株式会社ハブ

総務人事部 総務課　神嵜様、鈴木様

事業内容：英国風PUBチェーン 　「HUB」「82（エイティトゥ）」の経営

社員数：101人～500人

当時はキャビネットに紙の契約書を保管し、エクセルで台帳管理していました。場所を探して開けるという2段階の手間があり、問い合わせ対応にも時間がかかっていました。

総務課では2名体制で契約書管理を行っていましたが、業務負担や各部署による個別保管などの属人化も大きな課題でした。

 “手元に置いたほうが安心”という考えも根強く、全社的な一元管理が難しかったのです。

契約書を確認したい場合は、各部署から総務課に問い合わせがきて、エクセルで番号を検索し、個別ホルダーをキャビネットから探すという流れでした。

管理の煩雑さと属人化を解消し、業務全体の効率性が向上

・紙＋Excelで煩雑だった契約書管理を、BUNTAN内で一元管理し大きく改善

・検索性向上により各部署が自ら確認できるようになり、総務部の問い合わせ対応も削減

・業務全体のスピードが上がった

“預けて安心”の仕組みと人的サポートが10年続く理由に

・原本管理のアウトソーシングにより社内負担が大幅に軽減

・運用時の相談にも柔軟に対応してくれるサポート体制が、長期利用を支える信頼の源となっている

・相談だけではなく、SRI側からの提案を受けて業務を見直すことも多い

紛失リスクの排除と属人性の克服が、“安心感”と“時間創出”に直結

・紛失の心配がなくなり、問い合わせにも落ち着いて対応可能に

・台帳作成などの代行により、2〜3日分の業務時間が生まれるなど、“安心”と“余裕”を生むインフラとなっている

契約書を“預ける”という選択が、安心と効率を生み出した

（神嵜様）一番大きな価値は“安心感”です。契約書を自社で保管せずに済むことで、紛失リスクがなくなりましたし、他部署からの問い合わせにも落ち着いて対応できるようになりました。今さら自社で管理に戻ることは考えられません。

（鈴木様）実務的には、台帳作成などの業務をお願いするようになってから、2〜3日分の業務時間が空くようになりました。私にとっては、時間の確保という意味でも大きな価値です。

相談すればすぐに動いてくれて、要望にも寄り添ってくれるので、本当に信頼しています。

担当者との距離感が近く、何かあればすぐ頼れるというのは、とてもありがたいです。