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税務関係書類のスキャナ保存制度が見直され、規制が大幅に緩和されました。今回は、どのように見直されたのかについて解説します。
見直しの内容について
平成27年度税制改正の大綱が閣議決定され、税務関係書類のスキャナ保存制度についても見直しが行われました。見直された内容は、大きく次の4つに分けられます。
①対象書類の見直し ②業務処理後に保存を行う場合の要件の見直し ③電子署名要件の見直し ④大きさ情報・カラー保存要件の見直し
これらについて、現行制度と比較しながら解説します。
| 見直し項目 | 改正前 | 改正後 |
|---|---|---|
| ①対象書類の見直し | 領収書や契約書のうち、額面が3万円未満のものに限りスキャナ保存が可能 | 金額基準を廃止し、領収書や契約書全てをスキャナ保存の対象にできる（適正事務処理要件を満たす必要あり） |
| ②業務処理後の保存要件の見直し | 国税庁または所轄税務署長による関係帳簿の電子保存の事前承認が必要 | 事前承認が不要 |
| ③電子署名要件の見直し | 入力者等の電子署名およびタイムスタンプが必要 | 入力者等の電子署名は不要（入力者等に関する情報の保存は必要）、タイムスタンプは引き続き必要 |
| ④大きさ情報・カラー保存要件の見直し | 大きさ情報の保存とカラー画像での保存が必要 | 大きさ情報の保存は不要。資金や物の流れに直結しない書類や、定型的な約款のある契約申込書等（検収書、注文書、保険契約申込書など）はグレースケール保存が可能 |
これらの改正は、平成27年9月30日以降に行う承認申請について適用されるとされていました。
まとめ
金額基準が廃止されたことは大きな変化といえます。しかし、紙文化が根強い日本において、紙から電子への保存体系への移行が一気に進むかというと、必ずしもそうとは限りません。
近い将来、紙から電子へどのように切り替えていくことが望ましいか。当社の事例やソリューションを活用した解決方法や、今後の文書管理の在り方についてご関心のある方は、ぜひご相談ください。
※この内容は平成27年度税制改正大綱に記載された事項をもとに作成しています。その後の法制化の過程で内容が変更されている場合があります。最新の制度については所轄の税務署等でご確認ください。
スキャナ保存を導入する際の注意点
スキャナ保存制度を利用するには、解像度やタイムスタンプの付与など一定の要件を満たす必要があります。導入前に対象となる書類の範囲と保存要件を確認し、社内の運用フローに落とし込んでおくことで、スムーズな電子化が可能になります。
電子化とあわせて検討したい原本の扱い
スキャナ保存の要件を満たして電子化した場合でも、書類の種類によっては一定期間原本の保管が求められることがあります。電子化後の原本の取り扱いルールも事前に確認しておくと安心です。
制度改正の内容は複雑になりがちなため、社内向けにわかりやすい運用マニュアルを整備しておくこともおすすめです。担当者が変わっても迷わず対応できる体制を整えておくことで、制度の見直しにも柔軟に対応できます。
不明な点があれば、税理士や文書管理の専門業者に早めに相談することをおすすめします。
文書管理のお悩みは、お気軽にご相談ください