医療法人 ヒロオカクリニック様

ヒロオカクリニックは、「Support Your Health and Heart」をモットーに、地域住民と近隣勤務者に信頼される、暖かく質の高い医療サービスを目指しています。疾病治療だけでなく、生活習慣病の予防対策として食事指導・運動療法（リハビリテーション）にも力を入れています。

病院やクリニックにおけるカルテ・フィルム管理

多くの病院やクリニックでは、日々膨れ上がっていくカルテ・フィルムの管理に頭を悩ませています。電子カルテの導入やフィルムのデジタル化が進んでも、過去のカルテ・フィルムがなくなるわけではなく、その管理には依然として課題が残ります。探し出し・取り出し・整理する作業に多くの労力と時間を取られ、スペースにかかる家賃や設備投資、人件費など、知らず知らずのうちに発生しているコストは大きな負担です。特にスペース確保は、都内に開業した中小規模のクリニックにとって喫緊の課題です。クリニックの移転を機に外部保管を検討

ヒロオカクリニックにおいても院内スペースの浸食は深刻な問題でした。弘岡泰正 理事長は当時の状況をお話し下さいました。

「開院以来、法定年限の5年間は全て院内で保管していました。そのため保管用の倉庫は常に満杯で、スタッフの行き交う通路にまで積み上げられている状態でした。1日に来院する患者様は150人、多い日には200人にも及び、加えてここ数年は健診も増えてきたため、院内での保管はもう限界に来ていました。」

そこで2009年12月、クリニックの移転を決めると共に、カルテ・フィルムの外部保管とフィルムのデジタル化へ移行することを決断しました。ただ、外部に預けるといっても、どこまでを預けていいのか、必要になった時にどう取り出し、いつ手元に届くのか、どう運用していけばよいのか、いろいろな課題がありました。

どのようなポイントで外部保管先を選定されたのか、田原稔 院長にもお話をお伺いしました。

――運用面でどのような懸念がありましたか？

「これからのフィルムはデジタル化するとしても、それまでの膨大なフィルムを預けてしまっては、来院された患者様の診察時に過去のフィルムを見たい時にどうすればいいのか、という問題がありました。東京近郊の倉庫会社でもすぐには届かないし、近くに倉庫を借りて自分達で管理する余裕もない。預ける前に全てスキャニングしてデータ化することも検討しましたが、その時間とコストを考えると、すぐには決断できませんでした。」

――どのような解決策を講じたのですか？

「そんな時にＳＲＩに相談したところ、全てをデータ化しなくても、必要な時に必要なものだけスキャニングして、そのデータを1〜2時間で送信できると聞き、早速説明してもらいました。当院で使用していなかったスキャナーを持ち込んで試したところ、見事にデジタルデータを取り込み、送信することができたのです。」

――決め手となったのはどのようなポイントでしたか？

「一番の問題だったフィルムのデジタル管理が、これ程の即時性と効率性を実現できた点。そして、他社はフィルムだけ預かるところが多かったのに、カルテも一括でお任せでき、患者様単位で管理できるので、原本も欲しい患者様の分だけをWEBシステムから検索・依頼するだけで取り寄せられる点。求めているものに近いトータルな運用が可能になると思いました。」

「専用の保管倉庫を設ける必要がなくなり、通路もすっきりしたので、その分、患者様の待合スペースが増えて院内が非常に整然としました。移転前より10坪も狭くなったのに、機能性は格段に上がりました。不要なカルテ等の廃棄もお願いでき、保存期間の満了時期が来ればお知らせしてもらえて、そのままWEBシステムから廃棄を依頼できるので非常に便利です。」

実際にフィルムのデジタルデータを取り扱われている青野先生から、運用面での改善ポイントを教えていただきました。

――より効率を上げていくための次の課題は何ですか？

「スキャニングして送信されたフィルムのデータはWEBシステムからダウンロードしてPCに保存しますが、現状ではそのPC画面と診察室のモニターを見比べて使用しています。できれば院内サーバーに保存して、診察室モニターの1画面上で見比べられれば、もっと活用頻度が上がり便利になると思います。ただそのためには、送信されたPDF形式のファイルを院内のDICOM形式に変換する必要があり、その変換作業をどう効率化できるかが次の課題です。」