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導入事例

エキサイト株式会社様
  • リスクマネジメント
  • 契約書管理
  • 省スペース化

エクセルでは難しかった数万単位の契約書探索をボタン1つで実現!

問題点

業種:情報・通信業
社員数:101人~500人


エキサイト様は、開業から16年を経過し、2004年には株式を公開するなど順調に規模を拡大してきました。それに伴い、管理する契約書の数も飛躍的に増え、数万件単位になりました。契約書管理の担当である経営管理室 法務セクションでは、Excelでのデータ管理の限界を感じておられました。
「データが重いため検索性が非常に悪く、さらに契約書の期限管理にも大きな手間がかかっていました。Excelでは、1万件を超えると抽出が難しく、毎月期限管理には職人芸を駆使して対応をしていました(笑) さらに、原本の管理の問題点も抱えていました。
 ①組織替え・席替えが多く担当者の手元にある契約書や、貸し出し中の契約書が行方不明になるおそれ
 ②貸し出した原本を担当者が間違ったファイルに入れてしまうおそれ
 ③社内のスペースの圧迫(キャビネットにギチギチ)
こういった問題点がありましたが、まずは業務に一番負荷のかかっていた‘検索性の悪さ’を解消すべく、当社インフラストラクチャー室ソリューションセクションの丸田に相談しました。」(山口様)

 

経営管理室 

法務セクション  山口様

「今までの管理に限界を感じていました」

対応策の検討

「法務セクションから相談を受けたとき、ちょうど“ソリューションセクション”が立ち上がったときでした。ミッションとしては、ITを活用した社内の困りごとを解決!です。まずはExcel管理よりももっと効率的な管理方法を探すべく、ネット検索を行いました。“契約書 管理”や“契約書 DB”などで検索し、検索結果ページに記載されている専門用語を加えて、さらに検索しました。単なるレンタル倉庫みたいなものでは業務は回らないのは分かっていました。クラウド利用、ハイセキュリティでオールインワンのサービス、その結果、要件を満たしているのはSRIだけでした。法務セクションにも話をしたところ、システムだけでなく保管から廃棄まで“まるっと”お任せできそうだ!!ただオールインワンで高いかもしれないが、まずは話を聞いてみようということになりました。」(丸田様)

インフラストラクチャー室 

ソリューションセクション 丸田様

「ニーズに合うのはSRIだけでした」

 

決め手になったポイントは?

原本が手元になくても今までと変わらない運用ができることでした

 

「閲覧頻度の高いものはあらかじめ電子化し、もし電子データがないものでも依頼をすると大体1時間程度でスキャニングデータをクラウド上で見ることができるので原本が手元になくても何の問題もなく、社内スペースの確保も行えると思いました。社内にある契約書も登録できるので、“SRIクラウド for 契約書管理”を見れば、一元管理ができることも決め手でした。」(山口様)

 

オンサイトでの事前準備作業まで行っていただけました

 

「前例のない取り組みで、預け入れ前の契約書の棚卸しが初めてだったので全くノウハウがありませんでした。また、上層部からは通常業務に支障が出るのでは?との懸念の声もありましたが、実際に自分たちで作業を行う前に、SRIさんに来てもらい、棚卸作業を行ってもらうことにより効率のよい進め方や何を準備すればよいのかが分かりました。当初1月ほどかかると予測しておりましたが、半分程度の期間ですみました。」(丸田様)

導入効果

運用を始められて、業務効率の改善など効果は見られますか?

 

「今まで職人芸を駆使して行ってきた契約書の期限管理ですが、今ではボタンを押すだけで簡単に抽出が可能になりました。原本も、1件ずつ管理を行っているので、自分たちで管理しているときのようにどこか違う場所に入れ間違えて、必要なときにひたすら探す……などということも起きません。」

「社内で管理をしていたときは、キャビネット→ファイル→必要な契約書取り出し→貸し出し簿→コピー→契約書ファイルに戻しのようにトータル20分程度社員が原本を探すために貴重な時間がかかっていました。それが、見たいときにいつでも閲覧可能な状態になったので社員の業務効率化につながりました。今では、この“SRIクラウド for 契約書管理”を見れば、社内の契約書も外部の契約書も何がどうなっているのかが一目でわかり、一元管理が可能となりました。」

 

「社内組織変更の際も、スムーズに管理が可能で最近も人事異動があったばかりですがこの管理方法であれば全く影響がなく、管理・ユーザー側両方にメリットがありました。」

(丸田様・山口様)

 

費用面ではいかがでしょうか?

 

「今まで、Excel+社内のキャビネットで管理をしていたのでお金はほとんどかかっていませんでしたが、それを差し引いても社員にかかっていた労力(検索時間や待ち時間など)を考えるとリーズナブルだと思います。」

「明らかに便利になりそうなので、前例がなくても受け入れやすかったです。会社に来てくれて、事前準備作業を代行してくれるのが、上司を説得するうえでポイントとなりました。」(丸田様・山口様)

 

 

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