今回は、“とんでもない事態”が起きてしまった原因についてご紹介します。

多くの企業で、重要な文書の取り扱いに関する様々なルールが定められています。

でも忙しい毎日を送っていると、ついつい疎かになってしまってはいないかな？

しかし、目の前の業務を優先するあまり、そうしたルールが後回しにされるケースも少なくありません。

次々と増えていく業務に追われるうちにルールを忘れてしまったり、使用した文書をそのまま放置して紛失してしまったりする経験は、少なくないのではないでしょうか。

そうした何気ない油断から、重大な事態に発展してしまう危険性は、多くの方が認識しているはずです。

そこであらためて、今回は“とんでもない事態”が起きてしまった原因について紹介するよ！

うっかりミスには十分な注意が必要です。

NPO 日本ネットワークセキュリティ協会から発表された「2011年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書～個人情報漏えい編～ 上半期」（※）によると、漏えい原因の一位はまたしても“管理ミス”だったんだ。

ここ数年は、どの会社でも厳しく取り締まるようになってきているから“内部犯罪・内部不正行為”は随分と減ってきたんだけど、故意ではない“管理ミス”や“誤操作”、“紛失・置忘れ”は依然としてトップ3を占めているんだ。

悪意がなくても、些細なミスが大きな事故につながってしまうケースは少なくありません。

漏えいした媒体・経路を見ると、依然として“紙媒体”からの発生が圧倒的多数を占めています。

安全できれいな職場環境を作るために

以前ご紹介した「紙のダイエット」でも触れたとおり、使い終わった紙文書を積極的に廃棄する習慣を身につけることが、安全で整った職場環境づくりにつながります。

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ルールを形骸化させないための工夫

文書の取り扱いルールは、作った直後は守られても時間が経つと形骸化しがちです。定期的にルールの認知度や遵守状況を確認し、実態に合わなくなった部分は見直すことが大切です。ルールブックをいつでも参照できる場所に置いておくことも、うっかりミスの防止につながります。

ルール違反を防ぐ社内周知の方法

ルールを浸透させるには、朝礼や社内報での定期的な発信に加え、新入社員研修に組み込むことも効果的です。違反が起きた際は個人を責めるのではなく、仕組み自体に改善余地がないかを見直す姿勢が大切です。

ルールの運用状況を定期的にチェックする体制を整えておくことで、うっかりミスによる情報漏えいのリスクを継続的に低減していくことができます。小さな取り組みの積み重ねが、大きな事故の防止につながります。

小さな取り組みの積み重ねが、大きな事故の防止につながります。

ルールの周知には、朝礼やイントラネットでの発信だけでなく、実際にヒヤリハットが起きた際にタイムリーに共有することも効果的です。生きた事例をもとにした注意喚起は、形式的な通達よりも記憶に残りやすくなります。