今回は失敗から学ぶと題して過去の事故からどうして文書の紛失（誤廃棄）が起きてしまうのかを分析いたします。

事故事例

過去の文書の事故はどのようなことで起きているのか。

保管場所を移動した際、手続きや登録のミスなどで、ほかの不要書類と混同し、誤廃棄
組織変更の際、不要書類と誤って廃棄
保存すべき書類の選別作業を誤って廃棄
業務委託している輸送会社が、宛先などの処理ミスで紛失
発送したものが、配達途中で所在不明
業務委託先の管理ミスで紛失や誤廃棄

などが、多く報告されています。

その理由は……

大きく分けて“３つの問題点”が考えられます。

社内のルール・運用の問題
委託先管理の問題
輸送時の問題

1について

誤廃棄を怖がるあまり、廃棄しないという方法をとる会社もあるようですが、そうなると、保管文書が増え続けることになり、管理が一層煩雑になってしまい、原本と控えの二重保管や、誤廃棄のリスクが高まります。

それを回避するためには、ルールや運用をしっかり決めて手順書を作成することが重要です。

ただし、手順書を作成して終了では意味がありません。

それを従業員が手順通りに実行できるかどうかがキーになってきます。

私が、お客様に話を聞くと、手順書までは作成していなくても文書管理のルールはある。という話を聞きますが、全員に浸透していなかったり、きちんと確認しながら進められずに、細かいところで違いが発生したり、気持ちとしては あるにはあるが……といった感じです。

文書管理のワンポイントアドバイス

そこで、文書を保存する仕組み（文書管理）自体をシステム化することをSRIではお勧めしております。

たとえば、利用している文書管理台帳の項目名が登録してあり、そこの画面を選択するだけで、各会社の保存年限が自動計算されたり……というように、どの従業員が、行っても文書管理のルールが守れる必然性を持つことです。

何をポイントとしてどのように手順を作成すればよいのか？

弊社の事例やソリューションを利用しての解決方法をお知りになりたい方は、是非ご相談ください。

委託先管理と輸送時の問題については、次回以降で解説します。

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