大規模な地震のリスクが指摘される中、オフィスにおける文書の地震対策は多くの企業にとって重要な課題です。PCやキャビネットなどの什器の地震対策とあわせて、日頃の文書の取り扱い方や仕事の仕方・習慣そのものを見直すことが、被害を最小限に抑えるために欠かせません。

キャビネットの転倒防止と保管量の見直し

ビルの高層化にあわせて建築基準法が改正された際、保管庫やキャビネットの転倒防止の目安が示されました。この目安に当てはめると、これまで180cmで5段のキャビネットを利用していた場合は3段分しか保管できなくなり、約4割の書類を削減しなければならない計算になります。つまり、物理的な耐震補強をして完了ではなく、日頃の文書量そのものを見直す必要があるということです。

文書の地震対策のポイント

なるべく紙は出さず、出しても不要になったらすぐに「たまって箱」に入れること。1～2年経過した文書は文書庫や外部委託先の倉庫などに移していくこと。できるだけ統一されたファイリングツールを使用して、文書の分類方法やまとめ方を決めておくこと。ファイルやフォルダには誰でもわかるように管理番号や内容情報を記載し、同時に管理台帳やリストにも書き忘れないようにすること。収納するキャビネットの場所や順番などもあらかじめ社内で決めておくことがポイントです。こうしてオフィスの中がいつもスッキリと整理されていることが、地震による被害を最小限に食い止めることにつながります。

SRIでは契約書の紙や電子どちらでも、保管から破棄まで一元管理が可能です。当社の「契約書管理サービス BUNTANリーガル」を是非一度ご検討ください。

地震対策を継続的に運用するために

地震対策は一度実施して終わりではなく、文書量の増減にあわせて定期的に見直す必要があります。半年〜1年に一度、キャビネットの積載量や什器の固定状況を点検する機会を設け、従業員への周知・教育もあわせて行うことで、対策の実効性を維持できます。

被災後の文書復旧に備える

地震対策では予防だけでなく、被災した場合の復旧手順を事前に決めておくことも重要です。重要書類のリストと保管場所を整理しておけば、被災後の優先的な救出・復旧がスムーズに行えます。

地震対策は文書管理部門だけでなく、総務・情報システム部門とも連携して進めることが望ましいです。全社的な事業継続計画（BCP）の一部として位置づけることで、より実効性の高い対策になります。

全社的な連携体制が、対策の実効性を高める鍵となります。

什器の耐震対策とあわせて、非常時の持ち出し優先順位を文書ごとに定めておくことも重要です。すべてを持ち出すことは現実的ではないため、事業継続に不可欠な文書から優先的に守れる体制を整えておきましょう。

事業継続の観点から、優先順位を明確にした備えを整えておくことが重要です。

日頃からの備えが被害を最小限に抑えます。

今後も防災意識を高く持ち、継続的な見直しを行っていくことが求められます。

備えあれば憂いなしです。

日々の備えが安心を支えます。

万全の備えを整えましょう。