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機密文書の廃棄・抹消 › 個人情報保護法・コンプライアンス対応
目次
個人情報保護法と
機密文書廃棄
コンプライアンス対応ガイド
個人情報保護法・マイナンバー法・各種業法が求める「廃棄時の安全管理措置」とは何か。抹消証明書の活用から内部統制・監査への対応まで、実務に即して解説します。
廃棄に関わる主な法令・規制
機密文書の廃棄は「個人情報保護法」を筆頭に、複数の法令・規制が関わります。それぞれが求める対応を把握しましょう。
個人データの廃棄における安全管理措置
個人情報保護法は、個人データを廃棄する際に「復元不可能な方法」での処理と、廃棄が確認できる「記録の保存」を求めています。2022年改正では漏洩時の報告・通知義務も強化されました。
特定個人情報の廃棄は特に厳格な管理が必要
マイナンバーを含む書類は、法令で定められた廃棄方法（焼却・溶解・シュレッダー処理等）と廃棄記録の保管が義務付けられています。委託先の監督・管理体制の確認も必須です。
第三者認証が求める廃棄管理の基準
JIS Q 15001（プライバシーマーク）やISO27001は、個人情報・機密情報の廃棄手順の文書化、担当者の明確化、廃棄記録の保管を要求しています。認証維持には廃棄管理の整備が不可欠です。
業種ごとの特別な廃棄義務
金融機関（金融商品取引法）・医療機関（医療法）・弁護士・税理士等は、それぞれの業法で帳票・カルテ・顧客情報の廃棄について個別の規定があります。業種に応じた対応が必要です。
コンプライアンス対応の3つのポイント
法令・規制への適切な対応のために、以下の3つのポイントを押さえましょう。
①「復元不可能」な廃棄方法の選択
個人情報保護法は「復元できない方法」での廃棄を求めています。オフィスのシュレッダーでは断片の復元リスクがあるため、溶解処理や大型シュレッダーによる微細裁断が推奨されます。
②廃棄記録の作成・保管
「いつ・誰が・何を・どのように廃棄したか」の記録を残すことが法令上の義務です。外部委託の場合は抹消証明書が記録として機能し、監査・内部統制対応の証跡になります。
③委託先の適切な監督
廃棄を外部業者に委託する場合も、事業者（委託者）の責任は継続します。ISO27001・プライバシーマーク取得業者を選定し、契約書・再委託禁止の確認が必要です。
抹消証明書の活用と役割
抹消証明書は、廃棄処理の事実を証明する公式書類です。コンプライアンス対応の「証跡」として幅広く活用できます。
📄 抹消証明書が活用される主なシーン
内部監査・外部監査
個人情報の廃棄が適切に行われたことを監査担当者に証明
個人情報保護法対応
安全管理措置の実施証拠として主務大臣・規制当局への対応に活用
プライバシーマーク更新
審査機関への廃棄管理体制の証拠書類として提出
SRIのコンプライアンス対応サポート
ISO27001・プライバシーマーク取得済みの専門会社として、廃棄のコンプライアンス対応を一貫してサポートします。
ISO27001・プライバシーマーク取得
第三者機関が認証した情報セキュリティ管理体制。委託先選定の最初の判断基準を満たしています。
抹消証明書の発行
処理完了後に証明書を発行。監査・プライバシーマーク更新・個人情報保護法対応の証跡として活用できます。
施設内完結の処理体制
回収から処理まで保管施設内で完結。再委託なし・外部持ち出しなしで、委託先管理義務への適切な対応が可能です。
機密文書の廃棄、
コンプライアンス面も含めてご相談ください
個人情報保護法対応・プライバシーマーク更新・監査準備など、廃棄に関するコンプライアンスのご相談も承ります。
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