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導入事例

サイバートラスト株式会社様
  • 契約書管理

一元管理で検索時間を大幅に短縮 法務部の社内評価もアップ!

導入背景と課題

サイバートラスト株式会社
管理本部 法務部 田村孟也様

業種 :IoT事業、Linux/OSS事業、認証・セキュリティ事業
社員数:101人~500人

 

 

 

契約書については基本的に法務部で管理しております。
以前は法務部員は正社員が私1名で契約管理業務を行っており、他部署から契約書閲覧依頼がある度に管理システムのデータベースを元に原本を探し当て担当者へ原本貸し出し、もしくはPDF化して依頼者へメール送付しておりました。

 

ただ、管理システムは3年に1度システムをリプレイスしていた事もあり、古い契約書については過去利用していた複数のシステムのどこにあるか探しに行かなくてはならず、相当な検索時間がかかっておりました。また、新規契約数も増加しており、新しいデータベース作成にも手が回らない状況もありました。
そこに輪をかける様にグループ会社と統合もあり、グループ会社分の契約書も入ってきて、管理・検索が更に煩雑になり、物理的な原本保管スペースも逼迫してきておりました。

 

そんな中、親会社より「契約書のデータベース整備・作成代行や、原本も保管管理してくれるシステムを導入して利用している」と紹介された事が『BUNTAN』を知るきっかけでした。

 

導入の決め手

契約書の管理業務(台帳作成・PDF化)を丸ごとお任せできる所と、過去分・新規分の契約書を『BUNTAN』という1つの管理システムに集約でき、台帳データベースの検索性も良かった事が決め手になりました。
前述の通り、法務部は当時リソースがなかった為、定期的に紙契約書原本を送るだけで台帳作成・PDF化をしていただき、『BUNTAN』にすべてのデータベースが反映され、原本はそのまま保管していただける事は契約管理業務に負荷がかかっていた弊社にとって非常に魅力的なサービスでした。

 

また、弊社は電子契約システム「クラウドサイン」を導入しているのですが、『BUNTAN』は「クラウドサイン」とシステム連携をしており、電子契約を締結するだけで意識せずともBUNTANに自動登録されるし、相手先発信の電子契約(クラウドサイン以外)も管理ができる為、紙・電子問わず集約管理ができる部分も非常に大きなポイントでした。

導入にあたり稟議決裁を通す為、工夫した点等

BUNTANを導入することでどれくらいの業務時間削減ができるかを社内で理解いただく事がポイントでした。
ただ、私自身BUNTANを使えば業務時間削減ができる確信があったので、シミュレーション資料等を作成して費用対効果が出ることを社内決裁者にアピールしました。

 

また『BUNTAN』では紙契約書原本も保管できる為、保管もお願いしたいと思っていました。ただ社内決裁者間では「ダンボール箱単位で保管するだけでしょ」という、いわゆる「倉庫保管」の認識がありました。
倉庫保管ではあるが「1件単位で明確に保管・管理ができる」という部分も他社サービスとの差別化となり、稟議を通せた大きな理由の一つでした。

 

『BUNTAN』や原本保管場所のセキュリティ面についてもSRI様に提供頂いた資料で問題なく理解を頂けました。

 

活用方法

●紙契約書について
定期的に100件程度溜まった時点で集荷、全量台帳データベース化・PDF化作業を代行して頂いております。
●電子契約書について
「クラウドサイン」で締結した後のPDFデータと書類情報データを自動連携で定期的にBUNTANにアップデートしていただいております。
相手先発信で締結した電子契約(クラウドサイン以外)についてもBUNTANにアップデート頂いております。
また電子については契約書に限らず「株主総会議事録」等の議事録もBUNTANで管理しております。

 

《活用イメージ》
   紙契約書の場合

 

 

 

 

電子契約の場合

導入効果

1つの管理システムに紙・電子問わず契約書情報が集約され検索性があがった事により、導入前は1件契約書を探すのに最大1時間かかってしまっていた部分が最大10分程度の検索時間に短縮されました。
その為、役員や他部署からも契約書閲覧問い合わせのレスポンスが速くなった事に対して評価を頂けた事も効果として大きいです。
さらに『BUNTAN』の利用範囲も法務部だけに限定するのではなく、他バックオフィス部門にも権限付与する事でわざわざ法務部が閲覧問い合わせ対応をする手間も解消でき、双方の業務効率化を図れました。

 

また紙契約書だけに限らず電子契約システム(クラウドサイン)とAPI連携されている為、『BUNTAN』を見に行けば紙・電子問わず、すべての契約書が集約管理されているという安心感もあります。

 

導入前は内部監査で毎回指摘されていた契約書の管理方法を尋ねられても「BUNTANですぐ閲覧できる体制を構築しております」と言えば、指摘される事もなくなりました。

 

様々な観点から『BUNTAN』を導入してよかったと感じております。

 

 

 

 

【最後に一言お願いいたします】

今後は他部署へも利用範囲を拡大する予定です。『BUNTAN』では台帳データベース閲覧区分の制限も柔軟に設定できる為、「全社共有可能な契約書、限定的共有の契約書」を精査し、契約書情報を然るべきメンバーだけに共有して、さらなる業務効率化を図っていきたいと思っております。

 

 

 

 

 

《台帳データベース閲覧区分イメージ》

 

 

 

 

 

 

田村様、ありがとうございました。

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