半期の区切りにあわせて、書類の整理を検討する機会も多いのではないでしょうか。本記事では、そうした場面で役立つファイル用具や整理方法についてご紹介します。

ファイル用具のキ・ホ・ン

基本的なファイル用具は、フォルダー式（個別フォルダー）と簿冊式（フラットファイル、パイプファイル、バインダー）の大きく2つに分けられます。それぞれの特徴を知っておくことで、目的に応じた使い分けが可能になります。

フォルダーってなあに？

フォルダーは中に収める書類をそのまま入れ、綴じ具などをつけないものです。発生した書類はすぐにファイルでき、用の済んだ書類はこまめに捨てることができます。フォルダー式を用いたファイリング方法は、キャビネットなどにカードのように立てて並べることから「バーティカルファイリング」と呼ばれます。これは1892年にアメリカのローズノー博士が考案し、書類の探しやすさ・使いやすさ・捨てやすさ・持ち運びやすさ・整理しやすさのすべてを満たす方法として、翌年のシカゴ万博で好評を博して以降、120年以上経った今でも広く用いられています。

簿冊式ってなあに？

簿冊式は、書類に穴を開けて綴じこんでいくもので、綴じこむ作業に手間がかかる一方、順序が前後することがないため探しやすく、特に帳票やコンピュータのアウトプット用紙などの整理に適しています。ただし、綴じこむ作業の煩雑さが不要文書の滞留を招きやすく、文書の私物化を助長する恐れもあります。また、厚さがあるため具体性を欠いた簿冊名（ラベリング）を付けると検索性も悪く、時間と労力を要する結果になりかねません。実際に、簿冊式で整理していたとある自治体がバーティカルファイリングに切り替えたところ、保管庫が180台から107台に削減できたという事例も報告されています。このように簿冊式は無駄な保管スペースを生む場合もあることから、「保存」に適したファイリング方法といえます。

おすすめのファイル用具は？

活用中の文書はフォルダー式で管理すると、簡単に書類を検索でき、いらない文書もすぐに捨てることができます。文書がひと段落したり業務が終了したりした際には簿冊式に切り替える、というように用途に応じて使い分けることが有効です。簿冊式は中の書類を細部に分けてフォルダーに入れることもできるため、用途に合わせて選び、効果的に整理・整頓しましょう。

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今日からできるファイル整理の3ステップ

まずは使用頻度の低いファイルを洗い出し、次によく使うファイルの置き場所を固定し、最後にラベルやインデックスで中身が一目で分かるようにする。この3ステップを踏むだけで、日々の書類探しにかかる時間を大きく減らせます。

整理法を維持するための習慣づくり

整理した状態を維持するには、使い終わったファイルを元の場所に戻すことをルール化し、月に一度は見直す時間を設けるとよいでしょう。小さな習慣の積み重ねが、リバウンドを防ぐ鍵になります。