紙ベースの契約をオンラインで済ませるのが「電子契約」です。業務効率化をはじめとするメリットが多いことから、導入する企業が増えています。さらにその原本管理を行うサービスを利用することで、文書管理はより楽になります。今回は電子契約と原本管理について詳しく解説します。

電子契約とはどのようなもの？

電子契約はデータ上で契約を結ぶもの

電子契約は、紙ベースの契約書のかわりにPDFなどの電子ファイル形式の契約書をやり取りするものです。電子契約サービスを提供する会社のシステムを介して契約の締結が可能になります。

電子ファイルはコピーや改ざんが可能なため、そのオリジナリティが保証されていること、契約者が署名していることを証明する必要があります。そこで、電子署名やタイムスタンプを用いて契約が成立したことを証明する仕組みになっています。

電子契約の流れは次のとおりです。PDFなどの電子契約データを作成し、システムを使って相手先に送信する。電子契約データを受け取った相手先は、電子契約システムで内容を確認し、合意すれば電子署名を行う。この時点で契約締結が成立する。契約者は電子契約書を保管・管理する、という流れになります。

電子契約が可能な契約形態

電子契約は請負契約のほか、売買契約や業務委託契約などでも利用できます。契約の電子化が認められているのは、請負契約書、売買契約書、業務委託契約書、賃貸借契約書、秘密保持契約書、代理店契約書、保証契約書、発注書・発注請書などです。

一方で、定期借地契約書、定期建物賃貸借契約書、宅地建物売買等の媒介契約書、宅地建物売買等契約における重要事項説明書などは、文書化が義務付けられています。

電子契約のメリットとデメリット

電子契約は紙ベースの契約書のような印刷・製本の手間がかかりません。そのほかのメリットとデメリットについてもご紹介します。

メリット①　業務効率化とコスト削減

電子契約には印刷や製本、配送といった手間が不要です。相手先からの配送を待つ時間もかからないため、契約締結をスムーズに進められます。相手先での製本ミスや押印忘れ、収入印紙の貼り忘れなどによる時間ロスもなくなります。また、印刷代や製本代、郵送費用などのコスト削減ができる点もメリットです。

メリット②　印紙税の削減

契約件数が多い場合に特に大きなメリットとなるのが、印紙税の削減です。紙ベースの契約文書と異なり、電子文書は課税対象になりません。これは印紙税法第2条において、（書面による）文書作成に印紙税を課すと定められており、電子文書での「作成」はこれに該当しないと考えられているためです。国税庁のサイトでも、電子文書は課税文書を作成したことにならず、印紙税の課税原因は発生しないという見解が示されています。

デメリット　取引先への依頼が必要

電子契約を行うには取引先の同意が必要ですが、依然として紙での契約締結を望む企業も多いのが実情です。電子契約の業務フローや承認フローが確立されていないことによる社内調整の手間や、押印に対する信頼感の大きさから電子署名に難色を示されるケースも見られます。また、取引先との契約件数が少ない場合は費用対効果が得にくい場合があり、社内の業務フロー変更への同意が得られないケースもデメリットといえます。

原本管理とは

契約書原本は法律により、契約期間終了後の保管期間が定められています。会社法関連の契約書は10年、経理関連の契約書は7年です。紙ベースで交わした契約書は、電子化してもコピーとして扱われるため原本管理が必要です。ただし、最初から電子契約で締結する場合は、その電子データが原本として認められます。

紙ベースの契約書を保管する場合は物理的なスペースが必要で、契約件数が増えるほど原本管理のコストも負担になります。内部監査時などに必要な契約書をすぐ取り出せるよう置き場所を管理し、保管期間が過ぎた契約書は適切に廃棄できるようにする必要もあります。その点、電子契約であれば原本管理のためのスペースも人的コストも不要です。さらに電子契約の原本管理には、社内全員で情報を共有できる利点もあり、文書管理サービスを活用することで検索性の向上なども期待できます。

まとめ

自社とSRIの原本管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。業務効率化やガバナンス強化のため営業店や倉庫を含めた文書サイクル全体を見直したい、原本管理見直しの話が出ているがどのような方法やシステムがあるか知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

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