文書を管理するうえで最も重要な要素の一つである台帳管理について、他企業ではどの程度作成・運用されているのか実態を調査したアンケート結果をご紹介します。東証1部・2部、大証上場企業、JASDAQ上場企業、マザーズ上場企業、地方上場企業、そして従業員数の多い未上場企業、合計3,000社を対象に回答いただいた741社の情報です（参考資料：NRIセキュアテクノロジーズ株式会社「企業における情報セキュリティ実態調査2012」より）。

運用ルールはある？

個人情報や機密情報等の重要情報を特定するためのルールがあるかどうかを調べたところ、きちんとルールがあり運用を行っている企業は全業種平均で57.1％にとどまりました。残りの約4割の企業は「ルールの運用ができていない」「運用を把握していない」「ルールそのものが存在しない」のいずれかの状態です。これは、公認のルールが存在しない、あるいはルールが決められていても現状に合わず経験だけが幅を利かせている状態を意味します。

運用の課題は？

きちんとルールがあり「運用を行っている」と回答した企業においても、約35％の企業が台帳管理に課題ありと回答しています。台帳の作成とメンテナンスの業務は、それだけ負担が大きい業務だといえます。

文書管理のポイント

台帳管理をきちんとルール化し、メンテナンスを簡素化することで、継続的な運用を可能にすることが今後の課題となります。

SRIでは契約書の紙や電子どちらでも、保管から破棄まで一元管理が可能です。当社の「契約書管理サービス BUNTANリーガル」を是非一度ご検討ください。

台帳管理のルールを定着させるには

ルールを作っても運用が続かなければ意味がありません。定着させるには、記入項目をできるだけシンプルにし、日常業務の流れの中で自然に記録できる仕組みにすることが大切です。あわせて定期的な棚卸しを行い、ルールと実態のズレを早期に修正していきましょう。

台帳管理の運用課題への対応策

運用が続かない主な原因は、記入の手間が大きいことや、ルールの周知不足にあります。台帳をデジタル化し、業務システムと連携させることで記入の手間を減らし、担当者の負担を軽減しながら運用を継続しやすくなります。

台帳管理のルールを整備・運用することは、平時の業務効率化だけでなく、監査や緊急時対応の場面でも企業の信頼性を支える基盤になります。継続的な見直しを行いながら、実態に即した運用を目指しましょう。

実態に即した運用ルールこそが、長く続く仕組みづくりの鍵となります。

台帳管理のデジタル化を進める際は、既存の業務フローを大きく変えすぎないことも定着のポイントです。現場の負担感を最小限に抑えながら、段階的にデジタル化を進めることで、無理なく運用を移行できます。

台帳管理の仕組みが定着すれば、監査対応や引き継ぎの負担も大きく軽減されます。

継続的な改善が、信頼される管理体制を支えます。

台帳のデジタル化は、今後の内部統制強化にも大きく貢献するでしょう。

丁寧な運用が信頼を支えます。

継続的な工夫が求められます。