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Cost Guide
紙文書電子化のポイント
目次
電子化の費用・料金の目安
外部委託スキャンのコスト解説
「電子化費用はどのくらいかかる？」という疑問に、料金の構成要素・相場・コストを抑える方法まで詳しく解説します。見積もり前に知っておきたい知識をまとめました。
Cost Structure
電子化費用の構成要素
外部委託の電子化費用は「何をどれだけ頼むか」で大きく変わります。見積もりを正確に取るために、費用の構成要素を把握しておきましょう。
01 基本料金
スキャン（基本料金）
1枚あたりのスキャン費用。用紙サイズ（A4・B4・A3）、モノクロ/カラー、解像度（200dpi・300dpi・400dpi）によって単価が変わります。最もボリュームが大きいコスト要素です。
02 前処理
仕分け・前処理作業
ホチキス外し、折り目伸ばし、文書の向き統一など。スキャン前の人手作業です。文書の状態が悪いほどコストが上がります。事前に自社でできる範囲を整理すると節約になります。
03 OCR
OCR（文字認識）処理
スキャン画像からテキストを抽出し、検索可能なPDFを作成する処理。全文OCRか部分OCRかで料金が変わります。電子帳簿保存法対応には検索機能が必須です。
04 ファイル加工
ファイル命名・整理
日付・取引先・文書番号などのルールでファイルを命名・フォルダ分けする作業。命名規則が複雑なほど工数が増えます。シンプルなルール設計がコスト削減のカギです。
05 付帯作業
搬送・保管・抹消
文書の集荷・返却・保管費用、および電子化後の原本の機密抹消費用。ワンストップ対応の業者なら別途手配が不要で、まとめると割安になります。
06 初期費用
初期設定・管理システム
文書管理システムの初期導入費や月額ライセンス費。WEBシステムで在庫管理・検索・権限管理が必要な場合に発生します。用途に合わせて必要性を判断しましょう。
Price Reference
料金の目安・相場
電子化の料金相場は業者・仕様によって幅がありますが、一般的な目安として以下を参考にしてください。実際の費用は文書の状態・枚数・仕様によって変わるため、見積もりで確認することが重要です。
※ 下記はあくまでも市場の目安です。最終費用は仕様・状態・数量によって異なります。SRIでは無料でお見積もりを提示します。
| スキャン種別 | 仕様 | 参考単価（目安） | 備考 |
|---|---|---|---|
| A4モノクロスキャン | 200dpi・PDF変換 | 5〜15円/枚 | 最も一般的なスキャン |
| A4カラースキャン | 300dpi・PDF変換 | 10〜25円/枚 | 図面・写真等に対応 |
| A3・大判スキャン | 200〜300dpi | 20〜50円/枚 | 折り畳み文書含む |
| OCR付きスキャン | 全文テキスト抽出 | +5〜20円/枚 | 検索可能PDF作成 |
| 仕分け・前処理 | ホチキス外し・整理 | 5〜20円/枚 | 文書状態による |
| 機密抹消（シュレッダー） | 重量単位 | 30〜80円/kg | 電子化後の原本処理 |
例：A4モノクロ1,000枚をOCRなしでスキャン → 目安5,000〜15,000円程度（前処理・搬送別）
Cost Reduction
電子化コストを抑える3つのポイント
電子化費用を無駄なく抑えるには、対象の絞り込みと事前準備が重要です。以下の3つのポイントを押さえることで、費用対効果を高められます。
POINT 01
電子化する文書を絞り込む
すべての文書を電子化する必要はありません。「閲覧頻度が高い」「複数人で共有したい」「法的に電子保存が認められる」文書に絞ることで、スキャン枚数を大幅に削減できます。閲覧頻度が低い文書は外部保管の方が割安なことが多いです。
POINT 02
まとめて依頼してボリューム割引を活用する
電子化は枚数が多いほど1枚あたりの単価が下がります。部署ごとにバラバラに依頼するより、全社まとめて一括依頼する方が有利です。初回は大量にまとめ、以後は定期的な追加依頼にするスタイルが効率的です。
POINT 03
前処理できる部分は自社で対応する
ホチキス外しや書類の向き統一など、社内でできる前処理を済ませることで、業者への作業依頼量を減らせます。ただし、量が多い場合や機密性の高い文書は業者に任せた方が安全・効率的な場合もあります。
Cost Comparison
電子化 vs 外部保管：コストの使い分け
すべて電子化するより、電子化と外部保管を目的別に使い分けることが、総コスト削減の近道です。
✦ 電子化が向いている文書
頻繁に参照・共有する文書
- 閲覧・検索頻度が高い
- 複数拠点・部署で共有したい
- テレワーク対応が必要
- 電子帳簿保存法で電子保存が認められる
- 将来的に原本を廃棄したい
✦ 外部保管が向いている文書
閲覧頻度が低い保存義務文書
- 保存義務はあるが滅多に見ない
- 原本保存が法的に必要
- 保管期間が短く廃棄予定
- 大量にあり電子化コストが高い
- セキュリティが求められる機密文書
SRIでは電子化・外部保管・機密抹消をワンストップで対応しています。目的・文書の種類に応じて最適な組み合わせをご提案します。
Free Estimate
電子化費用の概算、
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対象文書の種類・枚数・仕様をお知らせいただければ、概算費用をご提示できます。まずはお気軽にご相談ください。