オフィスがペーパーレス化を導入することに……
電子化したら、”紙（原本）”は捨ててもいいの？
本記事ではこの点について解説します。

ペーパーレス化≠電子化

電子化を進めれば自然にペーパーレス化が実現できると考えるのは、よくある誤解です。
実際には、ペーパーレス化と電子化はノウハウやルールがまったく異なる別の取り組みです。

ペーパーレス化とは

データや資料を紙に印刷して保管・共有・閲覧など行ってきたのをやめて、コンピュータシステム上でのファイルの操作や画面表示で代替しようとする試み。

企業の業務効率化やコスト削減の取り組みの一環として行われています。

電子化とは

紙文書などをコンピュータのデータに変える事。

検索に時間がかかる文書や利用頻度の高い文書から電子化を進めると、業務効率の向上につながります。

“紙”であれ“電子”であれ大事なのは『原本性とその確保』

これまで、法律などで保存義務が課せられている書類については電子データでの保存が認められておらず、必ず紙の状態で原本を保存する必要がありました。

しかし近年はIT化の進展に伴い、一定の条件を満たせば、従来紙での保存が義務付けられていた書類もスキャンして電子データに変換したうえで保存することが認められるようになりました。

ただし電子文書は、原本性に必要な「真正性」「信頼性」「完全性」（記録管理の国際標準ISO15489より）の3要件において、紙文書と比べて劣るとされています。

また、電子データへの変換には手間やコストがかかります。

紙と電子データを適切に使い分けて保存することが推奨されます。

文書管理のご相談はSRIへ
紙と電子、どちらの管理方法が自社に合うかお悩みの際は、お気軽にご相談ください。