医療法人社団 慶緑会 あまきクリニック様

多くの病院やクリニックでは、日々膨れ上がっていくカルテ・レントゲンの管理に頭を悩ませています。倉庫や書棚を付け足し買い足してはすぐに足りなくなり、地下室や院内の空いているスペースが侵食されていきます。必要な時に欲しいカルテ・レントゲンを探し出し、取り出し、元に戻し、新たに増えたものを整理する作業に多くの労力と時間を取られます。スペースにかかる家賃や設備投資、作業にかかる人件費など、知らず知らずのうちに発生しているコストは大きな負担です。

特にスペース確保の問題は、都内のオフィスビルなどに開業した中小規模のクリニックにとって喫緊の課題です。限られたスペースを少しでも診療のために有効活用することは、多くの患者様を助けることにも繋がります。

ＳＲＩへの移管以前

あまきクリニックにおいても例外ではありませんでした。外部保管を検討するに至った経緯について、院長の味木幸先生にお話をお伺いしました。

「実は開業以前より、開業医の先生方から“そのうちにカルテ・レントゲンが溢れてきて困るよ”という話は聞いていたんです。でも当時はそれよりも、患者さんが来てくれるかどうかの不安の方が大きくて。」

「いざ問題に直面し始めると本当にどうすればよいのか困りました。スタッフから『棚を買って下さい』と言われて買い足したのですが、段々とその期間が短くなってきました。当初は自宅での保管すら考えましたが、管理する人もいませんし、患者さんの大事な個人情報ですから、やはり専門的なところに預けなければ無理だと思いました。」

――どのようなポイントで探したのでしょうか？

「会計事務所に相談し、他の病院でも利用しているという倉庫会社を紹介してもらいました。でもダンボール箱での出し入れしかできず、届いてからまた箱の中からカルテを探し出す手間を感じました。その手間すらも無くしたかったので、必要な患者さんのカルテだけ取り出せることを望んでいましたし、スタッフに掛かる負荷を必要最低限に抑えて“楽”にしたかったのです。個人情報を扱うのでセキュリティやノウハウは大前提でしたが、コストも掛けたくありませんでした。」

――どのようなところが評価のポイントでしたか？

「まず、箱ごとではなく患者さん単位でカルテの出し入れができる点が魅力でした。手間を無くしたかったので、とても効率的な管理ができると感じました。しかも、その管理を全てパソコンで行えるのがとても便利で、出し入れの依頼を入力するだけで必要なカルテを届けてくれたり取りに来てもらえますし、廃棄もお任せできるのが助かります。」

――実際に運用を始めて効果は出ていますか？

「預けているカルテの患者さん情報（ID番号・名前）が全部登録されているので簡単に探し出せますし、『まるで自分が取りに行ったような、“どこでもドア”のような管理』ができるので、とても満足しています。診察や手術で忙しい私が何もしなくても全部スタッフに任せられますし、出し入れの記録も全て見られるので、私の仕事はスタッフとＳＲＩのやりとりをメールでチェックする程度で済んでいます。」

「これまでカルテの置き場で取られていたスペース分の家賃と、棚などに掛けていた費用を考えれば、充分なコストメリットも出ています。患者さんお一人お一人のIDと名前を3,500件全て入力・登録してもらったので、初期の移管時の作業は、カルテファイルを年度ごとに箱に詰めただけでした。」

「以前は棚にギュウギュウに収めていたので抜き出すのも戻すのも苦労していましたが、今はWEBシステムで必要な患者さんを選択して依頼を送信するだけで、翌日には届けてもらえるので仕事が楽になりました。今後はもっと移管して、手元に置くのは使用頻度の高い1〜2年前のものだけにし、院内をすっきりさせていきたいです。」

――更に運用を改善したい点や、利用したい機能・サービスはありますか？

「最初はカルテを預けることしか考えていませんでしたが、限られた院内スペースを潰している会計書類や、院内で販売している書籍の在庫なども、同様の管理運用を活用したいと考えています。またカルテについても、オンデマンド電送サービスを利用して、更に効率の良い運用ができないか検討していきたいです。」