文書管理の実態調査をしていると、複製（コピー）した書類がオフィスに多くファイリングされているのを目にします。この複製書類をどう扱ったら良いのかについてお話しさせていただきます。

書類をコピーする訳（ワケ）

書類をコピーする理由は大きく分けて2つあります。1つ目は社内の他部署に原本があり、自部署でも活用頻度が高いのでコピーをとっている書類で、請求書（原本は経理部）や契約書（原本は法務部や総務部）がよくある例です。実務において閲覧が必要な際に、毎回担当部署に依頼をしていたらお互いにとって時間が無駄になるため、コピーをとって業務をすることはいたしかたありません。2つ目は社外に原本があり、自社内で証拠としてコピーしている書類で、外部へ提出する申請書や報告書（後日、その内容を確認するため）などが該当します。このコピーには、物理的に複合機を利用し紙で保存するコピーと、スキャニングして電子データとして保存するコピーの2種類に分けられます。

紙と電子データのメリットは？

紙と電子データのメリットはいろいろありますが、紙は一覧性が高く原本と複製の区別が明確であること、電子データは検索性や共有が簡単であることがあげられます。ともに、どちらが適切かはその利用の場面によることでしょう。

カエルコンサルからのワンポイント

ここで重要になるのは、コピーした書類の廃棄ルールを明確にすることです。そうでないとオフィスに紙や電子データがあふれ、保管場所、保管料、サーバーの容量の増加につながります。管理するうえでも扱う文書量が単純に2倍になりますので煩雑になりがちですし、漏えいのリスクも高まります。法律上の保存義務はありませんので、運用を決めて、閲覧の必要がなくなった際には廃棄しましょう。

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複製書類のトラブルを防ぐルール作り

複製書類は原本と混同されると、契約や監査の場面で思わぬトラブルにつながります。複製には「写し」であることが分かるスタンプを押す、複製の作成・配布履歴を記録するといったルールを設けることで、原本管理との混同を防げます。

複製書類の保管期間の考え方

複製書類は原本と同じ期間保管する必要はなく、業務上必要な期間が過ぎれば廃棄して差し支えありません。複製ごとに保管目的と期限を明確にしておくことで、不要な複製が際限なく増えるのを防げます。

複製書類の管理ルールは、一度整備した後も業務の変化にあわせて見直すことが望ましいです。定期的にルールの運用状況を確認し、実態に合わない部分があれば早めに改訂していくことで、形骸化を防げます。

ルールを明文化し、誰もが同じ基準で判断できる状態にしておくことが大切です。

特に契約書や重要な証明書類の複製については、原本管理者の許可を得たうえで作成するルールを設けると、社内でのトレーサビリティが高まります。複製の作成理由や用途もあわせて記録しておくと、後々の確認がスムーズになります。