株式会社アルファパーチェス
人事総務グループ　近藤公也様、水元麻由様、小林奨様
業種：卸売業
社員数：101人～500人

【利用サービス】
・原本保管サービス
・オンデマンド電送サービス
・電子化サービス
・API連携サービス(GMOサイン)

―現在の契約業務の流れについて教えて下さい。

（近藤様）当社は従業員250人程度の企業ですので、法務部のような独立した部門はなく、人事総務グループが、総務・労務・人事・広報・法務等の業務に対応しています。
　法務を担当するのは3人で、契約については、相談、リーガルチェック、内容確定後の製本・押印、締結完了後の管理まで分担して対応しています。締結までを水元中心に、締結後の管理を小林中心に、という感じですね。
　この締結後の管理に苦労していたのですが、今は形ができたので、締結済みの契約書が戻ってくると台帳に必要項目を入力して、原本は一定期間毎にSRIさんに預けるという流れになっています。
　最近は電子契約サービスによる電子契約での締結も増加しており、当社が導入するGMOサインからBUNTANに連携させています。

　契約書で管理の形ができたので、現在は、議事録類も電子署名にし、BUNTANで一元管理しています。契約書の管理が上手く回るようになって、どの契約書が、どこにあって、いつまで有効なのか、いつでも誰でも知ることができる体制となったことが大きかったですね。
　社内のメンバーも利便性を感じてくれたことで、その後のBUNTANでの議事録管理、契約書以外の法定保存文書管理への拡張は比較的スムーズに行うことができました。
社内理解をいかに得るかが大事なポイントだと思います。

左から：水元様、近藤様、小林様

―2013年に契約書管理サービス(現BUNTANリーガルサービス)をご導入いただいてから、もう10年以上もご利用いただいており、誠にありがとうございます。
ここ数年は毎年のように運用方法を少しずつ改善されていますが、その経緯について教えて下さい。

（近藤様）2013年にサービスを導入して、当時溜まっていた約3,000件の契約書を一気に預けました。ただ、当時は前任担当者が1人で対応していて、台帳の入力、原本の管理等がまったく追い付かず、どんどん滞っていきました。あれも管理したい、これも把握したいと、台帳の項目を多くしてしまったのも、停滞の一因であると思います。
　それから2016年に、入れ替わるように私が入社して引き継いだのですが、手元に台帳未登録の締結済み契約書が数千件…。「あの契約書が見たいんですけど」と問い合わせを受けると、「ん～、どこにあるんでしょう…」という悲惨な状態でした。

「これは何とかしなければ！」という危機感から、一番工数がかかっていた台帳入力業務の見直しを図るべく、項目の見直しに着手したのが改善の始まりです。
　しかし、いざ始めてみると、前任の気持ちがよくわかりました。あれも管理したい、これは把握したいとなるんですよね。
　そんな時にSRIさんに相談してみると、他社の成功事例・失敗事例も踏まえて、欲張り過ぎないこと、しっかり回していくことがポイントだとアドバイスをもらって、割り切ることができました。
　一人で抱え込まず、SRIさんと密にコミュニケーションを取りながら、やりたいことの優先順位付けをできたのが大きかったですね。一元的な管理と自動更新の管理はマストで行いたかったので、じゃあそこに絞ろうよと。上手く回り出して余裕が出てきたら、項目を追加すればいいじゃない、と思えたことで、一気に整備が進みました。

　その後、少し気を抜くと溜まってしまうこともしばしばだったのですが、2019年に水元が入社して、台帳入力業務が徐々に健全化していきました。

【BUNTANリーガルのポイント】
・BUNTANは、台帳項目をお客様ごとで自由に設計が可能です。
　項目が多すぎるとそれだけ手間も増えますので、業務効率を考えながら必要な情報に絞ることをおすすめします！