SRIはお客様の大切な機密情報(契約書・社内文書など)をセキュリティ万全の体制で厳重に保管・管理。利便性・コスト面でも優れたサービスをご提供致します。

SRI 機密文書保管サービス


社内・取引先情報が含まれる重要文書、個人情報が含まれる契約書・申込書・アンケート・カルテ/レントゲンなど、セキュリティ万全の情報管理センターで厳重に保管・管理致します。

SRIでは箱単位でのお預かりだけでなく、ファイルボックスや冊子、書類一件単位での管理にも柔軟に対応。お客様の課題・要望ごとにサービスをカスタマイズし、お客様に最適な文書管理ソリューションをご提供致します。


文書一枚単位までの管理体制 - 機密文書管理専門会社SRIの機密文書保管

箱単位

文書保管単位:箱単位

ファイル単位

文書保管単位:ファイル単位

1件単位

文書保管単位:1件単位

閲覧頻度が低い
長期保存文書

閲覧頻度の高い
長期保存文書

1件ごとに管理されており、
年限設定ができないような
活用文書

  • 経理、税務関係文書

    *発生年度、廃棄年度が同一な場合が望ましい

SRI文書保存箱サイズ:
外寸 415×340×285(mm)

  • 人事、労務関係文書
  • 総務、庶務関係文書
  • 技術資料
  • 不動産資料
  • ローン・リース等契約書
  • 生損保各種契約申込書
  • 会員申込書
  • 医療機関のカルテ
  • レントゲンフィルム

主な保管形態

文書保存箱

保管形態:文書保存箱

ファイル(ファイル単位)

保管形態:ファイル

文書(1件単位)

保管形態:文書(1件単位)

レントゲン保管箱

保管形態:レントゲン保管箱

セキュリティ万全のセンターに保管

法定年限によって保存を義務付けられている文書や永久保存の文書などは、使用頻度が低くても保管していなければなりません。しかし、社内で保管する場合にはどうしても管理コスト・セキュリティの問題が発生します。
SRIの機密文書保管庫に保管することでこの問題を解決できます。

SRIの情報管理センター

情報管理センター

SRIの機密文書保管庫

機密文書保管エリア

SRIの指紋認証扉

指紋認証による入退室管理


お預かりから運用までの流れ

機密文書保管

機密文書保管フロー

配送車両からの搬入

配送車両からの荷物の搬入作業を、施錠されたセキュアな施設内で行う

入庫物の確認・登録

実際に搬入された荷物と、頂いた寄託のご依頼内容とを照合・確認し、データを登録

バーコード登録

保管物のロケーションを確定し、データを登録

WEBシステムに反映

データ登録されたインデックス情報はWEBシステムに反映され、リアルタイムに確認



必要な文書を迅速に電子配信 - 機密文書管理専門会社SRIのオンデマンド電送

オンデマンド電送サービスではお預かりした文書箱から依頼文書を検索し、暗号化PDFへ電子化致します。電子化されたPDFは、セキュアなWEBシステム経由にてデータをダウンロード頂けます。(メール配信にも対応)

SRI_WEBシステム オンデマンド電送サービスイメージ

保管された書類の検索から電送までの流れ

オンデマンド電送サービス

オンデマンド電送フロー

文書保存箱検索

お客様の電送のご依頼から、システムにて文書保存箱を検索

書類抽出

該当の文書保存箱から、ご依頼の書類を検索・抽出

スキャン・暗号化

専用システムにて、スキャン・暗号化処理・データ送信を一元化

ダウンロード

セキュアなWEBシステムから、書類のPDFファイルを安全に入手


コストを大幅削減

書類の検索業務は手間と時間がかかる業務をSRIへ委託することにより、業務のスリム化・コア業務への集中・コスト削減が実現できます。
また、トラック輸送などを利用しないため、入出庫コストを低減できます。トラック輸送に比べて、環境にもやさしいサービスです。


書類管理のプロフェッショナルがご依頼文書を迅速に検索

オンデマンド電送担当者は、過去15万件以上の電送依頼に迅速に対応しております。通常、ご依頼から30分~60分以内に文書をお届けする事が可能です。


機密性を大幅に向上

重要な文書を毎回輸送する必要がなく、原本を安全な場所に保管したままでの閲覧が可能となりますので、電子メール送信時のファイル暗号化も含め、高い機密性と安全性を確保できます。
FAXなどの方法に比べ紙が残らないなど、安全かつ環境にも配慮した仕組みになります。



必要なときはWEBで依頼 - 機密文書管理専門会社SRIのWEBシステム

SRI 機密文書WEB管理システムは、WEBブラウザからアクセスでき、簡単な操作で、保管文書の在庫管理や各種ご依頼・お手続き等を行うことができます。

機密文書管理専門会社SRIのWEBシステムの特徴

SRI WEBシステムは、保管文書の在庫状況を書類1枚単位で、インターネットからリアルタイムに確認できます。また、部署毎の閲覧制限や担当者毎の業務権限管理、承認ワークフロー、各種業務の依頼履歴管理、アクセスログの管理などが可能です。機密文書の集荷・配送から機密抹消処理まで、文書ライフサイクルに関わるすべての管理業務を、WEB上からスピーディに依頼できます。

SRIのWEBシステムのセキュリティ

ワンタイムパスワード

メニュー使用制限管理

固定IPによるアクセス制限

全アクセスログの管理

承認ワークフロー

SSL暗号化


SRIのWEBシステムは使いやすい

SRI WEBシステムは、文書ライフサイクルに沿ってスムーズに業務を進められるよう設計されており、オフィス内のファイルから外部倉庫の文書箱まで一貫して管理することが可能です。インターネットPCさえあればOK、ソフトウェアのインストールなども不要です。画面の指示に従って入力するだけですので、初めての方でも簡単かつ効率的に利用することができます。

SRI WEBシステムの依頼操作画面

依頼操作画面


SRIのWEBシステムの高度なセキュリティ機能

情報の漏えいや紛失など情報セキュリティ事故は、いまだに紙文書等の物理的メディアによるものが大半ですが、各企業の対策は万全とは言えません。しかしひとたび事故が発生した場合、被害者への損害賠償や企業価値の失墜など深刻なダメージは避けられません。SRI WEBシステムは、オンラインバンキング並みの強固なセキュリティ機能を搭載し、お客様の機密情報を安全に管理しています。

SRI WEBシステムのログイン画面

ログイン画面


業務効率化によるコストダウン

SRI WEBシステムは、ASPサービスですので月々一定料金をお支払い頂くだけで直ぐに利用することができ、ソフトウェア・サーバなど大きなシステム投資は一切不要です。在庫、業務履歴、年限や利用者制限など全てをシステムで管理するため、利用者の事務負担を大幅に削減することができます。SRI情報管理センターの各種アウトソーシングサービスも合わせて利用することで画期的なコスト削減も可能です。


SRIのWEBシステムの管理者支援機能

総務・文書管理部など主管部門が、各部署の入出庫・保管・廃棄状況などを簡単に分析・レポートできるツールも搭載しています。

SRIのWEBシステムの分析・レポート機能の様子


オンラインでのリアルタイム管理体制に

SRI 機密文書WEB管理システムでは、保管文書の在庫状況を書類1枚単位からインターネットでリアルタイムに確認する事ができます。
さらに部署単位の閲覧制限や担当者単位の業務権限管理をはじめ、各種業務の依頼履歴管理、アクセスログの管理などが可能です。


SRIの文書管理システムのサービス構成

SRI WEBサービス構成

 

SRIのWEBシステムの機能一覧

SRI 機密文書WEB管理システムの機能の一部をご紹介致します。お客様のご要望に応じたカスタマイズも承ります。

項目名 機 能
文書管理機能 在庫閲覧、入庫依頼、出庫依頼、機密抹消処理依頼、オンデマンド電送依頼、備品購入
  業務履歴検索機能 / 過去の業務依頼や業務承認の履歴を閲覧、検証できます
  保存満了お知らせ機能 / 保存年限の登録された文書について満了日の1ケ月前にお知らせします
  冊子情報登録機能 / 箱の中の冊子情報を登録できます
  文書管理台帳機能 / 管理項目を自由設計できます
  電子ファイルホスティング機能 / 電子化データ(PDF)の管理も可能です
  オフィス内文書管理機能 / オフィス内の文書を登録し、在庫状況や貸出管理、箱詰めから外部への委託申請まで可能です
  複数拠点管理機能 / SRI以外の外部倉庫や自社の書庫など複数の拠点の文書を一元管理することができます
   
管理者支援機能 ユーザーの登録、修正、削除、権限設定、承認経路設定
  コスト分析機能 / 全社もしくは部署別で、各業務のコスト分析が可能です
  目標設定、管理機能 / 文書量の削減目標などを設定し、全社や部署別に進捗状況の管理が可能です
   
セキュリティ機能 固定IPアドレスによるアクセス制御 / 社外からのアクセスをシャットアウトします
  ID、パスワードによる個人別業務メニュー制限機能
  部署別アクセス制限機能 / 他部署からのアクセスを制限できます
  承認ワークフロー機能 / 最大3名(3段階)まで承認者を設定できます
   



機密文書管理のアウトソーシング - 機密文書管理専門会社SRIのBPO

文書移管のポイント

文書移管のポイントとしては、その文書ごとに外部保管と社内保管、どちらが適しているのかをきちんと選別する事が重要となります。


外部保管に適した文書とは

外部保管に適した文書かどうかの判断基準は以下のようになります。

使用頻度が低く、保存年限のある文書(法定保存文書など)
永年保存の必要な文書

法定保存文書は法令で保存年限が義務付けられている文書で、それらの多くは使用頻度が低いため、外部での保管が適しています。
また、法定年限とともに社内規定などで永年保存となる文書に関しても同様です。

使用頻度グラフ

法定保存文書や永年保存文書を外部保管する事には、管理コスト削減、機密文書の保全対策のほか、事務所スペースの有効活用、災害対策など多くのメリットがあります。


文書を自社保管する場合に想定される問題点

文書保管をテナントビル内で行なっているため、地価コストが高い
必要文書の検索に手間がかかり、作業のたびに時間のロスが大きい
文書管理は課ごとの担当者が行なっていて、担当者がいないと検索できない
転勤、退社などで担当者が変更する際に、引継ぎ不備でトラブルが発生
文書箱がオフィススペースを圧迫
保存年限切れの文書の廃棄が徹底できず、無駄なスペースコストがかかっている
文書廃棄をビル管理業者任せのため、機密漏洩が心配

機密文書管理専門会社SRIのアウトソーシングの例

法定年限10年の文書保管管理をSRIにアウトソーシングした場合

保存年限 - 機密文書保管・書類保管の専門会社 SRI

SRI情報管理センターで保管管理

遠隔地の情報管理センターで保管管理
文書が必要な際は、専門スタッフが検索し、PDFデータ化して電送
原本が必要な際は、トラックにて翌日配送
午後5時までの出庫依頼は翌日配送が可能


保管期限満了について

法定年限満了の1ヶ月前にお知らせし、機密抹消処理・継続保管の確認


機密抹消処理

万全のセキュリティの元、大型シュレッダーにて破砕処理


アウトソーシングのメリット

地価の安い遠隔地で保管しているため、文書保管コストが大幅に削減
文書箱を保管していたスペースが空き、オフィス空間を有効活用
文書整理・検索による労働時間の削減
必要な時に必要な文書がタイムリーに閲覧可能
担当者変更時の引継ぎも心配なし
担当者以外でも用意に検索・電送・配達依頼ができる
機密漏洩の心配無用の万全なセキュリティ対策
最終処分もリサイクルで環境負荷も低減
防災、防犯など万全な管理体制で、保管から廃棄まで一元管理


書類保管サービスのお客様事例

SRI機密文書保管サービスのお客様導入事例をご紹介致します。

社内文書管理導入事例

野村総合研究所様

NRI社屋
●評価のポイント

「倉庫自体の物理的セキュリティ災害対策がしっかりしていたことです。」

「SRIは早い段階でISO9001やISMS(情報セキュリティマネジメントシステム、ISO27001)、プライバシーマークを受けていたりと、運用面でも当時の一般的な倉庫会社とは一味違う印象でした。」

「SRI WEBシステムについては、次にあげる3点がシステム採用後の拡張可能性を考える上で採用判断に大きく影響しました。」

       1) 箱内の単体各文書情報を管理できたこと
       2) SRI-WEB利用者の権限を管理できたこと
       3) 入出庫・廃棄などアクセス履歴を記録できたこと

WEBシステム

詳しい事例はこちらからご覧ください。
>> 社内文書管理導入事例 野村総合研究所様


医療機関様向けカルテ・レントゲン保管、管理代行サービス導入事例

医療法人社団 慶緑会 あまきクリニック様

先生
●評価のポイント

「手間をかけなくても、“まるで自分が行ったような”細かな管理ができる事が一番のメリットでした。」

「箱ごとではなく患者さん単位でカルテの出し入れができる点が魅力でした。 なるべく手間を無くしたかったので、とても効率的な管理ができると感じました。」

「預けているカルテの患者さん情報(ID番号・名前)が全部登録されているので、簡単に探し出す事もできますし、『まるで自分が取りに行ったような、“どこでもドア”のような管理』ができてしまうので、とても満足しています。」

カルテの移管作業~データエントリ~保管・運用まで一括管理


事業沿革 【機密文書保管サービス】

SRIは日本品質保証機構(JQA)の保管センター安全対策適合・破砕センター安全対策適合規格を第一号で取得したセキュリティ万全の専用保管倉庫にて、大切な書類をお預かりします。
オンデマンド電送サービスの事業沿革はこちらです。

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