SRIは機密文書や設計図面などを電子化。電子化ファイリングデザイナーが貴社に最適なデータ化をご提案致します。

機密文書電子化サービス - 書類をスキャニング・PDF電子化 -


SRIでは機密文書の電子化と共に、電子化前に必要な書類のファイリング(整理・分類・リスト作成等)やお預かりしている文書の検索・電送もお請け致します。

ファイリングサービス

電子化前の書類整理・有無確認等もアウトソーシング

書類の電子化を検討したいが、その前に書類整理・選別・有無確認などの業務が発生し、手間・時間がかかるために手を付けられていないと、お客様からお聞きすることがあります。

SRIでは、電子化以外にも書類の整理・分類、インデックス入力・書類の有無チェック・ピッキング作業などを代行させていただきます。

電子化文書の事前ファイリング・データ入力

厳重なセキュリティ管理体制の下、電子化対象文書の整理・分類・インデックス入力を行います。 機密文書の取り扱いに関して教育を受けた弊社ファイリングデザイナーが作業を担当致します。

ファイリング・入力フロー

箱詰め

移管作業段階の面倒な仕分け作業や箱詰め作業などを代行

整理・分類

運用方法に合わせた形で整理・分類

入力作業

整理した文書のタイトル・番号・属性などを入力

リスト照合

文書台帳と現物リストの付け合せ作業を代行

スキャニング前の事前作業

電子化の事前準備作業として、お客様からお預かりした文書を、情報管理センターのBPO業務専用スペースにて、文書の整理・分類・ステープラー(ホチキス)/クリップ外し・リストとの有無などの作業を行います。 その後、スキャニング、ファイル名入力、属性情報などの検索インデックス入力作業を行います。

専門スタッフは専門教育を受け、多くの専門資格を有しております。

  • ファイリングデザイナー
  • 電子化ファイリング
  • 公文書管理士
  • 文書情報管理士
  • 個人情報保護士


スキャニング・電子化サービス

活用頻度が高い文書、すぐに閲覧が必要な書類は電子化

利用頻度・活用頻度が高い書類をスキャニングし、データベース化することで検索効率・利便性が高まります。省スペース化、バックアップとしても有効です。

ただし、注意していただきたいのは、保管スペースの削減対象となる文書とは、電子化後に原本を廃棄できる文書です。省スペース目的で電子化してみたものの、原本は捨てられずに、電子化費用と保管費用が二重にかかってしまうケースもあります。

電子化のポイントは、閲覧頻度の高い書類のみ電子化し、それ以外は紙文書のまま保管すること。閲覧頻度の高い文書・低い文書を整理・分類し、電子化することでコストを抑えることが可能です。

SRIでは、専門教育を受けた電子化専門スタッフがお客様に最適な電子化をご提案致します。

*処理能力:月約300万枚

スキャニング・電子化

厳重なセキュリティ管理体制の下、機密文書を電子化致します。専用サーバにて安全にデータをお預かりする電子ファイルホスティングサービスもご提供しております。ウェブで検索・共有でき、部署/担当者ごとの閲覧制限・アクセスログ収集などのセキュリティ機能も充実しております。電子化ファイリング資格者、文書情報管理士が最適な電子化をご提案致します。

スキャニング・電子化フロー

文書チェック

スキャニング作業前に、書類サイズ・製本の有無などを確認

ドキュメントスキャニング

複数台の高速ドキュメントスキャナによる大量処理が可能

図面スキャニング

最大A0サイズまでの図面スキャニングをサポート

データベース作成

お客様のニーズに合わせ、電子ファイルホスティング・検索機能付のCD/DVD作成等をご提案

電子化業務担当者は、機密文書の取り扱いやスキャニング・ファイリングの専門教育を受けており、多種多様な文書もお客様のご要望に応じてスキャニング・電子化致します。

サービス項目
  • 白紙ページ削除
  • 画像向き修正
  • 斜行補正
  • ファイル名編集
  • ステープラー(ホチキス)外し/止め
  • OCRテキスト埋め込み処理
  • ゾーンOCR
  • QRコード生成、読み込み
  • ファイル名置換、リネーム
  • インデックスとのベリファイ
  • インデックス属性の追加
  • システムへの登録
  • ASP、FTPへのデータアップロード
  • SRI WEBシステムでのデータホスティング


オンデマンド電送サービス

お預かりしている文書のオンデマンド電送、原本出庫対応

大量・膨大な文書の電子化の場合、数週間の日数がかかる場合がございます。 SRIに預けている文書の中で、業務で必要となった際には、オンデマンド電送サービスで対応可能です。

オンデマンド電送

電子化対象文書は、機密文書保管庫にて厳重に管理されております。お客様の依頼に応じて、該当書類を検索・電子化。データは暗号化され、セキュアなWEBシステム経由でダウンロードできます。

オンデマンド電送フロー

文書保存箱検索

お客様からの電送依頼をもとに、システムにて文書保存箱を検索

書類抽出

該当の文書箱からご依頼の書類を検索・抽出

スキャン・暗号化

専用システムにて、スキャン・暗号化処理・データ送信を一元化

ダウンロード

WEBシステムから、PDFデータを安全にダウンロード

電子化を依頼している文書が必要な場合も安心

お預かりしている文書から必要な文書を探し、電子化・電送致します。データはセキュリティが確保されたWEBシステムを経由して、お客さまがダウンロードいただけます。

電送ご利用の様子


機密文書管理専門会社のサービス

電子化サービス 事業沿革
1996年 会社設立
2001年 機密文書電子化センター設立 (日本経済新聞掲載)
2003年 ISO9001取得 (現ISO9001)
2004年 プライバシーマーク取得
2005年 ISMS取得 (現ISO27001)
2010年

機密文書電子化センター 設備増設

電子化サービス 記事掲載 日経産業新聞掲載

電子化サービス新聞記事

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医療法人社団 慶緑会 あまきクリニック様 - 文書保管/書類保管・機密文書処理・電子化 ドキュメントソリューションカンパニー SRI

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