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導入事例

相鉄不動産株式会社様
  • コンサルティング

ニューノーマルな働き方の実現を文書管理から

導入背景と課題

業種:不動産業
社員数:~100人


これまでも、従業員に快適な環境で仕事をしてもらい業務の効率化・生産性の向上をはかるという“ワークイノベーション”の命題はありました。
オフィス環境を整備するためにも、まずは文書を削減し、スペースを確保する必要がありました。
しかし、現状では各部に文書保管のスペースが潤沢にあり、従業員から不満の声は出ていないため(現状があまり良い状況ではないが、好きに文書をおけることが快適と思ってしまっていた)、理解を得ることが難しいと考えておりました。

ただ、オフィスを管理する立場としては、地震などの有事に社員が身を守るためのスペース確保や、広いスペースで仕事をすることによる業務の効率化を提言したかったのですが、書類に関する明確なルールがないため、なかなか具体的に整理をお願いすることができませんでした。また、文書管理のノウハウがないため、快適=個別最適になりかねない懸念がありました。
併せて、ICT環境などの再整備も必要なのでかなり大掛かりなプロジェクトとなることが想定されたため、タイミングを窺っておりました。

そのような状況がコロナ禍で一変し、強制的働き方を変えざるを得ない状況となりました。今までの目的に加え、感染予防対策としてソーシャルディスタンスが必要となり、従業員の安全に関わるため喫緊の課題として、「ワークイノベーション」が稼働し始めました。

ワークイノベーションの第一歩として、1回目の緊急事態宣言後すぐに、文書削減・ルール作成に着手することとなり、一番文書量の多い事業部で、SRIさんにお手伝いいただくことになりました。

(左:プロジェクト責任者 総合企画部部長 齊藤様、右:プロジェクトメンバー 総合企画部課長 鈴木様)

課題

・文書削減は必須だったがどうすればよいかがわからなかった。
・快適な状態=個別最適ではないと従業員に認識してもらった上で進める必要があった。

導入の決め手

自分たちだけで解決が難しかったため、専門家に依頼することは決まっていたが、色々な会社さんの話を聞きました。
その中でSRIさんは、すでにグループ会社で文書管理業務や削減実績があることや、その時限りではなく継続的に文書管理についての課題解決をグループ会社と一緒に進めているのを見て導入を決めました。

コンサル実施風景_イメージ

導入効果

オフィスから対象部署の書類について31.5%の書類削減に成功することができました。
また、今後リバウンドをしないための文書管理のルールについても、量の多い書類について、ルールの提言をいただき現在検討中です。
目的であった、コミュニケーションを行うスペース確保の目途がついたことも非常に大きな成果です。
また、削減以外にも文書管理の中長期的な問題点の可視化ができましたので、こちらについてはSRIさんと相談しながら今後時間をかけて進めて行く予定です。

これから

今後は、おそらく「リモートワーク」と「オフィスワーク」が混在する、ハイブリッドな働き方が定着することになると思います。
オフィスの在り方も、コミュニケーション促進の場として、また、企業理念や価値観、目標等の共有を通じた、シナジー効果が生まれるような場へと変えていく必要があるため、スペースの捻出・リバウンド防止については引き続きSRIさんと相談しながら進めて行きたいと思います。

(左から:総合企画部課長 鈴木様、総合企画部部長 齊藤様、分譲事業部 住宅サービスセンター所長 加藤様、総合企画部課長 鈴木様)

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