契約書等の手間のかかる電子化作業代行に強み

書類の電子化を検討したいが、その前に書類整理・選別・有無確認などの業務が発生し、手間・時間がかかるために手を付けられていないと、お客様からお聞きすることがあります。

SRIでは、電子化以外にも書類の整理・分類、インデックス入力・書類の有無チェック・ピッキング作業などを代行させていただきます。契約書など綴ってある書類の電子化を多く受託しています。

スキャニング前の事前作業

電子化の事前準備作業として、お客様からお預かりした文書を、情報管理センターのBPO業務専用スペースにて、文書の整理・分類・ステープラー(ホチキス)/クリップ外し・リストとの有無などの作業を行います。 その後、スキャニング、ファイル名入力、属性情報などの検索インデックス入力作業を行います。

専門スタッフは専門教育を受け、多くの専門資格を有しております。

  • ファイリングデザイナー
  • 電子化ファイリング
  • 公文書管理士
  • 文書情報管理士
  • 個人情報保護士

SRI機密文書電子化サービス 3つの特徴

機密文書電子化センターは、大手金融機関などが機密情報管理を委託するSRI情報管理センター内に設置されており、万全のセキュリティ体制が整備されております。

また、電子化作業前のファイリング、電子化作業中の書類検索・オンデマンド電送対応、電子化作業後の紙文書(原本)の保管や機密抹消処理に至るまで情報管理センター内でフルサポートできるため、多くの企業からご支持をいただいております。

1.   高セキュリティ・高品質

電子化作業はセキュリティ対策が施された情報管理センター内の専用スペースにて行われます。

SRIではお客様からお預かりした大切な機密情報を安全かつ適正に管理するために、保管施設・管理設備・防犯設備・人材教育など様々な面から万全のセキュリティ管理体制を構築しています。厳重なセキュリティ管理体制の下、機密文書を電子化致します。

また、プライバシーマーク(個人情報の保護) 、ISO27001(情報セキュリティマネジメントシステム)はもちろんのこと、SRIではサービス品質の向上・維持・管理するためにISO9001を取得しサービス品質の維持・確保に努めております。

2.   トータルドキュメントサービス

SRIでは文書の保管・電子化・整理・入力などのドキュメントサービスを提供しております。

長年の機密機密文書管理の経験により蓄積した知見やノウハウにより、単なる倉庫での保管サービスだけではなく、業務内容や仕事のやり方に合わせた最適な文書管理をご提案致します。

WEBシステムを始めとする優れたソリューションも提供し、実際の運用もサポートするなど、業務委託(BPO)から管理システムの提供まで、機密文書に関わるトータルなサービスを提供致します。

3.   紙文書に関わる付帯業務を一括サポート

対象文書のボリューム・閲覧頻度・利用方法などにより、お客様のニーズに合わせたご提案をさせていただきます。文書保管検索・配信サービスに加え、長年の文書コンサルティングの経験を活かし、顧客志向の電子化を提案致します。全量電子化するのではなく、閲覧頻度の高い文書だけを電子化し、その他の文書は現物保管することにより、大幅にトータルコストを抑えた提案内容がSRIの強みです。

また、電子化作業前のファイリング工程から、電子化後の保管・廃棄までトータルサポート致します。

電子化スタッフからのコメント

電子化のサービスは、主に「契約書等のスキャニング」を行っています。

データ形式はPDFの他、JEPEGやTIFFにも対応可能です。完成データは弊社のBUNTANシステムへのデータアップロードの他、CD、DVD等の媒体納品にも対応しています。また、お客様の「お手持ちのJPEGデータをPDFに変換してWEBシステムに登録したい」、「OCR機能付きでPDF化したい」といったご要望にも対応しています。

電子化サービスを初めてご利用される場合には、どういう仕様で電子化を行ったらいいか分からない、というお客様もいらっしゃるかもしれませんが、「品質重視のカラースキャン、容量重視のモノクロスキャン」など、予めお客様のご希望やご利用環境を考慮して、データの仕様をご提案いたします。

お客様毎に電子化の仕様が変わりますので、プロセスのメンバーで手順を共有し誤りがないようにすることを最優先としています。また、ページの過不足・順番、画像の傾き・ゆがみ・欠け等に注意しながら作業を行っています。

原本によっては網掛け、グラフィック、押印等の濃度に違いがあり電子データになった場合に見にくくなることがあります。電子化サービスでは、電子データとなっても原本性を確保しながら、より文字判別が行いやすくなるように心掛けています。