Vendor Selection Guide

紙文書電子化のポイント

電子化業者の選び方品質・セキュリティ・コストで比較

電子化業者の選び方
品質・セキュリティ・コストで比較

「どの電子化業者に頼めばいいか？」という疑問に、失敗しない業者選びの3大基準と具体的なチェックポイントを解説します。機密文書を扱うからこそ、慎重に選ぶ必要があります。

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3 Key Criteria

業者選定の3大基準

電子化業者を選ぶ際に必ず確認すべき基準は「品質・セキュリティ・コスト」の3つです。安さだけで選ぶと、後で品質やセキュリティの問題が発生するリスクがあります。

品

品質

解像度・OCR精度・ファイル仕様・命名規則への対応力。用途に合った仕様で電子化できるかを確認します。

安

セキュリティ

ISO27001・プライバシーマークの取得、作業環境の管理体制、搬送中のセキュリティ。機密文書を任せられる環境かが重要です。

価

コスト

枚数・仕様に応じた適正な料金設定。安すぎる場合は品質や管理体制に問題がある可能性があります。総合的なコスパで判断します。

Quality Check

品質：確認すべき仕様ポイント

電子化の品質は「スキャン後に活用できるか」に直結します。後から見返せない・検索できない電子化では意味がありません。

解像度の対応範囲

200dpi・300dpi・400dpiなど用途別に対応できるか。電子帳簿保存法対応なら200dpi以上かつカラーが必要です。

OCR（文字認識）の精度

全文OCRに対応しているか、認識精度の確認実績はあるか。後から検索できる環境を作れるかを確認します。

ファイル形式・命名規則

PDF/A・TIFF・JPEGなど指定形式に対応できるか。日付・取引先・番号での命名規則に応えられるかも重要です。

前処理・仕分け対応

ホチキス外し、折り目伸ばし、文書の仕分け作業に対応できるか。対応範囲が広いほど自社の負担が減ります。

品質管理プロセス

スキャン後の品質チェック体制があるか。ページ抜け・傾き・解像度不足などを検出する仕組みがあるかを確認します。

大量・継続対応力

数万枚・数十万枚の大量電子化に対応できるか、定期的な追加依頼にも柔軟に応じられる体制があるかを確認します。

Security Check

セキュリティ：認証と作業環境を確認

機密文書を社外の業者に預けるため、情報漏洩リスクへの対策は最重要事項です。認証取得の有無と具体的な管理体制を必ず確認してください。

ISO 27001（情報セキュリティ）取得

情報セキュリティ管理体制の国際規格。取得している業者は情報管理の仕組みが第三者に認証されています。必須条件として確認しましょう。

プライバシーマーク取得

個人情報保護の仕組みを認証する日本固有の制度。顧客情報・個人情報を含む文書を扱う場合は取得業者を選ぶことが重要です。

入退室管理された作業環境

ICカード・生体認証等による入退室管理、監視カメラ設置など、物理的セキュリティが整備された専用施設での作業を確認します。

搬送中のセキュリティ

文書の集荷から返却・廃棄までの搬送ルートにおける管理体制。施錠コンテナ、GPS追跡、担当者の身元確認など。

再委託・外注の有無

電子化作業を別の業者へ外注していないか確認します。再委託先のセキュリティ管理が分からない場合はリスクになります。

機密保持契約（NDA）の締結

機密保持契約を書面で締結できるか。契約書の内容（情報の取り扱い・廃棄・再委託禁止等）も確認しましょう。

Checklist

失敗しない業者選定チェックリスト

見積もり・業者比較の前に、以下のチェックリストで確認しましょう。すべてにチェックできる業者が信頼できるパートナーです。

業者選定チェックリスト

ISO27001・プライバシーマークを取得している（第三者認証による情報管理の証明）
入退室管理された専用作業環境がある（物理セキュリティの確認）
機密保持契約（NDA）を書面で締結できる
解像度・OCR・ファイル形式の仕様に柔軟対応できる
電子帳簿保存法の要件に対応した電子化が可能（対応している場合）
再委託・外注なしで自社で対応している
電子化後の原本保管・機密抹消までワンストップで対応できる
枚数・仕様に応じた明確な見積もりを提示できる（不明瞭な追加料金がない）
実績・導入事例がある（同業種や類似規模の実績を確認）

Common Mistakes

業者選びのよくある失敗

失敗 01

料金だけで選んで品質・セキュリティが不十分だった

最安値の業者に依頼したところ、OCR精度が低く使えないデータが納品された、機密情報が漏洩した、などのトラブルが発生するケースがあります。

失敗 02

実は別会社に再委託されていた

依頼した業者が実際には別の業者に再委託していた事例があります。再委託先のセキュリティ管理が不明確なまま機密文書が扱われるリスクがあります。

失敗 03

電子化後の原本をどうするか決めていなかった

電子化はできたが、原本の保管・廃棄を別途手配する必要があり、コストや手間がかかった。電子化と原本処理をまとめて依頼できる業者を選ぶことで解決できます。

ISO 27001 ・ ISO 9001 ・ P マーク取得

SRIは品質・セキュリティ・
コストの三拍子がそろった電子化を提供

第三者認証を取得した専用施設で、電子化から原本の抹消までワンストップで対応します。まずはお気軽にご相談ください。