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導入事例

株式会社アルファパーチェス様
  • 契約書管理

“管理台帳の適正化”で 契約書の「抜け・漏れ」を撲滅  

大企業向けに MRO 商材の販売やファシリティマネジメント事業を運営し、購買業務の効率化や間接コストの削減に関する提案、それらの実現に必要なソリューションの提供やコンサルティング業務を行っている株式会社アルファパーチェス様。2022年には東証スタンダード市場に上場を果たしています。

今回は、契約書管理業務に関して、改善を重ね、少人数でありながらも社内満足度を向上させたポイントについて、人事総務グループの近藤様・水元様・小林様にお話を伺いました。

株式会社アルファパーチェス
人事総務グループ 近藤公也様、水元麻由様、小林奨様
業種:卸売業
社員数:101人~500人

 

【利用サービス】
・原本保管サービス
・オンデマンド電送サービス
・電子化サービス
・API連携サービス(GMOサイン)

契約業務の流れ

―現在の契約業務の流れについて教えて下さい。

 

(近藤様)当社は従業員250人程度の企業ですので、法務部のような独立した部門はなく、人事総務グループが、総務・労務・人事・広報・法務等の業務に対応しています。
 法務を担当するのは3人で、契約については、相談、リーガルチェック、内容確定後の製本・押印、締結完了後の管理まで分担して対応しています。締結までを水元中心に、締結後の管理を小林中心に、という感じですね。
 この締結後の管理に苦労していたのですが、今は形ができたので、締結済みの契約書が戻ってくると台帳に必要項目を入力して、原本は一定期間毎にSRIさんに預けるという流れになっています。
 最近は電子契約サービスによる電子契約での締結も増加しており、当社が導入するGMOサインからBUNTANに連携させています。

 

 契約書で管理の形ができたので、現在は、議事録類も電子署名にし、BUNTANで一元管理しています。契約書の管理が上手く回るようになって、どの契約書が、どこにあって、いつまで有効なのか、いつでも誰でも知ることができる体制となったことが大きかったですね。
 社内のメンバーも利便性を感じてくれたことで、その後のBUNTANでの議事録管理、契約書以外の法定保存文書管理への拡張は比較的スムーズに行うことができました。
社内理解をいかに得るかが大事なポイントだと思います。

導入から改善に着手するまでの経緯

―2013年に契約書管理サービス(現BUNTANリーガルサービス)をご導入いただいてから、もう10年以上もご利用いただいており、誠にありがとうございます。
ここ数年は毎年のように運用方法を少しずつ改善されていますが、その経緯について教えて下さい。

 

(近藤様)2013年にサービスを導入して、当時溜まっていた約3,000件の契約書を一気に預けました。ただ、当時は前任担当者が1人で対応していて、台帳の入力、原本の管理等がまったく追い付かず、どんどん滞っていきました。あれも管理したい、これも把握したいと、台帳の項目を多くしてしまったのも、停滞の一因であると思います。
 それから2016年に、入れ替わるように私が入社して引き継いだのですが、手元に台帳未登録の締結済み契約書が数千件…。「あの契約書が見たいんですけど」と問い合わせを受けると、「ん~、どこにあるんでしょう…」という悲惨な状態でした。

 

「これは何とかしなければ!」という危機感から、一番工数がかかっていた台帳入力業務の見直しを図るべく、項目の見直しに着手したのが改善の始まりです。
 しかし、いざ始めてみると、前任の気持ちがよくわかりました。あれも管理したい、これは把握したいとなるんですよね。
 そんな時にSRIさんに相談してみると、他社の成功事例・失敗事例も踏まえて、欲張り過ぎないこと、しっかり回していくことがポイントだとアドバイスをもらって、割り切ることができました。
 一人で抱え込まず、SRIさんと密にコミュニケーションを取りながら、やりたいことの優先順位付けをできたのが大きかったですね。一元的な管理と自動更新の管理はマストで行いたかったので、じゃあそこに絞ろうよと。上手く回り出して余裕が出てきたら、項目を追加すればいいじゃない、と思えたことで、一気に整備が進みました。

 

 その後、少し気を抜くと溜まってしまうこともしばしばだったのですが、2019年に水元が入社して、台帳入力業務が徐々に健全化していきました。

 

【BUNTANリーガルのポイント】
・BUNTANは、台帳項目をお客様ごとで自由に設計が可能です。
 項目が多すぎるとそれだけ手間も増えますので、業務効率を考えながら必要な情報に絞ることをおすすめします!

 

左から:水元様、近藤様、小林様

台帳整備のポイント

―台帳項目の整備にあたり、各部署の方々にご意見などはお聞きになられましたか?

 

(近藤様)台帳項目を見直した時は、各部に意見・要望は聞きませんでした。
 各部にヒアリングするとまとまらなくなりますし、聞いたことを実行しないと不満にもつながるので、法務の目線でリスクの高い順に必要な項目(情報)を押さえていきました。

 

(水元様)事業部の皆さんからすると、まず見たいのはその契約が有効かどうかだと思います。
 何か問題が発生すればやはり原本が必要となりますし、すぐに見たければBUNTANから依頼して(電送サービスで)PDFを取り寄せればいいので、台帳は極力シンプルにして契約書を探すためのものと考えています。

 

(近藤様)法務からすると、あれもこれも管理したくなるのですが、そこは割り切った方がいいと思いますし、“いかに回していくか、滞留させないか”が大事だと実感しています。

 

―各担当者の方々に台帳入力をお願いするという選択はないですか?

 

(近藤様)それは考えませんでした。誤った情報が登録され、収集がつかなくなるという情報の精度のリスクと、締結済みの契約書が法務に集約されない、紛失のリスクがあるためです。リスクとなりうる点は法務で対応することで、コントロールしています。

 

―台帳登録はどのくらいのペースで行っていますか?

 

(小林様)基本的に毎日行うようにしています。毎日処理していかないと、抜け漏れが発生しても、自分でわからなくなるので、溜めないよう心掛けています。

 

(近藤様)台帳にすぐ反映されるので、社内のサービスレベルは向上できていると思います。

 

(水元様)以前は“締結済みの契約書は法務へ”というルールが浸透できておらず、営業担当のデスクに契約書が溜まっている、ということがよくあったのですが、法務に渡すとBUNTANですぐに見られる、便利になる、ということを実感することで、自然とルールの意識付けが進んだと感じています。
 
(小林様)原本の回収についても、押印申請時のフォーマットを定期的にチェックして、未回収、未提出の状況を各部門に確認することで、回収漏れを防いでいます。

 

(水元様)お取り引き先各社で電子契約サービスを用いた電子契約が浸透していくにつれ、電子契約での締結が増え、その分、台帳の入力の数量と負担が減りました。
BUNTANリーガルであれば、電子契約であっても、台帳入力するデータを自動でBUNTANに連携できるので、だいぶ楽になりました。

 

【BUNTANリーガルのポイント】
・BUNTANはID課金ではないので、利用者数を気にせず全社でご活用いただけます。
権限設定も多様なので、“共有と制限”が適切に行えます。
・主要な電子契約サービスなど様々なリーガルテックシステムとも連携ができるので、契約業務の効率化・DX化を後押しします!

 

台帳が整備されたことによる効果

―台帳が整備され、入力業務も円滑になってきたことで、どのような効果が得られましたか?

 

(水元様)台帳にすぐに入力できるようになったので、社内で契約書の有無などの問い合わせを受けた際に、台帳になければ「こちらにはないです」と自信をもって回答できるようになりました。
 以前、台帳入力が追い付いていなかった頃のように、台帳に登録されていないと、「キャビネットのどこかにあるかも?埋もれていて私達が気付いていないだけかも?」という心配がなくなったことは大きいです・・・。

 

(近藤様)契約書の期限管理がきちんとできるようになったことも大きな効果です。
毎月の契約期限のアラートに対して、有期の契約については、一定の猶予をもって各担当部門にアナウンスをしているので、(漏れたり埋もれたりして、)気付いたら契約がなくなっていた(終わっていた)ということがなくなりました。

 

(水元様)有効な契約、失効している契約が明確になったので、失効後10年経過した契約書の原本の廃棄も考えられるようになりました。年に1回、廃棄できるものを選別して台帳も分類し、まとめて廃棄できるよう原本も入れ替えています。
 うっかり廃棄しないかドキドキもするのですが、一度PDFでBUNTANに保存したものは、原本を廃棄しても契約書の中身は確認できるので、ありがたいです。

 

―近藤様、水元様、小林様 ありがとうございました。

 

 

【BUNTANリーガルのポイント】
・BUNTANは、契約期限の管理だけでなく、その後の保管期限の管理も可能です。
 保管期限を迎えたものは、原本の廃棄まで安心・安全に行えます!

 

 

 

【BUNTANリーガルの導入効果・メリットのまとめ】
☞原本保管とシステムを再委託なく利用できることで、最適な情報連動が可能!
 SRI1社で保管から廃棄まで厳格に管理
紙契約書の原本を保管して、BUNTANですぐに“探せる”、“取り出せる”、“PDFを取り寄せる”ことができるので、原本管理の安心感と問い合わせ対応のスピード感がアップ

 

☞管理システムBUNTANは、リーガルテックとの連携も豊富で柔軟
GMOサインとのAPI連携で電子契約データもBUNTANに自動反映され、紙も電子も一元管理できているので、検索性と契約期限管理の精度がアップ

 

☞導入時だけではない継続的な、手厚くきめ細かいサポート!
BUNTANの仕様や設定を細かく変更でき、相談や提案など手厚くサポートしてくれるので業務の改善を行いやすい
要望や相談に応じて、BUNTANの設定や運用ルールの変更を提案してくれるので、こまめな業務の改善が行いやすい

 

ご導入時から担当させていただいている当社営業の石原と、東京タワーを望むオフィスにて

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