企業が成長し事業拡大を果たしていく中で、重要度が高まるバックオフィス業務の一つが法務です。企業法務において契約書の管理は非常に重要なポイントであり、その運用体制を見直すことで業務の効率化とリスク削減を図ることができます。とはいえ、企業法務の実態については現場をイメージしづらいという方も多いでしょう。今回は、企業の法務部が果たす基本的な業務内容と合わせて、企業運営を円滑にするための契約書管理の要点を解説します。

企業法務の役割とは：事業拡大のフェーズで増す法務の重要性

企業法務とは、企業が事業を進めていくうえで必要な法律に関わる取り組み全般を指します。具体的には、新規事業を展開する際に法に抵触しないよう組み立てを行うこと、顧客や取引先との紛争を避けるための法律的な対策を事前に打つこと、実際に訴訟などが生じた際に紛争解決に向けてアクションを起こすことが挙げられます。特に後者2つにおいて、契約書管理は企業のリスクヘッジとして欠かせないポイントです。

規模が極めて小さなスタートアップでは法務を重視していない企業もありますが、社員の雇用が拡大したり支店が増えたりといった事業拡大のタイミングで、その重要性を再認識するケースが多く見られます。

事業拡大のフェーズで企業法務の見直しが必要となる理由

企業が積極的に事業拡大を行う段階では、社内の関係者数や顧客・取引先の数が一気に増えるため、バックオフィスの業務全般が煩雑になりがちです。法務部門も例外ではありません。企業法務で取り扱う契約書の種類や枚数が増えることで、顧客からの問い合わせ等で必要な契約書を探すのに時間や手間がかかる、契約書の原本がどこにあるのか・いつ廃棄してよいのかの管理が追い付かなくなる、複数部署で同一の相手方と契約書を締結してしまう重複契約が起きやすくなる、といったトラブルが起こりやすくなります。

これらの問題を放置すると、契約書管理がどんどん手に負えなくなり、最悪の場合、顧客からの信頼を失って取引の中断や訴訟・損害賠償につながることもあります。そのため、事業拡大という攻めの経営を行っているときほど、万が一のリスクに備えた守りの法務が重要だといえます。

守りの法務と契約書の原本管理

訴訟などに対するリスクヘッジを行う守りの法務では、契約書の原本を安全かつ使いやすい状態で管理する方法が問われます。近年は電子契約書で締結する事例も増えていますが、紙の契約書を完全になくすことは難しいため、電子と紙それぞれの契約書原本を適切に管理する必要があります。

電子契約書はサーバーやクラウド上で保管できますが、紙の契約書は、鍵付きキャビネットなどでの社内保管、または専門業者に委託して業者の倉庫で保管するという2種類の方法が一般的です。契約書の枚数は毎年増えていくため、管理に必要なスペースの確保や賃料、法務担当者にかかる手間を考えると、契約書の自社管理には想定以上のコストがかかります。そのため、規模が拡大するにつれて専門業者に委託する方がコストパフォーマンスに優れていると判断する企業が多い傾向にあります。

専門業者に委託する場合は、紙と電子契約を合わせて、使いたいときにすぐ検索して必要な契約書を取り出せるか、内容照会だけでなく原本が必要な際にすぐ取り寄せられるか、法定の保存期間が過ぎたら契約書を適切に廃棄できるかといった点を確認したうえで、自社の現場運用に合った業者を選ぶことをお勧めします。

まとめ

当社は機密文書の管理に特化した専門会社として、様々な業種・業態の企業様に契約書管理のソリューションをご提案してきました。当社の強みは、契約書原本の倉庫保管にとどまらず、書類のファイリング代行から必要な契約書の検索・電送サービス、文書の機密抹消などを組み合わせて、現場に即した方法をご提案できる点です。お客様の今後の事業展開を踏まえ、導入後も契約書管理を手間なく継続できるよう、トータルサポートをご提供しております。

自社とSRIの文書管理が合うか分からない、実際どの程度のコストがかかるか知りたいといったご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。業務効率化やガバナンス強化のため支店や倉庫を含めた契約書サイクル全体を見直したい、文書管理の見直しを検討しているがどんな方法やシステムがあるか知りたいなど、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をいたします。

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