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営業店事務改革の一環として、文書管理体制を再構築

営業店事務改革プロジェクト

業種:銀行業
社員数:1,001人~5,000人


第10次中期経営計画として営業店業務域の効率化プロジェクトを立ち上げ、平成20年4月から23年3月までの3年間にわたり以下の7施策を展開し、行員・パート合わせて約100名相当の事務量の削減を目標としました。

文書管理体制構築プロジェクトの発足

旧態依然の保存文書管理手法の是正を目的に、プロジェクトを発足しました。

従来、営業店の保存文書は、保存期間経過が3ヶ月~半年程度のものは営業店の金庫室、3 ~ 5年程度のものは営業店の書庫室、長期保存のものは数カ所ある倉庫に分散保存していました。保存作業は営業店が手書きで文書保存台帳に記入し、自らが倉庫に文書を運搬。倉庫保存中の文書が必要な際には、営業店がその都度倉庫まで出向く必要があり、往復3時間かかるケースもありました。

旧態依然の管理手法が営業店の負担となっていました。当行全体で一覧性のある保存台帳がなく、本部でも各拠点の文書管理状況を把握できていない状態であり、誤廃棄や紛失のリスクなども内在していました。

営業店事務改革の一環として、文書管理体制を再構築

※以降の内容は2015年10月に更新

弊社の文書管理システムをご導入いただき4年が経過した現在、導入プロジェクトを指揮された株式会社常陽銀行 業務革新部 参事役 金丸 愼氏、事務統括部 調査役 岡部 良孝氏にあらためて当時の状況と導入後の効果について伺いました。

システム導入による改善項目

システム導入前は、文書保存台帳や保存シールなど、保存にかかる作業は手書きであり、大きな手間と時間がかかっていました。これをシステム導入により、システム内でプルダウン式で箱に格納する文書を選択・登録し、保存期限も自動設定することを可能としました。

これにより、属人的な保存期限設定を解消し、誤廃棄を防止します。

また、集中化倉庫にある文書も、倉庫側担当者が必要な部分だけを電子化することで、営業店行員がコピー取得のために倉庫に出向く必要や書類検索時間の削減だけでなく、紛失のリスクも低減できました。

倉庫管理機能により、廃棄に関しても、文書の保存期限を管理できるため、営業店が倉庫に出向かず、倉庫側の責任で廃棄を行うことが可能になります。

システム導入後の効果

■定量効果 文書管理に係る事務量の削減

当行では、ITモニタリングという、システム投資したものは3年間導入効果をモニタリングするという制度があります。その中で出た効果が、下記の表です。

導入時に想定した課題を「廃止」「集中化」「システム化」することで、大幅な事務量の削減に成功しました。事務量に換算すると、全体で、導入時予想に対し1.25倍 27,656hの事務量削減効果がありました。

当行で、最も効果があったのは倉庫往復であり、全体の65%にもなりました。保存文書にかかる作業は、倉庫の有人化つまり集中化した文書管理センターの立ち上げによって、課題の解決に大きく近づいており、それを支えているのが文書管理システムだといえます。

■定性効果 文書管理に係る事務ミス削減

文書管理に係る事務ミス削減するために、以下の3点に重点を置きました。

①営業店内の不要文書・簿外文書の放置防止、保存文書紛失による情報漏洩の防止

台帳記帳漏れや廃棄漏れ等の削減により、事務ミスを防止。平成24年では84店舗にも及んだ事務ミス発生店を、平成25年では33店舗に抑えることができ、事務ミス削減効果は前年比約60%にもなりました。

②営業店内保存文書の軽量化による保存スペースの圧縮

文書管理センターを有効活用するために、新設店では最初から保存スペースを設けていません。

③文書保存基準の一律化によるローカルルールの廃止

文書管理システムを導入したことにより、文書保存作業がシステムに沿った流れになり、全店共通のルールの中で作業が行えるようになりました。

■文書管理システムの導入効果を最大限活用するための課題

大きな効果を発揮している文書管理システムですが、その効果をより最大化させることも大きな課題になってきます。そのため、今後当行では下記の3点を検討しています。

①文書管理センターの機能を最大限活用

保存文書閲覧の多くが「伝票」であるため、管理負担が大きいのが現状です。そこで、営業店内に残る保存文書を文書管理センターに全量集中化し、営業店の管理負担を最小化します。

②全量集中のための物理的な保存場所の確保

倉庫側のキャパシティの問題もあり、現在は、文書の1/3を倉庫、2/3を営業店で保管をしていますが、全量移管のためにも地区倉庫を拡張し、受け入れ体制を整える必要があります。

③紙文書の根本的削減

ペーパーレス化は今後進めていかなければいけない、大きな目標です。

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