今回は文書の安全な管理方法について、個人情報漏えいインシデントの最新動向を前年分と比較しながら解説します。

比較して見えること

現状のセキュリティ情報を集計している業界団体が発表した個人情報漏えいインシデントの年次データを比較すると、前年から漏えい件数が大幅に減少していることがわかります。

これは前年に、複数の金融機関で多数の支店における帳票類の紛失が公表されたことが要因です。そのため、前年比では減少し改善しているように見えますが、実態としては通常の水準に戻ったとみるのが正確です。

悪意のある従業員による漏えい問題がニュースで取り上げられることが多いため、「自社は大丈夫」と考えてしまいがちですが、それは大きな誤りです。原因の内訳を見ると、依然として管理ミス、誤操作、紛失などが多く、これらを合計すると全体の8割以上を占めます。したがって、ヒューマンエラー系のインシデントが情報漏えいの主要因であるといえます。

さらに、漏えいの原因を媒体・経路別に見ると、紙媒体が約6割半ばを占めており、これも例年トップとなっています。そのため、今後注意すべきは紙媒体の管理体制であり、この点を強化していく必要があります。

まとめ

まず取り組むべきは、管理すべき情報（文書）そのものを削減することです。管理対象となる文書が少ないほど、管理は容易になります。

文書を削減する方法は廃棄だけではありません。主に、廃棄、外部委託、電子化の3つの方法が考えられます。これらのどこにポイントを置いてどのように進めていくか、そして一度削減した文書を再び増やさない仕組みをどう構築するか。当社の事例やソリューションを活用した解決方法にご関心のある方は、ぜひご相談ください。

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