契約書の「紙」と「電子」をまとめて管理できるのは

サイバートラスト株式会社
管理本部　法務部　田村孟也様

業種　：IoT事業、Linux/OSS事業、認証・セキュリティ事業
社員数：101人～500人

契約書については基本的に法務部で管理しております。
以前は法務部員は正社員が私1名で契約管理業務を行っており、他部署から契約書閲覧依頼がある度に管理システムのデータベースを元に原本を探し当て担当者へ原本貸し出し、もしくはPDF化して依頼者へメール送付しておりました。

ただ、管理システムは3年に1度システムをリプレイスしていた事もあり、古い契約書については過去利用していた複数のシステムのどこにあるか探しに行かなくてはならず、相当な検索時間がかかっておりました。また、新規契約数も増加しており、新しいデータベース作成にも手が回らない状況もありました。
そこに輪をかける様にグループ会社と統合もあり、グループ会社分の契約書も入ってきて、管理・検索が更に煩雑になり、物理的な原本保管スペースも逼迫してきておりました。

そんな中、親会社より「契約書のデータベース整備・作成代行や、原本も保管管理してくれるシステムを導入して利用している」と紹介された事が『BUNTAN』を知るきっかけでした。

契約書の管理業務（台帳作成・PDF化）を丸ごとお任せできる所と、過去分・新規分の契約書を『BUNTAN』という１つの管理システムに集約でき、台帳データベースの検索性も良かった事が決め手になりました。
前述の通り、法務部は当時リソースがなかった為、定期的に紙契約書原本を送るだけで台帳作成・PDF化をしていただき、『BUNTAN』にすべてのデータベースが反映され、原本はそのまま保管していただける事は契約管理業務に負荷がかかっていた弊社にとって非常に魅力的なサービスでした。

また、弊社は電子契約システム「クラウドサイン」を導入しているのですが、『BUNTAN』は「クラウドサイン」とシステム連携をしており、電子契約を締結するだけで意識せずともBUNTANに自動登録されるし、相手先発信の電子契約（クラウドサイン以外）も管理ができる為、紙・電子問わず集約管理ができる部分も非常に大きなポイントでした。

BUNTANを導入することでどれくらいの業務時間削減ができるかを社内で理解いただく事がポイントでした。
ただ、私自身BUNTANを使えば業務時間削減ができる確信があったので、シミュレーション資料等を作成して費用対効果が出ることを社内決裁者にアピールしました。

また『BUNTAN』では紙契約書原本も保管できる為、保管もお願いしたいと思っていました。ただ社内決裁者間では「ダンボール箱単位で保管するだけでしょ」という、いわゆる「倉庫保管」の認識がありました。
倉庫保管ではあるが「１件単位で明確に保管・管理ができる」という部分も他社サービスとの差別化となり、稟議を通せた大きな理由の一つでした。

『BUNTAN』や原本保管場所のセキュリティ面についてもSRI様に提供頂いた資料で問題なく理解を頂けました。