施設・管理設備・防犯設備・人材教育など様々な面から万全のセキュリティ管理体制を構築しています。
アクセス管理
施設外周セキュリティ
輸送セキュリティ
教育
お客様の大切な機密文書（契約書・社内文書・カルテ等）を
セキュリティ万全のSRI情報管理センターで厳重に保管・管理いたします。
管理体系は箱・ファイル・文書1件単位とお客様のニーズに合わせた形でお預かりいたします。
箱単位
ファイル単位
1件単位
お客様やSRIスタッフの意見を反映し、素材・構造の改良を積み重ね、組立てやすさ・収納のしやすさを追求した
長期間の保存・輸送に適した文書保存箱です。
外寸：415×340×285(mm)、内寸：410×335×275(mm)
「BUNTAN（ブンタン）」は、WEBブラウザからアクセスでき、簡単な操作で、保管文書の在庫管理や
各種ご依頼・お手続き等を行うことができます。
保管文書の在庫状況を書類1枚単位で、インターネットからリアルタイムに確認できます。
また、部署毎の閲覧制限や担当者毎の業務権限管理、承認ワークフロー、各種業務の依頼履歴管理、
アクセスログの管理などが可能となっています。
機密文書の寄託から機密抹消処理まで、文書ライフサイクルに関わるすべての管理業務を、
WEB上からスピーディに依頼する事が可能です。
SRIでは文書の閲覧が必要になった際に、必要な文書のみスキャニングしてデータを送付する「オンデマンド電送」や、ウェブ会議システムを利用してリアルタイムにSRI倉庫内の文書を閲覧できる「リモート閲覧」によって、お客様の業務を効率的にサポートします。
文書をSRI倉庫外に持ち出さずに閲覧が可能となるため、情報漏洩や紛失のリスクを低減します。
電子帳簿保存法などへの対応で電子データ用のシステムが乱立する中、SRIの文書保管サービスが多くの企業から支持される理由をご紹介します。
01
紙文書と電子文書で別々のシステムを使ったり、保管業者と電子化業者を分けたりする必要がなくなるため、煩雑な管理業務から解放され、管理がシンプルになります。
02
時間や労力のかかる文書管理業務をプロに丸投げすることで、社内のリソース不足を解消し、本来注力すべきコア業務に経営資源を集中させることができます。
03
物理的な文書保管の外部委託や文書削減コンサルティングを通じてオフィススペースを有効活用できます。効率的な管理により、文書管理にかかるトータルコストの削減にも繋がります。
04
コンプライアンスや内部統制、法規制の遵守に対応するためのアドバイスや、運用面の課題に対するコンサルティングも受けられ、長期的な視点での安心感を得られます。
SRIで保存している文書を保存期限の到来後に安心・安全に機密抹消いたします。
機密抹消後は提携の製紙会社にてトイレットペーパーへとリサイクルされますので、
環境へ配慮した書類の機密抹消がおこなえます。
保存期限到来1か月前に、BUNTANより通知いたします。
通知へのご回答（廃棄/期限延長/ご返却）で「廃棄」を選択いただくと、保存期限到来後、機密抹消をおこないます。
大型シュレッダーにより、紙片へ裁断することで機密抹消とリサイクルを両立します。機密抹消後は証明書を発行いたします。文書を保存している倉庫エリアから機密抹消エリアは同施設内のため、外部への情報漏洩の心配がありません。
提携の製紙会社にて、トイレットペーパーにリサイクルいたします。
機密抹消が完了した証明として「機密抹消証明書」を発行します。
専門スタッフが貴社の課題をヒアリングし、最適なプランをご提案します。Zoom・Teamsでのオンライン相談にも対応しています。
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