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文書保管の外部委託先選定のポイント
目次
文書保管の外部委託
費用・料金の目安
「外部委託すると高くなる？」「自社保管と比べてどちらがお得？」——料金体系の種類から相場感、コスト削減のポイントまでわかりやすく解説します。
文書保管の外部委託コストは、「自社で保管し続けるコスト」と比べて試算することが重要です。賃料・人件費・管理コストを含めると、外部委託のほうが低コストになるケースが多くあります。
外部委託の料金体系を理解する
書類を箱詰めして預ける際にかかる費用。搬入作業費・バーコード登録費が含まれる場合があります。相場は1箱あたり数百円〜1,500円程度。
預けている間、毎月発生する費用。1箱あたり月額100〜400円が一般的な相場です。保管量が多いほど割引交渉できる場合があります。
書類を一時的に取り出す際の費用。1箱あたり数百円〜1,500円＋配送料が目安。BUNTANシステムでは電子閲覧により取り出し不要なケースも。
保存期限が切れた書類を安全に廃棄する費用。シュレッダー処理・溶解処理など方法によって異なります。1箱あたり500〜2,000円が目安。
WEB管理システム（BUNTANなど）の利用料。オンラインで在庫確認・取り出し依頼ができ、管理工数を大幅削減。月額固定または従量制。
紙文書をデジタルデータに変換する費用。1枚あたり数円〜30円程度。電子化後は検索性・テレワーク対応が大幅に向上します。
自社保管 vs 外部委託コスト比較
| コスト項目 | 自社保管 | 外部委託（SRI） |
|---|---|---|
| スペース賃料 | 月10〜30万円 | 月3〜6万円 |
| 管理人件費 | 月5〜15万円 | ほぼゼロ（システムで自動化） |
| セキュリティ設備 | 月1〜5万円 | 込み（ISO認証施設） |
| 書類紛失リスク | 高い（管理属人化） | 低い（1件単位で追跡） |
| 月額合計（目安） | 月16〜50万円 | 月3〜8万円 |
※上記はあくまで概算です。保管量・立地・契約条件によって大きく異なります。正確なお見積りはお問い合わせください。
外部委託コストをさらに下げる4つのポイント
- 電子化と組み合わせてスリム化する
アクセス頻度が高い書類は電子化し、原本のみを保管することで保管箱数を削減。月額保管料を30〜50%削減できるケースもあります。
- 廃棄スケジュールを定期化する
保存期限切れの書類を定期的に廃棄することで保管量を最適化。SRIのBUNTANシステムでは廃棄期限アラート機能で管理工数ゼロで実現できます。
- 取り出し頻度を下げる
BUNTANのオンライン閲覧機能を活用することで、物理的な取り出し回数を抑制。取り出し費用・配送費を大幅に削減できます。
- まとめて移管して初期費用を抑える
移管量が多い場合はまとめて一括搬入することで初期費用の割引交渉が可能です。まずはお気軽にお見積りをご相談ください。
よくある料金に関するご質問
最低保管量や契約期間の縛りはありますか？
一部の書類だけ外部委託することは可能ですか？
見積りから契約まで、どのくらい時間がかかりますか？
中途解約した場合のペナルティはありますか？
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保管量・書類の種類・現在の管理状況をお聞かせいただければ、概算費用をすぐにご提示できます。比較検討中の方も歓迎です。