突然ですが、クイズです。
Q.ビジネスマンが“書類などの探しもの”に、1年間でどのくらいの時間をかけているでしょうか？

答えは、「C. 6週間」です。

ウォール・ストリート・ジャーナルによると、ビジネスマンは1年間に“書類などを探すため”に約1ヶ月半もの時間を費やしているといわれています。

スピードが“命”のビジネスマンにとって、こんなムダな時間はなくさなきゃ！
そこで今回は、書類を整理する上でのポイントを教えるよ。

ナレムコの統計をご存じでしょうか。

アメリカのNational Record Management Council、通称NAREMCO（ナレムコ）によると、事務員が見る文書の99％は、作成・収集されてから1年以内のものです。つまり、よく見る文書は1年以内のものであり、1年を超えた文書は100回に1回程度しか参照されないということになります。

つまり、1年を経過した文書類の多くは、廃棄しても大きな問題にはならないといえます。

さらに、アメリカ連邦政府による“保管文書”の実態調査では、オフィスや文書庫にある文書のうち「50％が廃棄対象文書、30％が文書庫（外部書庫）で管理すべき保存対象文書、残り20％がオフィスで管理すべき保管対象文書である」という結果が示されています。

つまり、半数近くの文書類は廃棄できる可能性があるということです。

使わなくなったらすぐ捨てて、ムダな時間をなくそう

「何かあったときのために取っておきたい」という気持ちは理解できますが、多くの場合、その「何か」は起こりません。

そのため、使わなくなった文書類は積極的に廃棄していくことが重要です。

そもそも紙を出さないよう心がけることはもちろん大切ですが、それでも必要になる場面があるのも事実です。出した紙は、使わなくなったら速やかに廃棄することを徹底しましょう。

こうした習慣を心がけ、机の周りや引き出しの中を常にすっきりとした状態に保つことが、無駄な時間をなくすことにつながります。

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今日から始められる文書管理の第一歩

業務効率化は大がかりな仕組みづくりでなくても、身近な工夫から始められます。よく使う文書の置き場所を統一する、ファイル名や分類のルールを揃える、といった小さな改善の積み重ねが、探す手間の削減につながります。

効率化の効果を測定する視点

文書管理を見直した効果は、書類を探す時間や、月次の印刷枚数といった指標で測定すると実感しやすくなります。定期的に効果を振り返ることで、次の改善につなげるモチベーションにもなります。

小さな改善を積み重ねて効率化を実感できると、社内の他部署にも取り組みが広がりやすくなります。まずは自部署から始めて、成功事例を社内で共有していくことをおすすめします。

成功事例の共有が、社内全体の取り組みを加速させます。

業務効率化の取り組みは、経営層への報告資料としてもまとめておくとよいでしょう。削減できた時間やコストを数値で示すことで、さらなる改善活動への投資判断も得やすくなります。