契約書管理セミナーでは、法務セクションの方々とお会いする機会が多く、eディスカバリー対策についての話題が出ることが増えています。今回はこの点について解説します。

eディスカバリー法とは

eディスカバリー法とは、米国における民事訴訟の証拠開示手続きのうち、電子データに関する情報を対象とした制度です。米国の裁判では、公正な審理を行うために、原告・被告双方が裁判に必要な証拠を可能な限り開示する手続きが重視されます。

グローバル化が進むなか、国際競争力の向上を課題とする企業は、このeディスカバリーへの対応を進めていく必要があります。証拠開示が不十分であったり、意図的に開示しない情報があると、制裁的な判決が下されることもあります。

情報を開示しない、あるいは隠そうとする行為は、不正や犯罪の存在を疑われる要因となり、他の証拠が有利であっても裁判に負けてしまうことがあります。これは悪意がなく、単に情報管理の不備によって必要な証拠を提出できなかった場合でも同様に評価されます。そのため、実際に訴訟を起こされる前から、日常的に電子データの所在や保管状況を把握しておく備えが必要です。要するに、情報を適切に管理しておくことが重要だということです。

日本企業の文書管理の現状

残念ながら、日本企業は大手企業であっても、米国と比較すると文書管理の面で未整備な部分が多く、大きな課題となっています。

eディスカバリー法は米国企業を基準に考えられているため、日本のグローバル企業が実際には文書管理が十分にできておらず、文書の特定に時間がかかってしまうという実情は、米国の弁護士や専門業者にも想定されにくいのが実情です。それでも、米国で訴訟を起こされた場合、日本企業もeディスカバリーの対象となります。

文書の特定に迅速に対応できない要因は複数考えられます。法人税法上は紙での保存が原則とされていますが、多くの日本企業では、子会社・関連会社を含む複雑な組織形態のもと、部門ごとに備品が個別に購入・管理されているのが実情です。文書管理においては、全従業員とその関係データを一元管理できていないことが、最も大きな要因といえます。

まとめ

紙文化が根強い日本社会において、紙と電子データをどのように共有し、徐々に電子化へ移行していくか。また、どのようなポイントを押さえれば負担を最小限に抑えた文書管理を実現できるのか。当社の事例やソリューションを活用した解決方法にご関心のある方は、ぜひご相談ください。

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