相鉄ビジネスサービス株式会社様

お話いただく方々の部署名・役職・氏名

（向かって左より）

人事給与担当 課長　永野 英二様

経営企画部 　部長　田中 和也様

人事給与担当 第３給与ユニット 係長　仲宗根 秀子様

人事給与担当 第１給与ユニット 係長　相原 あゆみ様

経営企画部　　　　　　　　　  係長　宮澤　夏実様

ー文書の外部保管とセキュリティBOX『たまって箱』を導入いただきましたが経緯を教えていただけますでしょうか。

田中様：2023年に、グループ会社より相鉄ビジネスサービスに着任いたしました。エンゲージメントサーベイで、オフィス環境に対する期待度は高いのに、満足度が非常に低いという結果が出ており何とかしなければいけないと思っておりました。

入社当時と同じ風景で、モチベーションを引き上げるためには、物理的にも色々変える必要があると思い、職場改善の一貫としてレイアウト変更を行うことを決めました。

3フェーズに分けて実施することになりましたが、会社から提示されたレイアウトだと、必ずしも従業員が働きやすい環境にならないのではないか。それならば公募型のプロジェクトにして、従業員が働きやすいように意見を取り入れた希望のオフィスをみんなで創ろうという思いでプロジェクトを立ち上げました。

当時の我々のオフィスはクラシカル（言い方を変えると古めかしい）な状態でした。プロジェクトメンバーの仕事もオフィス環境もグループ会社からいいね！って言われる立場になりたいよねという想いを込めて、「“クラシカル”から“いいね！”」をキャッチフレーズにしてレイアウト変更だけではなく、「働きやすい×働きがいのある」職場づくりを目指して取り組みました。

ー初の公募型のプロジェクトについては、どのように取り組まれたのでしょうか。

宮澤様：公募型のプロジェクトは今までにない取り組みだったので、どうせなら一味違うぞ！というところを見てもらえればと思い、ポスターを作って社内掲示板で告知をするなどして仲間を募りました。

また、動画も作成したのですがプロジェクト推進者がただ話す従来型の動画ではなく、より話の内容が頭に入ってきやすいインタビュー形式の動画にして視聴者の印象に残るようここでも工夫をしました。

その甲斐あって10名ものメンバーが手を挙げてくれ、オフィスをよりよくするためのディスカッションを進めることが出来ました。

オフィス改善案は多岐に渡って様々な案が出ました。その意見を精査・集約していくと「コミュニケーション」「集中」「リラックス」の3要素がキーワードとして浮かび、それを形にした空間が「ふらっと」です。

今までキャビネットに囲まれた小さな打合せスペースだった場所を、誰もが“ふらっと”立ち寄れる、自由に平等に使えるFLATな場所＝「ふらっと」として生まれ変わらせようとレイアウト変更案が固まりました。

田中様：ここでボトルネックになったのが、文書です。「ふらっと」や、ファーストステップの部署である人事給与担当はキャビネットは勿論のこと、皆さんの机の上にも書類が山のようにあって、グループアドレスを行うのも正直難しいかも、と思っておりました。

みんなの夢と希望が詰まったレイアウトを実現するためには文書をどうにかしないといけません。

しかし、外部倉庫の活用についても反対意見が上がりました。

浮き彫りになった課題

・従業員のオフィス環境に対する満足度が低かった

・そのためのレイアウト変更には、文書を削減することが必要不可欠だが反対勢力がいた

ー外部倉庫の活用については、どのような意見があがったのでしょうか。

仲宗根様：外部倉庫を利用したことがなかったため、様々な不安がありはじめは反対勢力の筆頭でした笑

相原様：すぐに取り寄せられないのではないか。。。かなりの量の資料を手元から預けてしまって大丈夫だろうか。。。等不安がありなかなかスタートできませんでした。

永野様：勿論、初めてのことなのでこういった不安が出るのは当然です。

そこで、ＳＲＩの文書の保管について、BUNTANというシステムを利用して17時までのご依頼で翌営業日に原本が届き、必要であれば当日PDFや画面越しに指示を出しながら原本が確認できるということを説明し、その不安は１つずつ解消されました。

グループ会社でも既にうまく活用をしている実績があるというのも安心材料になったかと思います。

相原様：導入事例を聞いて、外部倉庫活用で問題ない、やってみよう！という気持ちになったので今度は理想のオフィスの実現のために部の皆さんに協力を仰ぎ移管作業を行いました。

仲宗根様：みんなの理想のオフィスの実現ということもあり皆さん汗をかきながら作業をしてくれました。

ー外部倉庫活用は初の試みでしたが導入の決め手はどのようなところだったのでしょうか。

永野様：作業の効率化とスペースの有効活用のダブルの意味での削減効果が得られることがポイントでした。

今までは、自社の倉庫で管理をしており、業務完了後オフィスで保管⇒次の年に一時保管場所へ移して保管⇒各グループ会社へ返却し更に一定期間保管⇒廃棄するというフローでしたが、SRIのBUNTANの外部倉庫活用で、一度送ってしまえば弊社もグループ会社の手間もスペースもかかりません。

更に、BUNTANの台帳をカスタマイズができたので、廃棄を迎えた箱がどの会社のものなのかがわかるようになっています。

働きやすいオフィス環境を整えるための今までより工数も省スペース化も実現したこのフローこそが、「“クラシカル”から“いいね！”」の第一歩だと思っています。

ー皆様、それぞれどのような導入効果を感じられましたか？

田中様：今回のレイアウト変更は、みんなが主体的に動く風土づくりの一歩になったと思います。オフィスだけではなく、実は男性のオフィスカジュアルをグループで導入したのは弊社が初めてなんです。今後も、「“クラシカル”から“いいね！”」を実現していけるようどんどん先駆者としていいものを広めていきたいと思います。

永野様：今までの固定席からグループアドレス制に変えたのですが、浸透はもう少し時間がかかりそうです。

今までは固定席だったので机の上は書類が山積みだったのですが、グループアドレスになったので退社時は机の上を綺麗にして帰りましょう、というルールに変えました。皆さんルールを守って綺麗なデスクになっています。

宮澤様：「ふらっと」です。ここに来ると気持ちが明るくなって仕事ができます。

以前よりもちょっと打合せしたり話している人が多くなって皆さんがより活発にコミュニケーションを取れているのを見て更に嬉しい気持ちになります。

相原様：「ふらっと」という場所と意識です。場所でいえば、今まではハイキャビネットに囲まれたちょっと薄暗い空間だった場所が、部署の垣根なくコミュニケーションを取る場所に変身しました。一押しポイントは、高低差のあるカウンタースペースです。気分を変えて仕事をするときや、1人で考えたいという時にもピッタリなのですが、上司と部下で話す際にも、向かい合うより横並びになることで気軽に相談や話しやすい雰囲気になっており皆さんよく使われています。

仲宗根様：たまって箱の設置です。ストレスが減って時間短縮になっています。ごみ交換・捨てに行くこともなくなったのが嬉しいです。

見た目も、「ふらっと」のデザインにマッチするようラッピングしていただきアイボリーの木目調になっており、機能面もデザイン面でも満足しております。

外部の方と打合せする際に「ふらっと」に案内すると皆さんすごくほめてくださるので、おのずと自社に招いての打合せ回数が増えました！

【最後に一言お願いいたします】

ー最後に、一言ずつお願いできますでしょうか。

永野様：導入の決め手でもありました、作業の効率化とスペースの有効活用のダブルの意味での削減をし、更にこの先、SRIのBUNTANで何がどこにあるのか、いつでも誰でも必要な人が確認できる体制を目指していきます。今回はその第一歩を踏み出すことができ、この一歩は非常に大きな一歩だと思っております。

田中様：４月に大幅なホームページのリニューアルを行い、５月にレイアウト変更のファーストステップ実施後、実は７月にもホームページにリニューアルしたオフィスの写真を取り入れ、新しい弊社の魅力を発信しております。

“新しい仲間に来てもらう”ためにここで働きたいと思ってもらえるよう、オフィスカジュアルや面接内容についても今までとは違うアプローチを試み始めました。

今年の経営政策の重点施策のひとつは、【働きがい（やりがい×働きやすさ）のある会社・職場をつくろう】

時短勤務や在宅だったり働きやすさの制度は充実しているものの、【やりがい】についてはさらに向上させることができると思っております。

人材⇒人財として、職場環境のさらなる改善やみんながモチベーション高く働けるような会社づくりを目指していきます。