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以前、「オフィス移転と文書管理」をテーマにセミナーを開催し、多数の企業様にご参加いただきました。今回はその内容を、要点を絞ってご紹介します。
最近の企業のオフィス移転理由
近年のオフィス移転動機としては、「人員増・業務拡大」や「分散オフィスの集約」といった、前向きな理由による移転が増加する傾向にあります。一方で、賃料削減のような消極的な移転動機は少なくなっています。
家賃の上昇
今後数年間はオフィスビルの大量供給が見込まれない一方、復興需要やインフラ整備の影響で建築費の高騰や職人不足が深刻化するとみられており、家賃の上昇が予測されています。こうした背景から、早めの移転を検討する企業が増えています。
移転時の文書管理プロジェクトの進め方
オフィス移転は、文書管理の見直しや文書削減に取り組む絶好の機会です。しかし移転時は業務が立て込みやすく、リソース不足からうまく進まないケースも少なくありません。
そうした状況における文書管理の進め方として、次の3つのポイントが重要です。
1．手間をかけずに（すぐに）進められること
2．リスクなく進められること
3．移転後も文書がたまらない仕組みであること
まとめ
各部署がわかりやすく手間をかけずにコア業務（移転対応）に集中するにはどうすればよいか。一時的な整理で終わらせず、移転後も継続的に文書管理を行うにはどうすればよいか。情報漏洩の心配なく、余分な文書をためない仕組みをどう作るか。こうした課題への具体的な解決方法にご関心のある方は、当社の事例やソリューションをご紹介しますので、ぜひご相談ください。
移転時に見落としがちなチェックポイント
オフィス移転では、什器の搬出入計画に気を取られ、文書の仕分け・廃棄・移送計画が後回しになりがちです。移転の数か月前から文書量を棚卸しし、「持っていく文書」「廃棄する文書」「外部倉庫に移す文書」に分類しておくことで、当日の混乱を防げます。
移転後に見直したい運用ルール
移転が完了した後も、新しいオフィスのスペースにあわせて文書量の上限や保管ルールを見直すことが大切です。移転を機に電子化を進めれば、次回の移転時の負担も大幅に軽減できます。
移転計画の初期段階から文書管理の専門業者に相談することで、什器の手配と並行して文書の削減・電子化を進めることができ、移転全体のスケジュールを短縮できる可能性もあります。
早めの準備が、移転当日のトラブルを防ぐ最も確実な方法といえるでしょう。
移転プロジェクトの初期段階でスケジュールに文書整理の期間を組み込んでおくことで、直前になって慌てて作業する事態を防げます。専門業者への相談タイミングも、できるだけ早いほうがスムーズに進められます。
移転先のスペース設計段階から文書保管エリアを計画に組み込んでおくと、移転後の運用もスムーズです。
準備を怠らないことが成功の鍵です。関係者との連携を密にしながら計画的に進めましょう。
移転を機に文書管理のあり方そのものを見直すことで、長期的なコスト削減効果も期待できます。
入念な準備が成功の鍵となります。
文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください