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SRI独自の文書管理システム
目次
WEBシステム「BUNTAN」で
文書を1件単位でリアルタイム管理
保管中の書類の在庫状況を、書類1枚・ファイル1冊単位でリアルタイムに確認可能。取り出し依頼・廃棄申請・承認ワークフローがオンラインで完結し、テレワーク・リモート閲覧にも対応しています。
BUNTANは「文書管理をもっとシンプルに」というコンセプトで開発された、SRI独自のWEB文書管理システムです。保管・検索・取り出し・廃棄まで、文書ライフサイクル全体をひとつの画面で管理できます。
BUNTANの主な機能
書類名・書類番号・保管場所などで即時検索。1件単位で現在の保管状況・取り出し中・廃棄済みのステータスを確認できます。
PCやスマートフォンから取り出し依頼が可能。上長承認ワークフロー付きで、誰がいつ何を取り出したかを完全に記録・管理します。
スキャンデータをオンラインで閲覧。物理的な取り出しなしで書類内容を確認できるため、テレワーク中でも業務を止めない運用が可能です。
保存期限アラート機能で廃棄対象を自動通知。申請→承認→廃棄実施の流れをシステム上で完結。廃棄履歴も自動記録されます。
本社・支社・複数部署の書類をひとつのシステムで管理。アクセス権限設定により、必要な部署が必要な情報だけにアクセスできます。
保管量推移・取り出し頻度・廃棄実績などをレポート化。内部監査・コンプライアンス対応のエビデンス資料として活用できます。
BUNTAN導入で変わること
「あの書類、どこ？」がゼロになる
書類の所在を人に聞かなくてもシステムで即座に確認。書類番号・保管箱番号・棚番号まで1件単位で追跡できるため、「紛失」「行方不明」がなくなります。総務担当者の問い合わせ対応工数を大幅に削減した実績があります。
テレワーク中でも書類業務が止まらない
電子閲覧機能により、オフィスに出社しなくても書類の内容を確認できます。取り出し依頼もオンラインで完結するため、「書類のためだけに出社する」という非効率な運用から解放されます。
コンプライアンス・内部監査に対応できる
誰が・いつ・何を・なぜ取り出したかが自動記録。廃棄履歴も証拠として残るため、情報セキュリティ監査・個人情報保護法対応・ISO審査のエビデンスとしてそのまま提出できます。
廃棄コストを計画的にコントロールできる
保存期限アラートにより、期限切れ書類を見逃さず計画的に廃棄。不要な書類を長期保管し続けるコストを削減し、保管量の最適化を自動的に進めることができます。
こんなお悩みを解決します
- 書類の所在確認に毎回時間がかかる
総務・バックオフィス担当者が書類の場所を聞かれるたびに対応。BUNTANのシステム検索で依頼部門が自己解決できるようになります。
- テレワーク時に書類が確認できない
重要書類の確認のためだけに出社するケースをゼロに。電子閲覧でどこからでも安全にアクセスできます。
- いつ何を廃棄したか記録が残っていない
廃棄の証跡が残らず、監査時に説明できない。BUNTANは廃棄申請〜承認〜実施まで全履歴を自動記録します。
- 複数拠点の書類が統一管理できていない
拠点ごとに独自ルールで管理していて全社の書類状況が把握できない。BUNTANで全拠点を一元管理できます。
BUNTANに関するよくあるご質問
既存の社内システムと連携できますか？
スマートフォンからも使えますか？
利用できるユーザー数に制限はありますか？
SRIで保管している書類以外も登録できますか？
BUNTANの詳細を
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実際の操作画面をご覧いただけるデモも承っています。現在の文書管理の課題をお聞かせいただければ、BUNTANでどう解決できるかをご説明します。