コンサルティング

公益社団法人日本食品衛生協会様

紙があふれるオフィスから交流あふれるオフィスへ～半世紀分の文書を削減した秘策～

日本の食の安全を守るための活動を主として、1948年に設立された日本食品衛生協会様。全国組織を通じ、食品関係事業者への食品衛生管理の各種講習、出版、共済事業、講習会や消費者に対する情報提供等、食品衛生にかかわる国際協力、調査研究の推進等、各種公益目的事業等を展開されています。今回は、短期間でのご移転の最中、大量の文書削減をする必要に迫られた際にどう打開されたのかを、ご移転プロジェクトの責任者の水野様と実働部隊の要を担われた桑原様にお話を伺いました。

公益社団法人日本食品衛生協会

理事　　　　　　　　　　　　　　　　

水野　一正様（写真右）

総務部総務課　総務部本部移転準備室　

桑原慎太郎様（写真左）

【導入背景と課題】

当協会は、半世紀を超える年月を外苑前の日本食品衛生センターを拠点に活動してきましたが、創立75周年を迎え新たに浅草という地に本部事務所の移転が決まりました。
新しいオフィスでは、さらなる従業員間のコミュニケーション活性化による業務のシナジー効果を生み出す目的で【SMOOTH】というコンセプトを掲げ、その実現のためには複数フロアに分かれていたオフィスを1フロアに集約する必要がありました。
この移転プロジェクトを進める上で、理想のオフィスの実現のためには、大きな問題が2点浮き彫りとなりました。

1つ目は、大量の文書の取り扱いです。

55年という長い期間にわたり、地下書庫や塔屋、図書室、オフィス内書庫などあらゆる場所に書類や書籍が眠っていました。
この大量の文書を、通常の業務と並行して削減していかなければならなかったのです。
電子化をしてから廃棄してはどうかという意見もあり検討しましたが、非常に高額になりますし、廃棄をするにも55年分の文書のどれを捨ててよいのか確証が持てず、自分達だけで削減するのは難しいのではないかと思いはじめました。
そのあと、SRIさんの事前調査でFm（ファイルメーター）という単位で保有文書量がわかり、驚愕しました。新しいオフィスへは、なんと現状の80％以上の文書を削減しないといけないという具体的な数字が出て、自分達だけで削減する事は諦めました。

2つ目は、移転のスケジュールが非常にタイトだったことです。

通常、移転は３年～５年という複数年単位で動かすことが多いと思いますが、今回は、１年という非常にタイトな期間で移転を行うことになりました。
通常業務がある中、この2つの問題を自力で解決するのは難しいと考え、サービス導入に踏み切りました。

浮き彫りになった課題

・2フロアを1フロアに集約、かつ書庫などのスペースがない新オフィスへの移転

・55年という長い年月で累積した文書をどうすべきかが分からなかった

・1年という非常にタイトなスケジュールの移転プロジェクトだった

【導入の決め手】

一言でいうと、移転時の労力削減です。

通常業務と引っ越し作業が並行する中、なるべく従業員に負担をかけずに進められるような仕組みが必要でした。
SRIさんはオフィスの設計事務所からの紹介なので、コンセプトに沿った『レイアウト』と喫緊課題の『文書量』という非常に密接な関係にある内容を設計事務所と情報共有・連携をしていただく事で、弊協会がそれぞれと調整や打合せをする手間を省けて、移転にかかる労力削減につながると確信し、結果その通りとなりました。

文書の削減に関しては内部でも「書類を思い切って捨てよう」とか「念のために残しておくべき」というさまざまな意見がありましたが、それではとても収集がつきません。
SRIさんは、各部へそれぞれ業務のヒアリングを実施し、業務内容を理解したうえで文書の保存に関して法的な根拠をもとに基準を示していただけるという提案内容でしたので、移転までのスケジュールがタイトな中で、「何を残し」「何を削減するべき」かを悩まなくてよいと感じられたことも決め手の一つでした。

【導入にあたり稟議決裁を通す為、工夫した点等】

経営層にはとにかく必要性を伝えました。
通常業務がある中、非常にタイトなスケジュールの移転かつ80％以上もの文書削減が必須で、自前では無理でした。
特に、各部の業務に支障のでない新オフィスに持っていくべき文書の基準を自前で作成することは無理だということを強く訴えました。

外部保管も、今までが置けるスペースがありコストをかけたことがなかったのですが、コンサル実施によりある程度外部保管が必要な文書量が見え、思ったよりコストがかからないことがわかり、周囲にレンタルスペースを賃貸する場合とコストの試算比較を行った上で説明しました。

【導入効果】

（桑原様）
2フロアを1フロア化し、コミュニケーションを密に取れるようになった結果、業務の効率があがったことを実感しております。
また、1フロア化したにも関わらず、人に利用できるスペースを必要な分だけ用意することができています。

（水野様）
効果がより明確になるのはこれからだと思います。手元に持っていた文書を外部倉庫へ出したので、取り寄せが多い可能性を懸念していましたがほぼありません。
今までは書庫に積みっぱなしでしたが、今はシステム上で預けている箱数や廃棄してよい文書の可視化ができるので、新しいオフィスの維持継続につながることを期待しています。

（松山様）
SRIさんが、改善提案の際に書類の保存年限を各部に周知していただけました。特に廃棄してはいけない期間について各部へ提言していただけたので、今まで独自ルールで動いていたところが整備され、規定にも反映されるため良かったと感じております。