突然ですが、クイズです。
Q.ビジネスマンが“書類などの探しもの”に、1年間でどのくらいの時間をかけているでしょうか？

答えは、「C. 6週間」です。

ウォール・ストリート・ジャーナルによると、ビジネスマンは1年間に“書類などを探すため”に約1ヶ月半もの時間を費やしているといわれています。

スピードが“命”のビジネスマンにとって、こんなムダな時間はなくさなきゃ！
そこで今回は、書類を整理する上でのポイントを教えるよ。

ナレムコの統計をご存じでしょうか。

アメリカのNational Record Management Council、通称NAREMCO（ナレムコ）によると、事務員が見る文書の99％は、作成・収集されてから1年以内のものです。つまり、よく見る文書は1年以内のものであり、1年を超えた文書は100種類の内1種類程度しか参照されないということになります。

つまり、1年を経過した文書類の多くは、廃棄または保存期限を迎えるまで外部倉庫などに保存し、オフィスから移動しても大きな問題にはならないといえます。

さらに、アメリカ連邦政府による“保管文書”の実態調査では、オフィスや文書庫にある文書のうち「50％が廃棄対象文書、30％が文書庫（外部書庫）で管理すべき保存対象文書、残り20％がオフィスで管理すべき保管対象文書である」という結果が示されています。

つまり、半数近くの文書類は廃棄できる可能性があるということです。

使わなくなったらすぐ捨てて、ムダな時間をなくそう

「何かあったときのために取っておきたい」という気持ちは理解できますが、多くの場合、その「何か」は起こりません。

そのため、使わなくなった文書類で保存年限を経過している文書は積極的に廃棄していくことが重要です。

そもそも紙を出さないよう心がけることはもちろん大切ですが、それでも必要になる場面があるのも事実です。出した紙は、使わなくなったら速やかに廃棄することを徹底しましょう。

こうした習慣を心がけ、机の周りや引き出しの中を常にすっきりとした状態に保つことが、無駄な時間をなくすことにつながります。

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今日から始められる文書管理の第一歩

業務効率化は大がかりな仕組みづくりでなくても、身近な工夫から始められます。よく使う文書の置き場所を統一する、ファイル名や分類のルールを揃える、といった小さな改善の積み重ねが、探す手間の削減につながります。

効率化の効果を測定する視点

文書管理を見直した効果は、書類を探す時間や、月次の印刷枚数といった指標で測定すると実感しやすくなります。定期的に効果を振り返ることで、次の改善につなげるモチベーションにもなります。

小さな改善を積み重ねて効率化を実感できると、社内の他部署にも取り組みが広がりやすくなります。まずは自部署から始めて、成功事例を社内で共有していくことをおすすめします。

成功事例の共有が、社内全体の取り組みを加速させます。

業務効率化の取り組みは、経営層への報告資料としてもまとめておくとよいでしょう。削減できた時間やコストを数値で示すことで、さらなる改善活動への投資判断も得やすくなります。